Réussir le lancement de votre projet de business intelligence
La mise en place d’un projet de business intelligence nécessite de respecter les étapes préalables afin de démarrer avec des bases solides. Report One, éditeur de solutions de BI propose un accompagnement pas à pas, du lancement jusqu’à la fin de votre projet afin de garantir sa pleine réussite.
L’identification des besoins et la collecte des données, étapes clés d’un projet BI
Dans une entreprise, chaque service a des attentes différentes en matière d’outils décisionnels. Il est donc important de les recenser et de les faire converger vers un objectif commun, en cohérence avec votre vision de l’avenir de votre société. Les consultants BI s’attachent à échanger avec tous les interlocuteurs impliqués pour fédérer les équipes autour du projet.
L’identification des données disponibles est une autre tâche clé dans un projet de business intelligence. Où se trouvent ces données, comment sont-elles collectées, stockées, structurées ? Si votre analyse démontre que vos données ne sont pas exploitables en l’état, suspendez provisoirement votre projet.
Nos experts au service de votre projet de business intelligence
Chaque projet de business intelligence est unique et les consultants et partenaires Report One vous aident à définir et déployer la solution d’analyse adaptée aux besoins de votre entreprise. Ils sont présents à chaque étape de votre projet, le lancement, le déploiement puis la mise en production. En phase de démarrage, leur qualité d’écoute et leur grande expérience sont de précieux atouts pour vous aider à utiliser les données et piloter votre activité avec une plus grande efficacité.
Vous avez des questions sur notre solution ou notre méthode de déploiement ? Contactez et échangez avec les experts Report One.
Cahier des charges pour bien exprimer vos besoins en BI
Vous devez choisir un outil de BI ? Mais vous ne savez pas par où commencer pour choisir le bon ?
Et si bien exprimer ses b…
Grâce à une solution de business intelligence, il vous est possible de concevoir des tableaux de bord KPI et de partager les indicateurs clés avec vos équipes. Selon votre fonction, le tableau de bord et les KPI mis en avant ne seront pas les mêmes. Ils devront surtout tenir compte de vos objectifs et être adaptés à la stratégie de votre entreprise. Dans cet article, nous explorerons les différents types de KPI à privilégier en fonction de votre domaine d’expertise et les meilleures pratiques pour créer des tableaux de bord efficaces.
Sélectionner les KPI propres à votre domaine d’expertise
KPI pour les dirigeants et directeurs financiers
Si vous êtes dirigeant ou directeur financier, les indicateurs de performance financiers sont des outils de pilotage qui permettent d’évaluer la santé de votre entreprise et d’identifier les risques. Un tableau de bord personnalisé financier doit vous aider à maîtriser vos flux de trésorerie et réduire les risques de cessation de paiement. Vous pouvez, par exemple, sélectionner les KPI suivants : taux de rentabilité, besoins en fonds de roulement, délais de règlement clients et fournisseurs, marge brute, ratio d’endettement, et taux de croissance des revenus. Ces KPI sont essentiels pour avoir une vision claire et précise de l’état économique et financier de votre entreprise.
KPI pour les responsables des ressources humaines
Si vous êtes responsable des ressources humaines, les KPI qui vous intéressent sont bien différents. Vous avez besoin d’indicateurs de performance organisationnelle pour mesurer les coûts de la masse salariale, rendre compte de sa productivité globale et identifier les éventuels problèmes de management. Vous avez donc besoin de suivre le turnover, le taux d’absentéisme, le taux d’accidents du travail ou encore le nombre de candidats, selon vos objectifs RH. D’autres indicateurs utiles peuvent inclure le taux de formation, le taux de satisfaction des employés et le temps moyen de recrutement. Ces données permettent d’assurer une analyse de données efficace des talents et d’améliorer l’engagement des employés au sein de votre entreprise.
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Les Directeurs des Systèmes d’Information (DSI) ont besoin de KPI spécifiques pour suivre l’efficacité et la sécurité des systèmes informatiques de l’entreprise. Parmi les indicateurs clés à suivre, on trouve le temps de disponibilité des systèmes (uptime), le nombre d’incidents de sécurité, le temps moyen de résolution des tickets, la satisfaction des utilisateurs internes, et le coût par utilisateur des systèmes IT. En surveillant ces indicateurs, les DSI peuvent identifier les points de faible performance, optimiser les ressources IT et aligner la stratégie informatique avec les objectifs de l’entreprise.
