Il n’y a pas de doute. Depuis plusieurs jours maintenant, confinement oblige, les directions des entreprises de toutes tailles sont sur la brèche. La prise de conscience soudaine de la pandémie et l’obligation de protéger les collaborateurs par des mesures sanitaires drastiques, le télétravail ou l’arrêt des activités remet en cause tous les modèles établis. 

En particulier, les Directions financières “ré-activent » les réflexes de survie des entreprises qui visent à préserver la trésorerie, à court et à moyen termes. Mais doit-il s’agir de réflexes ? Ou plutôt de décisions prises avec rapidité qui s’appuient sur des données mesurées en temps réel, fiabilisées et reflétant, au plus juste, les différents flux d’activité de l’entreprise ? 

Les systèmes d’informations sont donc mis à rude épreuve, et plus particulièrement les systèmes décisionnels. Comment contribuent-ils aujourd’hui à la gestion des entreprises et à la prise de décisions ?  

Piloter oui, mais « à vue » 

A coup sûr, pour beaucoup d’entreprises, la taille du « cockpit » de pilotage est en train de passer de celle d’un avion de tourisme à celle d’un avion de ligne. Le moindre département de l’entreprise est mis à l’observation.  

Du front-office au back-office toutes les sources sont mises à contribution afin d’assurer la plus parfaite remontée des situations et des comportements. Annulations de rendez-vous, de prises de commandes ou, au contraire, maintien des activités commerciales, mais à quel niveau ? Comment assurer l’approvisionnement des unités de production ? Quel niveau de productivité peuvent-elles assurer, compte-tenu des mesures sanitaires qui s’imposent ? Les chaînes logistiques, très largement externalisées peuvent-elles être assurées ? Evidemment, la fonction de crédit-management de l’entreprise est également largement mobilisée… Toutes ces questions provoquent une recrudescence des niveaux de consommation des données et les solutions de Business Intelligence sont donc largement mobilisées.  

Le niveau de maturité des entreprises dans la maîtrise de leurs données opérationnelles va constituer, à n’en pas douter, un différenciateur fort entre les entreprises, en leur permettant plus particulièrement de faire ressortir, les risques potentiels de rupture avec la meilleure acuité. Les Directions Financières sont, on le sait depuis longtemps, particulièrement moteur dans la digitalisation des processus et l’on comprend pourquoi, particulièrement maintenant : les processus digitalisés sont d’avantage capables de fournir une information mesurable, en temps réel et d’alimenter correctement le tableau de bord.  

Quoi qu’il en soit, l’enjeu de pilotage, de synthèse d’informations opérationnelles en temps réel, est plus que jamais d’actualité pour permettre aux directions financières d’apporter aux dirigeants et managers la vue économique la plus précise et tenter d’en mesurer l’impact direct sur le cash. 

Si la prédiction est compliquée, la simulation peut faciliter la décision 

C’est le deuxième enjeu pour les systèmes décisionnels des entreprises : leur capacité à contribuer à l’élaboration de scénarii d’activités et de fonctionnements visant à assurer, le plus longtemps possible, la capacité de fonctionnement des organisations par le cash. 

Depuis déjà de nombreuses années, l’accélération des cycles économiques conduit les entreprises à remettre régulièrement en question leurs business model. L’Observatoire International du Manager de la Performance DFCG-Décision Performance Conseil, paru en décembre dernier, indiquait à ce titre, une très forte progression des temps passés à la Reprévision (Rolling Forecast). Et cette étude d’indiquer également que, « pour les prochaines années, les tendances se portent sur « l’animation avec les opérationnels, les business reviews et les reprévisions ». 

Il n’y a donc pas de surprise, mais là encore, la capacité des organisations à mettre en œuvre, avec la plus grande rapidité, les différents scénarii « de survie », puis de reprise d’activité constitue un élément distinctif des entreprises. Et les modèles établis ne serviront pas à grand-chose, tant la situation est jugée incertaine.  

Un seul scénario ne suffira pas et il faut donc faire preuve d’une grande agilité afin d’envisager plusieurs hypothèses et calculer différentes voies possibles. 