KPI pour les responsables marketing
Pour les responsables marketing, il est crucial de suivre des indicateurs liés à la performance des campagnes, l’engagement des clients et le retour sur investissement. Les KPI marketing peuvent inclure le coût d’acquisition client, le taux de conversion, le chiffre d’affaires généré par campagne, le taux de clics (CTR), le taux de rétention client, et le Net Promoter Score (NPS). En surveillant ces KPI, vous pouvez évaluer l’efficacité de vos stratégies marketing, ajuster vos campagnes en temps réel et maximiser le retour sur investissement.
KPI pour les responsables de production
Si vous êtes responsable de production, vos KPI doivent vous permettre de suivre et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Vous pouvez inclure des indicateurs comme le taux de rendement synthétique (TRS), les coûts de production, le taux de défauts, le temps de cycle, et le taux de conformité des produits. Ces KPI vous aident à optimiser les processus de production, à réduire les inefficacités et à assurer la qualité des produits finis.
KPI pour les équipes de vente
Les équipes de vente ont besoin de KPI spécifiques pour suivre leurs performances commerciales et atteindre leurs objectifs de vente. Parmi les indicateurs clés à suivre, on trouve le chiffre d’affaires, le nombre de nouvelles affaires, le taux de conversion des prospects, le revenu moyen par client, et le cycle de vente moyen. En surveillant ces indicateurs, les responsables des ventes peuvent identifier les opportunités de croissance, ajuster leurs stratégies de vente et motiver leurs équipes.
Construire un tableau de bord KPI efficace
Des tableaux de bord faciles à mettre en forme
Une fois vos indicateurs clés sélectionnés, vous pouvez construire vos tableaux de bord KPI de manière très simple grâce au glisser-déposer de l’outil de BI proposé par MyReport par exemple. Vous pouvez adopter une présentation très graphique grâce aux nombreux designs qui vous permettent d’illustrer vos KPI : camembert, histogramme, pyramide, courbes, et bien d’autres formats visuels. Cette flexibilité permet de rendre vos rapports plus attrayants et faciles à comprendre.
Personnalisation et présentation graphique
Grâce à la variété des visuels proposés, vous avez la possibilité de personnaliser vos tableaux de bord KPI pour qu’ils soient non seulement informatifs mais aussi esthétiques et faciles à comprendre. Vous avez la possibilité de choisir des couleurs, des polices et des styles graphiques qui correspondent à votre charte visuelle, rendant ainsi vos rapports plus cohérents et professionnels. De plus, l’outil propose des templates prédéfinis que vous pouvez ajuster selon vos besoins spécifiques.
Data visualisation : embellissez votre communication financière
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Vous avez ensuite la possibilité de diffuser et partager vos tableaux de bord KPI de façon ponctuelle ou récurrente aux personnes que vous choisissez. Que ce soit pour un reporting hebdomadaire, mensuel ou trimestriel, ou pour des mises à jour en temps réel, MyReport facilite la communication et la collaboration au sein de votre équipe. Vous pouvez choisir de partager vos tableaux de bord via email, en les intégrant à votre intranet, ou même en les exportant sous divers formats tels que PDF ou Excel.
Mise à jour et suivi en temps réel
L’un des grands avantages de l’utilisation de la business intelligence de MyReport est la possibilité de mettre à jour vos tableaux de bord KPI en temps réel. Cela signifie que dès que de nouvelles données sont disponibles, elles sont automatiquement intégrées à vos rapports. Cette fonctionnalité est essentielle pour la prise de décision éclairée basée sur des informations à jour.
Les bénéfices d’un bon tableau de bord KPI
Un tableau de bord personnalisé bien conçu peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise. Voici quelques-uns des principaux bénéfices :
Amélioration de la prise de décision
Grâce à des données précises et actualisées, les dirigeants et managers peuvent prendre des décisions plus rapidement et avec plus de confiance. Les KPI et tableaux de bord permettent de visualiser clairement les tendances et les performances, rendant l’analyse de données plus intuitive. En conséquence, les entreprises peuvent réagir plus rapidement aux opportunités et aux menaces.
Optimisation des processus internes
En suivant des indicateurs spécifiques, vous pouvez identifier des inefficacités et des opportunités d’amélioration. Cela peut conduire à une meilleure allocation des ressources, une réduction des coûts et une augmentation de la productivité. Les tableaux de bord KPI vous permettent de suivre les performances en continu et d’ajuster vos processus en fonction des résultats obtenus, améliorant ainsi la performance d’entreprise globale.
Renforcement de la communication et de la collaboration
Un tableau de bord KPI favorise la transparence et la communication entre les départements. En partageant les mêmes données et objectifs, les équipes peuvent mieux collaborer et aligner leurs efforts pour atteindre des objectifs communs. Cela contribue à créer une culture d’entreprise plus ouverte et axée sur les résultats.
Suivi des performances et responsabilisation
Les tableaux de bord permettent de suivre les performances à tous les niveaux de l’organisation. Cela aide non seulement à identifier les domaines à améliorer, mais aussi à responsabiliser les employés en leur permettant de voir comment leur travail contribue aux objectifs globaux de l’entreprise.
Choisir les bons KPI pour votre tableau de bord KPI est essentiel pour piloter efficacement votre entreprise. Que vous soyez dirigeant, responsable financier, RH, marketing, ou de production, MyReport vous offre les outils nécessaires pour créer des tableaux de bord adaptés à vos besoins. Avec des fonctions de personnalisation avancées et une interface user-friendly, vous pouvez transformer vos données de business intelligence en insights actionnables et propulser votre entreprise vers le succès.
Cahier des charges pour bien exprimer vos besoins en BI
Vous devez choisir un outil de BI ? Mais vous ne savez pas par où commencer pour choisir le bon ?
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OGI, un revendeur spécialisé dans la mise en place de systèmes d’information de gestion, annonce l’intégration du progiciel MyReport de Report One dans son portefeuille.
OGI (50 salariés, 7M€ de CA) est depuis 20 ans un intégrateur de services numériques spécialisé dans la mise en place de solutions offrant la possibilité de tendre vers le «zéro papier » et favorisant le travail collaboratif dans un contexte de mobilité.
L’arrivée de MyReport dans le portefeuille des solutions distribuées par OGI marque l’élargissement de son offre à la Business Intelligence, attendue par ses clients dont la grande majorité sont matures sur les sujets liés à la dématérialisation.
« Si Report One a été retenu, c’est d’une part grâce à la notoriété de leur solution sur le marché français (plébiscitée par la plupart des DAF que nous côtoyons) mais également grâce à leurs relations de proximité avec les intégrateurs. Nous apprécions avoir à nos côtés des entrepreneurs, des gens qui savent ce qu’est le client final et qui partagent notre volonté de les servir », explique Julien Miconnet, le dirigeant d’OGI. « Nos clients recherchent des solutions opérationnelles, fiables et faciles à déployer. »
Depuis la signature du partenariat le 30 juin 2021, plusieurs clients d’OGI ont entamé leur projet de BI, et les premières signatures ont été réalisées dès juillet. « Les délais de décision sont ultra-courts pour les clients qui étaient mûrs et qui attendaient une BI. Ils valident le choix d’OGI sans hésiter, » explique Julien Miconnet. « D’un côté, ils sont ravis de retrouver une dimension humaine, une relation de proximité ; de l’autre, ils comprennent qu’avec MyReport, ils bénéficieront d’un ROI rapide et d’une véritable autonomie dans l’utilisation de la solution. L’époque des usines à gaz dont le déploiement prenait des mois entiers est bel et bien révolue. » OGI arrive dans le réseau de Report One en tant que Partenaire Gold.
Next Decision, cabinet de conseil dans la data, distribue la solution de Business Intelligence MyReport, depuis sa création en 2010. Retour sur une décennie de collaboration alors que les deux entreprises entament une très forte accélération de leur croissance.
Next Decision est un cabinet de conseil qui compte 200 salariés spécialistes de la donnée. Issu de la fusion, en 2015, de Ouest Decision, Paris Decision, Sud Decision et Sud-Ouest Decision, le cabinet se caractérise par l’importante proximité maintenue avec ses clients et ses fournisseurs. Next Decision continue d’ouvrir de nouveaux bureaux partout en France, dont un premier bureau lyonnais qui a atteint en 6 mois la taille de 15 consultants et continue de recruter. La solution MyReport de Report One est distribuée par le cabinet depuis la création de sa première entité en 2010, et est déployée chez près de 30% de ses clients.