Le contrôle de gestion des entreprises prend tout son sens dans ce domaine tant il éclaire dans le détail la connaissance entre les flux opérationnels et leur traduction financière. L’analyse des coûts, des revenus et des marges dans chacun des métiers de l’entreprise doit fournir des métriques économiques sur lesquelles vont reposer ces différents scénarii. Le contrôle de gestion fournit une information particulièrement pertinente en temps de crise : il permet de mieux appréhender la variabilité des charges dans tous les postes de l’entreprise, mais aussi la rentabilité des activités, étape par étape. C’est particulièrement critique dans le contexte actuel d’incertitude sur les revenus. Son rôle indéniable dans le management de la performance des organisations contribue, à coup sûr, à une meilleure évaluation des risques et des scénarii à imaginer. 

PME et grandes entreprises sont-elles bien armées ? 

Les plus grandes entreprises sont-elles mieux armées que les petites pour affronter l’inévitable secousse économique qui se prépare ? Pas sûr. Certes, les moyens sont différents, mais à y regarder de près, les enjeux également sont bien différents.  

Dans l’enquête 2019 sur les priorités des Directions Financières menée par le cabinet PwC et toujours la DFCG, les acteurs financiers des grandes entreprises avouaient avoir pour priorités de simplifier les informations (75%), de recentrer et limiter le nombre de reporting (63%) tout en enrichissant leurs rapports de données prédictives et prescriptives (63%). 

Les PME/ETI interrogées sur leurs priorités définissaient leurs besoins d’enrichir leur modèle de pilotage avec plus de détails et de dimensions (53%), d’intégrer des données non financières (45%) et de mettre en œuvre de nouveaux outils dédiés au pilotage de la performance (41%). 

Alors que les premiers sont plutôt bien équipés, mais confrontés aux enjeux de simplification, il semble que les seconds aient encore des progrès à faire dans la maîtrise de leurs données et de la mesure de leur performance. Cependant, leur taille peut certainement renforcer leur agilité à réagir. 

On voit bien en quoi les équilibres, en matière de business intelligence ou de système décisionnel sont fragiles et doivent être perpétuellement challengés pour servir au mieux les besoins du moment. L’agilité en la matière est plus que jamais un atout. Nul doute que les forces et faiblesses de ces systèmes décisionnels feront l’objet d’analyses détaillées après la crise. 

Le marketing de nombreux éditeurs de solutions de business intelligence développe toujours de nouveaux concepts, en recherche de solutions innovantes, à forte valeur ajoutée et on le comprend. La croissance exponentielle des données dans l’entreprise est un enjeu majeur dans un monde de plus en plus concurrentiel. 

N’oublions pas toutefois les bonnes vieilles définitions du passé : la BI, c’est avant tout « la bonne information à la bonne personne au bon moment ». Voilà une définition qui reprend bien tout son sens en ce moment. 

Le plus beau des tableaux de bord ou de pilotage de votre entreprise peut être aussi le plus dangereux !… S’il ne s’appuie pas sur des données fiables et contrôlées. Comme le dit l’auteur américain Daniel Boorstin : « le plus grand ennemi du savoir n’est pas l’ignorance, mais l’illusion du savoir ». 

A l’été 2019, Ernst & Young confirmait encore qu’un dirigeant sur 4 n’avait pas confiance dans les données de son organisation ! Et pourtant, l’un des principaux enjeux des entreprises en en ce qui concerne la maîtrise de ses données, c’est d’abord de permettre aux décideurs d’augmenter leurs chances de bien décider ! 

La business intelligence permet de mettre en œuvre une véritable stratégie de gestion de la qualité des données : elle fournit les moyens de la piloter au travers des tableaux de bord. Plus que cela encore, les fonctionnalités « d’ETL » offrent une palette de moyens de contrôle et d’alertes qui permettent de formaliser les règles de gestion trop peu souvent documentées ou formalisées. 

4 axes principaux contribuent à une meilleure qualité des données. 