MyReport : des arguments techniques qui fonctionnent
Si Next Decision distribue MyReport depuis sa création, il se refuse à être monolithique et tient à couvrir l’ensemble des besoins en lien avec la donnée, qu’il s’agisse de big data, du transfert et de l’échange de données ou de création d’applications sur mesure. Pour autant, son Directeur Général, Regis Boudaud reconnait que la solution est « très facilement identifiable ». « MyReport permet à chacun, quel que soit son métier, de comprendre ses données et industrialiser les tableaux de bord. Mais si l’offre de Report One rencontre autant de succès auprès de nos clients, c’est surtout grâce à trois facteurs : le maintien de leurs habitudes grâce à l’environnement Excel, une grande simplicité d’usage qui permet à un responsable métier tel qu’un DAF ou un contrôleur de gestion de propulser les données, et un fonctionnement sémantique qui permet de remanipuler les données sans connaissances particulières en développement informatique. », continue-t-il.
Cette structure répond parfaitement aux besoins des PME et ETI, cibles prioritaires de Report One, mais aussi aux structures plus grandes séduites par le pragmatisme de MyReport. « Depuis plus de 10 ans, les grands groupes ont compris que leur organisation très lourde ne leur sert pas, et ont commencé à se restructurer. Les solutions telles que MyReport leur permettent de bénéficier, à l’instar des PME et ETI, de solutions robustes et performantes déployées en quelques jours, et non pas plusieurs mois. C’est une agilité exigée aujourd’hui par les entreprises de toutes tailles », ajoute Régis Boudaud.
Les deux fonctions de MyReport les plus appréciées sont le « zoom », qui permet de comprendre comment une cellule a été alimentée, et la fonctionnalité permettant de croiser dans Excel des sources de données provenant de différentes sources.
Le made in France
A ces paramètres techniques s’ajoute un argument de taille : le made in France. En effet, Report One est une PME française dont les solutions sont développées à Albi dans le Tarn, et la croissance pilotée depuis Paris. Les avantages qui en découlent sont nombreux. Au-delà de l’impact de Report One sur l’économie régionale, avec notamment une vingtaine d’emplois qui seront créés d’ici fin 2022, Report One propose ainsi une proximité client chère à Next Decision, et un support technique en français.
« La Business Intelligence est un domaine précis, et assez complexe. Le fait de pouvoir communiquer en français avec le fournisseur de la solution est une chance énorme, et un argument commercial très fort auprès de nos clients. Si nos commerciaux se présentent ensemble à un rendez-vous, le taux de transformation est proche de 100%. Nous sommes ravis de pouvoir compter sur MyReport pour contribuer à notre croissance », explique le DG de Next Decision.
Les métadonnées, une orientation de demain
Le monde de la donnée évoluant très vite, Next Decision se donne comme ambition de suivre de près les révolutions à venir. Le cabinet prévoit déjà que l’une des orientations majeures des métiers de la donnée sera la gestion des métadonnées. Aujourd’hui déjà, certains clients de Next Decision se mettent même à commercialiser leurs données obtenues avec MyReport. Quels bénéfices en tireront-ils demain ?
« Depuis notre LBO réalisée il y a un an, Report One a très fortement accéléré sa croissance (+10% en 2020). Nous sommes heureux de pouvoir compter sur notre partenaire historique Next Decision qui apporte une importante valeur ajoutée dans la distribution de nos produits et dans l’évangélisation du marché. La très forte accélération de la croissance des deux entreprises est un signe fort de la part du marché, et confirme que notre approche est la bonne. Nous espérons que les années à venir permettront aux deux structures de maintenir le cap. Pour ce qui est de Report One, l’objectif est d’atteindre les 25 M€ de revenus en 2025, » précise Thierry Luthi, Président du Groupe Report One.
Avant de démarrer le 1er article de cette nouvelle série, commençons par le pourquoi du comment de celui-ci. En effet, nous avons de belles ambitions pour les années à venir, parmi lesquelles celle de démocratiser la BI auprès de toutes les PME françaises (oui, toutes, sans exception 😉). Cette ambition nous amène donc à un enjeu majeur : grandir ! Ce qui implique forcément de recruter de nouveaux talents au sein de nos différents services. Et nous avons à cœur de recruter des personnes qui partagent les mêmes valeurs que Report One. Ces valeurs – l’engagement, la simplicité et l’accomplissement, sont essentielles pour nous et nous souhaitons les préserver. Et quoi de mieux que garantir la qualité de vie au travail pour conserver cet ADN ? Ça y est, vous l’avez certainement compris : l’objectif de cette série d’article est de vous expliquer comment tout cela se traduit chez Report One !
Maintenant, démarrons cet article par une courte définition : la qualité de vie au travail désigne les conditions dans lesquelles les salariés exercent leur travail ainsi que la capacité à s’exprimer et à agir sur le contenu de celui-ci.
La communication apparait de ce fait avec évidence comme l’un des piliers de cet indicateur, puisqu’elle elle est garante de la bonne entente entre les collaborateurs et de la performance de l’entreprise. Et qui dit communication dit aussi transparence et partage : partage de la stratégie, des objectifs fixés et des objectifs atteints.
Chez Report One, ces notions sont aujourd’hui totalement intégrées par l’ensemble des collaborateurs de la société.
La communication entre les différents services est facilitée à toutes les échelles. Ainsi, il est possible pour chacun d’obtenir directement une information à sa source en s’adressant au collaborateur concerné, quel que soit son niveau hiérarchique. Cette facilité à communiquer et cette accessibilité sont un vrai gain de temps. De plus, elles contribuent à entretenir un environnement et des conditions de travail agréables pour tout le monde.
Si la communication et le partage de la stratégie font partie du quotidien chez Report One, leur importance n’en est pas pour autant sous-estimée. Lors des points d’activité mensuels et des kick-off de début d’année, la communication prend encore plus d’ampleur ! Les points mensuels d’activité, menés par Thibaut Chesné, Directeur général de Report One, regroupent en ligne l’ensemble des collaborateurs répartis dans toute la France. Ils permettent de relater les faits marquants de chaque service sur le mois passé : CA réalisé, nouveautés, recrutements, nouveaux projets… C’est également l’occasion de féliciter les collaborateurs pour leurs accomplissements, de soulever d’éventuels axes d’amélioration et d’encourager l’ensemble des équipes.
Ces points d’activité sont d’ailleurs très appréciés des collaborateurs :
« Le point mensuel permet d’avoir une vue très opérationnelle de l’activité de la société. Il est ponctué parfois d’informations plus stratégiques. Du point de vue de la communication globale, les échanges sont transparents et impliquent l’ensemble de la société dès que cela est possible. » Fabrice – Responsable du pôle Conseil MyReport
Dans le même esprit, les kick-off de début d’année ont pour objectif de réunir cette fois-ci les équipes en présentiel et de présenter les objectifs de l’année à venir. C’est un vrai moment de convivialité et de partage entre les équipes qui n’ont pas souvent l’occasion d’être réunies au grand complet !
Les News jouent également un rôle essentiel dans la communication de l’entreprise. Il s’agit d’articles publiés sur la page d’accueil de l’intranet Report One qui permettent aux collaborateurs de partager des informations à l’ensemble des équipes : arrivée d’un nouveau collaborateur, finalisation d’un projet, nouveau livre blanc ou témoignage client, mise à jour produit…
« La communication générale de l’entreprise est bien organisée à travers les points de la direction et l’annonce des faits marquants via les news. » Ludovic – Regional Business Manager.
Toujours sur le portail interne, aussi nommé PRO, les tableaux de bord permettent à chacun de suivre quotidiennement l’avancée du chiffre d’affaires, des objectifs et des nombreuses données clés de l’entreprise. C’est un réel atout en termes de transparence, et ça tombe bien puisque c’est un peu notre métier en tant qu’éditeur d’une solution de BI… Ici, les cordonniers ne sont pas les plus mal chaussés ! Bien au contraire !
En conclusion la transparence et la communication sont des éléments essentiels de la santé d’une entreprise et du bien-être des collaborateurs. Et Report One s’investit au maximum pour que chaque collaborateur puisse se sentir pleinement impliqué, et ce dès l’arrivée dans l’entreprise !