Des données sincères 

Les directions financières sont généralement les premiers conscients des enjeux de la qualité des données, eux qui doivent s’assurer de la sincérité des comptes qu’ils publient. Piste d’audit, traçabilité sont des mots souvent employés car ils mettent l’accent sur l’explication à donner sur les résultats obtenus. 

L’automatisation du reporting existant, s’il est encore trop construit « à la main » est le premier bénéfice de la mise en œuvre d’une solution de BI. Cela rassure, diminue les risques d’erreurs et induit dans la grande majorité des cas un niveau de confiance bien plus important de la part des utilisateurs. 

Des données exhaustives 

Le département marketing dispose-t-il de toutes les adresses mail de ses clients pour ses campagnes ? La nomenclature des articles est-elle correctement renseignée pour calculer correctement les prix de revient ? 

Nombreux sont les cas où la business intelligence peut aider à améliorer l’exhaustivité des données contenues dans vos bases. Prioriser les informations essentielles et mettre en place un tableau d’alerte sont des moyens simples et très efficaces. L’alerte qu’il manque des informations essentielles peut même être donnée dès le chargement des données dans l’entrepôt. 

Des données exactes 

Avec une maturité grandissante, certaines entreprises mettent en œuvre des données de référence dites « master data ». Elles définissent ainsi un référentiel avec lequel comparer les données opérationnelles. En matière de consolidation financière par exemple, l’existence d’un plan de comptes « groupe » permet de contrôler les correspondances avec des plans de comptes de filiales. La gestion d’un référentiel de clients (ou de fournisseurs) permet de comparer les informations contenues dans les différentes applications métier et d’alerter les opérationnels sur les différences éventuelles. 

Sauriez-vous répondre facilement à cette simple question : « combien avons-nous de clients ? » : abonnés à vos services ? dont vous avez l’adresse ? qui ont été facturés cette année ? etc. Disposer d’un référentiel permet également à chacun de savoir où trouver la réponse. 

Des données à jour 

La donnée est par nature un bien périssable ! pour revenir à l’exemple ci-dessus : « un client qui n’a pas commandé depuis 3 ans est-il toujours un client ? » Mais aussi : « le reporting est-il à jour des toutes dernières données » ? la réponse à ces questions met en évidence le temps, élément décisif de la qualité de vos données. Là encore, pas de réponse toute faite mais il vous faut vous poser cette question, en fonction des métiers et de leurs besoins. Le temps réel n’est pas forcément LA réponse et n’est certainement pas le même entre une fonction financière et une fonction commerciale ou encore une fonction RH. 

La Business Intelligence pour fiabiliser vos données ? OUI ! 

Evidemment, la qualité de la donnée dépend de ce que l’on fait des données, de la manière dont on les utilise. Mettre en œuvre une solution de business intelligence constitue de ce point de vue une véritable opportunité d’améliorer vraiment la qualité des données de votre entreprise : 

• L’ETL incorpore des règles de qualité et vous alerte, dès la source, des incohérences, 
• L’entrepôt contient vos données de référence avec lesquelles vous comparez la réalité de vos processus opérationnels, 
• Et enfin les tableaux de bord ne concernent pas uniquement les résultats de gestion, mais permettent de piloter les indicateurs de votre qualité de données et de sensibiliser l’ensemble des collaborateurs qui y contribuent au quotidien. 

Autant de bonnes raisons supplémentaires pour choisir de mettre en œuvre une solution de business intelligence. 