A chaque échéance comptable ou fiscale, le scénario se répète : toute la direction financière se retrouve à courir après l’information auprès des équipes métiers. Demandes, relances, vérifications et rebouclages plombent leur emploi du temps et nuisent à la qualité des productions. Un sujet qui est à nouveau d’actualité en cette période d’établissement des budgets…
Mais le problème de la communication interne est loin d’être une fatalité, et la Business Intelligence semble apporter une réponse aussi concrète qu’accessible !
Les gestionnaires comptables et financiers ne consacreraient que 50% de leurs à l’analyse et au pilotage
Selon une étude réalisée par l’Institute of Management Accountants[1] (organisation internationale de professionnels de la finance et de la comptabilité), près de 40% des gestionnaires estiment passer “plus de la moitié de leur temps à collecter, saisir et valider les données”. Ce qui les tient éloignés de l’essentiel : la production, l’analyse et le pilotage.
Mais le manque d’efficacité n’est pas le seul inconvénient d’un circuit de communication traditionnel structuré autour d’échanges par mail, par téléphone ou en réunion. Ce type de processus implique également des difficultés à fiabiliser et à tracer l’information, ainsi que d’éventuelles erreurs liées à des différences de langage (qualifications du chiffre d’affaires variées d’un service à l’autre par exemple).
La centralisation des données : une aubaine pour les fonctions finance
Là où la solution de Business Intelligence joue un rôle salvateur, c’est qu’elle s’impose comme référentiel unique au sein de l’organisation. Sous forme de logiciel ou de plateforme Saas, elle va collecter la donnée à partir de tous les outils internes, automatiquement et en direct.
La donnée, une fois entrée dans un outil métier quelque part dans l’entreprise, est immédiatement remontée et structurée au sein de la solution BI. L’information est fiable, traçable, et traduite dans le langage commun qui a été défini par la DAF.
Les fonctions financières et fiscales peuvent enfin s’émanciper du rôle de collecteur de données. Une aubaine pour les PME et les ETI qui travaillent avec des équipes réduites à l’emploi du temps bien rempli.
Redécouvrez la valeur ajoutée de vos experts du chiffre
Plus de temps et plus de sérénité pour la DAF, et c’est tout le potentiel de vos experts du chiffre qui se révèle. Les équipes peuvent enfin se consacrer à l’optimisation du pilotage comptable, s’assurer que l’entreprise paie la juste charge fiscale, et utiliser l’intelligence collective pour définir la meilleure stratégie.
Avec la BI, vos experts du chiffre ont un outil performant pour piloter l’activité et devenir de véritables Business Partners pour les opérationnels.
En un mot, la BI redonne toute leur agilité aux DAF des PME et des ETI pour collecter et structurer la donnée.
La Business Intelligence libère le potentiel des équipes financières. Pour découvrir tout ce que la BI peut apporter à votre DAF, n’hésitez pas à demander une démo de notre solution My Report.
Manque de temps, de moyens, de recul, d’analyse… Etablir son budget prévisionnel n’est pas une tâche aisée lorsqu’on gère une PME. Et si la clé, c’était de penser autrement ? De se tourner vers des solutions qui vous simplifient la tâche ?
Voici notre guide pour établir son budget en 5 étapes grâce à la Business Intelligence !
1. Estimez vos dépenses et recettes futures en exploitant votre capital data
La plupart des données nécessaires à l’établissement du budget, notamment historiques, sont déjà stockées et manipulées par vos collaborateurs quelque part dans l’entreprise. La difficulté, c’est de centraliser et d’unifier toutes ces informations.
Une solution de Business Intelligence, une fois installée, effectue automatiquement la collecte à partir de votre logiciel comptable, de vos fichiers Excel, de votre CRM et de tout autre source pertinente. C’est le meilleur moyen d’accéder à des chiffres fiables en continu.
2. Personnalisez votre budget en toute simplicité grâce à un outil accessible
Une fois toutes ces données centralisées, la solution de Business Intelligence vous offre une interface ergonomique pour visualiser et manipuler l’information.
Des fonctionnalités spécifiques vous permettent de paramétrer votre budget selon vos propres normes et besoins. Par ailleurs, vous pouvez facilement multiplier les essais et faire vivre en parallèle deux ou trois versions de votre budget.
3. Affinez vos prévisions en impliquant vos équipes autour d’un référentiel unique
Pour un budget précis et pertinent, il est capital d’impliquer les bonnes personnes au sein de l’entreprise : de grosses ventes prévues qui boostent les revenus, un changement de fournisseur qui va tirer les prix vers le bas, une opération immobilière à fort impact fiscal ? Les opérationnels sont les mieux informés pour vous aider.
La solution de Business Intelligence fait office de référentiel unique et partagé. Tous les utilisateurs parlent le même langage et discutent au même endroit.
4. Maintenez un budget dynamique à l’aide de vos différentes sources de données
Les documents et reportings financiers passent par une multitude de versions avant d’arriver à leur mouture finale (si tant est qu’elle arrive). Le budget ne fait pas exception à la règle, loin de là.
Pour simplifier ce processus, la solution de Business Intelligence est connectée de manière dynamique à toutes les sources d’informations sous-jacentes. Si une information est modifiée par les équipes en arrière plan, elle fera directement évoluer le budget en conséquence.
5. Visualisez et partagez votre budget pour un déploiement réussi
Avec une solution de Business Intelligence, vous automatisez la phase de mise en forme. Vos reportings et votre budget ressortent automatiquement de manière graphique et visuelle. Idéal pour faire mettre en avant les bons indicateurs et pour échanger avec les différentes parties prenantes : décideurs, financiers, prêteurs…
Pour faciliter le partage de l’information, la restitution peut s’effectuer sous forme de simples fichiers Excel.
La Business Intelligence libère le potentiel des équipes financières et la planification budgétaire est un aspect parmi d’autres. Pour découvrir tout ce que la BI peut apporter à votre DAF, n’hésitez pas à demander une démo de notre solution MyReport.
Les équipes financières au sein des PME et des ETI le savent très bien. En phase d’expansion les collaborateurs sont déjà « à bloc ». Dans ce contexte, il est difficile d’obtenir des informations fiables en temps et en heure pour assurer le suivi financier, et il n’est pas aisé de fournir en retour aux opérationnels des indicateurs de pilotage digne de confiance. Alors, comment faire rimer croissance et agilité au sein des directions financières quand tout va trop vite ?
Les retraitements manuels : la bête noire des directions financières
Qui dit croissance, dit nouveaux clients, nouveaux produits, nouvelles offres. Et quand c’est nouveau… il faut souvent le faire à la main du côté de la direction financière. Or les retraitements manuels sont hautement chronophages, sources d’erreurs et d’oubli. Dans les reportings internes comme dans les comptes !
Avec la croissance, le volume de données augmente, la pertinence des analyses évolue et les opérationnels ont de nouvelles requêtes. Il faut rapidement adapter les tableaux de bord, les indicateurs et les reportings pour répondre à ces besoins. Bref, quand tout va bien, ça va souvent trop vite côté direction financière.
La Business Intelligence, une solution évolutive
Le challenge, ici, est de s’adapter à ce nouveau rythme sans déstabiliser tous les outils et les systèmes d’information internes sur lesquels est bâtis la croissance. Et c’est exactement ce que propose une solution de Business Intelligence.
Cette dernière vient extraire toute la donnée utile, depuis des logiciels internes ou des tableurs Excel. Elle trie ensuite l’information, la caractérise et la rend directement exploitable par la direction financière : pas d’effet de volume lié à la croissance.
La solution de Business Intelligence intervient comme une interface entre les outils métiers (sources de la donnée) et les équipes finances. Elles peuvent paramétrer leurs tableaux de bord avec sérénité, se débarrasser des tâches de compilation et de retraitement. Sans toucher à la donnée sous-jacente, il est alors possible de faire évoluer l’analyse financière, au même rythme que l’activité de l’entreprise.
Autonomie et prise d’initiative : la BI libère le potentiel de la DAF
Avec une solution aussi maniable et ergonomique, c’est tout le potentiel de la DAF qui est libéré. Chacun est libre de paramétrer ses indicateurs ou ses tableaux et de les faire vivre pour répondre aux nouveaux défis de l’entreprise. C’est un catalyseur d’initiatives.
Avec une agilité retrouvée, la DAF devient un acteur de la croissance à part entière.
Un exemple concret avec Report One
Erganeo retrouve agilité et sérénité en pleine croissance grâce à MyReport.
Un problème ?