Déjà 20 ans que ce XXI° siècle a commencé et avec lui, la révolution devenue « permanente » du numérique. Souvenez-vous : en 2010, seulement 17% des entreprises avaient mis en œuvre un extranet. Elles sont aujourd’hui plus de 75% ! L’internet haut débit, le smart phone et ses kyrielles d’applications connectées sont passés par là. Le développement d’offres Cloud, Saas favorisent encore ce phénomène et dans beaucoup d’entreprises, il est question de dématérialisation des processus métiers dans tous les domaines : RH, finances, relation clients, etc… Quant à la donnée, elle se multiplie à vitesse « grand V ». Selon les contextes elle devient « Big Data », permettant de tracer les usages des produits et les comportements des consommateurs. Mais elle est aussi « non structurée », contenue dans des applications internes ou externes, ou dans des fichiers épars, pas toujours coordonnés ou maintenus… 

Ce foisonnement contribue certainement aux pertes de repères de bien des dirigeants ou DSI dès lors que l’on considère l’entreprise sous l’angle de la maîtrise de ses données. Il existe pourtant une solution qui émerge depuis quelques années seulement :  si c’est le bazar dans vos données, rangez-les ! C’est la vertu même de la Business Intelligence qui propose l’entrepôt de données comme socle indispensable de la maîtrise des données, et ce, afin de permettre à tous les collaborateurs d’en profiter au bénéfice de la performance de leur organisation. 

On a tendance à oublier cette démarche indispensable alors que l’entrepôt de données apporte de nombreux bénéfices à l’organisation. 

L’entrepôt de données, l’élément indispensable!

L’entrepôt de données favorise l’unicité de la donnée, sa cohérence et sa compréhension. Les fonctionnalités d’ETL (Extract, Transform and Load) ont cette vocation à permettre de rassembler les informations éparses dans les différentes applications opérationnelles, d’en contrôler l’unicité, de détecter les incohérence (une adresse client non renseignée, ou différente entre deux applications). Certaines organisations utilisent même l’entrepôt de données comme référentiel pour leur organisation (Master Data Management). C’est alors l’entrepôt de données qui sert les applications opérationnelles assurant la cohérence depuis l’unicité. 

Mais l’entrepôt de données n’assure pas uniquement la qualité de la donnée. Il participe également à la performance de l’organisation dès lors qu’il contient des données de processus et peut déclencher des alertes. Calculer le délai entre la date du premier rendez-vous client enregistré dans le CRM et la signature du bon de commande saisi dans la gesco, le comparer, par région, par commercial, par activité… Autant d’informations qui aident à la décision, peuvent être évaluées et comparées dans le temps et procèdent ainsi à l’amélioration continue des processus métiers de l’entreprise. 

Evidemment, on l’aura compris, l’entrepôt de données n’a de valeur que pour servir les collaborateurs métiers, managers en tête, mais aussi opérationnels au quotidien. Il est parfois bon de se rappeler les définitions de la BI : « la bonne information, à la bonne personne, au bon moment ». Tout est résumé dans cette phrase quant aux enjeux de communication et de partage de l’information auprès des collaborateurs. Reportings, analyses, statistiques, mais aussi tableaux de bord composés de KPIs, intégrés dans un portail d’entreprise ou même dans les applications métiers… Autant d’enjeux et de fonctionnalités qui apportent à l’organisation les moyens de maîtriser non seulement ses données et de ne plus piloter dans le doute. 

Et la Business Intelligence dans tout ça…

La business intelligence est aujourd’hui devenu l’indispensable alliée des applications opérationnelles. A tel point que certains éditeurs intègrent des fonctionnalités de BI dans leurs ERP et autres applications métiers. Toutefois, ne nous leurrons pas, la BI sans entrepôt transverse et « corporate », ce n’est plus tout à fait de la BI. 

Il y a encore peu, la BPI constatait que 61% des dirigeants n’avaient « pas ou peu mis en place d’outils de maîtrise de leurs données », KPMG confiait « que moins d’un dirigeant sur 4 se dit confiant dans l’efficacité des données utilisées par son entreprise ». L’enjeu pour les DSI est, de ce point de vue, évident. Si “l’on ne peut améliorer que ce que l’on mesure”, il devient urgent d’entamer cette démarche car l’entrepôt de données au service de tous dans l’entreprise ne se construira pas en un jour ! 

Depuis le 16 mars, l’ampleur de la pandémie a un impact sans précédent sur l’individu et sur l’entreprise. Cette dernière doit aujourd’hui faire face à sa responsabilité humaine et sociétale, mais également économique car il s’agit d’affronter la secousse inévitable et de survivre. Comment la business intelligence peut-elle aider l’entreprise à surmonter au mieux cette situation de crise ? En quoi peut–elle aider les managers et les dirigeants ?

Piloter la situation en temps réel

Le premier réflexe est celui de la mesure de la situation. La BI, connectée aux applications métiers doit permettre de délivrer très rapidement des informations en temps réel. Tous les métiers sont concernés et ceux qui sont le plus « digitalisés » fournissent, à l’évidence, une donnée précise et fiable. Les fonctions commerciales sont certainement en première ligne. Elles pilotent la prévision et la prise de commande, le nombre de rendez-vous, les dates de closing, etc… Côté RH, l’absentéisme pour toute forme de raisons est également un élément clé. Collecter et consolider les données en la matière constitue déjà un premier enjeu. Cela impacte évidemment les carnets de commandes en cours, le delivery, la logistique…

La remontée et la mise en synthèse de ces données constitue pour la BI, bien évidemment, le premier dispositif contributeur de la maîtrise de la situation et de la capacité de l’entreprise à assurer la continuité de ses services.

Analyser et comprendre en détail

Corollaire immédiat mais non moins important : si l’on est capable d’identifier les indicateurs critiques et d’obtenir rapidement une vue globale avec la BI, l’analyse des situations sensibles doit, a contrario disposer de suffisamment de détails pour comprendre chaque situation. « En temps de guerre », la fidélité des clients va être mise à rude épreuve et les responsables et dirigeants auront à arbitrer, dans l’urgence, de nombreux choix. Comment identifier les clients en fonction de leur « rentabilité », de leur « taille », ou de leur « potentiel » ? Là encore, la Business Intelligence doit permettre d’approfondir la connaissance afin de nourrir la réflexion et la décision, en vue de préserver la fidélité des clients. Ce n’est qu’un exemple. D’autres approches par les « quick wins » existent dans tous les secteurs de l’entreprise. La relation fournisseurs peut être tout aussi stratégique et primordiale, le marketing aura à tenir compte d’enjeux démultipliés tant pour la communication que pour le soutien de l’action commerciale, etc…

Rassurer ses partenaires

Nul doute que la solidarité nationale joue un rôle majeur. Mais ne nous leurrons pas ; La capacité de chaque entreprise à rassurer ses partenaires financiers, actionnaires, banques et autres investisseurs dépend de sa facilité à communiquer avec eux, avec franchise et confiance. La Business Intelligence contribue naturellement à la connaissance des données économiques de chacune des activités de l’entreprise. Alors que la trésorerie va certainement être mise à mal, on aura d’avantage confiance dans les entreprises en capacité d’identifier les activités non rentables ou non stratégiques, ou les moyens rapides de faire des économies, mais aussi et pourquoi pas, les opportunités de business à saisir.

Un effet révélateur

A n’en pas douter, pour beaucoup d’entreprises, cette nouvelle crise « soudaine » sera révélatrice, comme l’ont été d’autres crises avant elle. Elle va les amener à prendre conscience concrètement de l’importance qu’il y a à disposer des moyens de maîtriser ses données. Être capable rapidement de mesurer, de comprendre pour agir voire réagir constitue un élément clé de cette réflexion. La connaissance des indicateurs critiques de performance et de rentabilité de l’entreprise représente plus que jamais un atout dans une période de tension. Cette connaissance doit être partagée par tous, décideurs ou acteurs de l’organisation. C’est même la condition sine qua non d’une réactivité la plus adaptée et immédiate aux contextes qui se présentent.

Les PME sont particulièrement concernées. Si elles ont un retard avéré par rapport aux plus grandes entreprises en matière d’usage de la BI, elles peuvent, par leur taille, être plus agiles. Encore faut-il que les outils de business intelligence dont elles disposent le soient également. C’est là certainement un axe de réflexion pour les éditeurs de solutions de BI.

Découvrez comment la Business Intelligence répond aux enjeux des PME et particulièrement en tant de crise.