Erganeo est une société d’investissement qui finance la recherche en France. Créée en 2012, l’entreprise s’est rapidement développée et les outils métiers ne répondaient plus aux nouvelles exigences internes. Les équipes souhaitaient avoir davantage de visibilité et pouvoir créer des reportings pour optimiser le pilotage financier.
Une solution !
Avec MyReport, les équipes finances peuvent désormais associer des données provenant de diverses sources sans passer par de multiples extractions. Le logiciel comptable, l’ERP, le logiciel RH et le CRM sont tous reliés.
“Il n’y a rien de mieux qu’un logiciel de BI pour devenir une entreprise data-driven, piloter ses activités et accompagner le management d’une société.” Guillaume Beckerich – contrôleur de gestion
Le service financier a désormais un accès régulier à la donnée, fiable et sécurisée. MyReport permet de minimiser les tâches redondantes et récurrentes.
La DAF constate un gain de temps essentiel et peut répondre plus facilement à ses besoins et à ceux des équipes métiers.
L’exploitation des données au service d’une stratégie ou d’un gain de performance se démocratise à toute vitesse. Direction générale, DAF, ressources humaines ou encore services commerciaux prennent progressivement leur autonomie vis-à-vis de la DSI et peuvent désormais consulter et mettre en forme eux-mêmes des données essentielles à leur activité. Un nouveau rapport à l’information plus égalitaire mais qui pose une question cruciale : celle de la sécurité. Comment multiplier les accès sans multiplier les risques d’intrusions ou de faille ?
Choisir des outils conçus pour des usages décentralisés
La décentralisation de l’information et la démocratisation des accès ne peuvent être opérées à partir des mêmes outils qui servaient auparavant une gestion centralisée des données. Leur accessibilité, leur ergonomie mais aussi et surtout leur sécurité doivent être entièrement repensées pour répondre à ces nouveaux défis. La gestion des accès est donc une fonction-clé des solutions permettant des usages décentralisés. La DSI doit pouvoir déterminer à tout moment les droits d’accès de chacun, en fonction de son métier, son service et son statut hiérarchique, sur chaque flux de données. Un contrôle complet qui permet d’avoir une vision claire de la distribution de l’information au sein de l’entreprise et donc de prévenir toute faille de sécurité.
Cartographier les besoins
Pour définir avec précision les droits de chacun, un travail de cartographie des besoins devra être réalisé en amont. L’objectif sera alors de répondre à la question : qui peut accéder à quelle information pour quel usage ? Pour chaque flux de données, une liste précise d’utilisateurs autorisés à y accéder devra alors être établie. Une liste qui pourra facilement changer en fonction des évolutions stratégiques et des besoins exprimés ultérieurement par les métiers.
Développer une culture de la sécurité
En matière de sécurité, le maillon faible est le plus souvent le facteur humain. D’après une étude menée par IBM en 2018, l’erreur humaine et la négligence sont en effet les causes principales de 95% des brèches de cybersécurité. Une solution sécurisée sur le plan technique ne suffit donc pas à assurer une protection optimale des données. Une véritable culture de la sécurité doit être développée en interne par des formations, une action pédagogique de la DSI et la définition de processus adaptés au degré de sensibilité de chaque information. Il faut cependant noter que cette nécessité n’est pas exclusive aux architectures décentralisées. Que les données soient fournies au cas par cas par la DSI ou en libre-accès auprès des métiers, les risques d’une défaillance humaine sont en tout point identiques.
La démocratisation de l’accès aux données n’est ainsi pas synonyme de menace pour la sécurité des données mais simplement d’évolution dans leur mode de gestion. Le choix d’une solution adaptée permettant une gestion des accès extrêmement fine des accès apparaît comme le meilleur moyen de distribuer l’information tout en la controlant.
Les relations entre la DSI et les métiers sont parfois tendus voire conflictuels. Et pour cause : souvent relégués à la gestion purement technique des outils numériques, les responsables des systèmes d’information sont parfois contraints de modérer les attentes de leurs collaborateurs, notamment en matière d’autonomie. Mais la transformation numérique en cours et le rôle désormais central des données pousse aujourd’hui les DSI à se réinventer. Leur objectif : coopérer de façon plus agile avec les responsables administratifs et financiers, les spécialistes des ressources humaines mais aussi la direction générale ou encore les commerciaux. Voici trois conseils pour développer concrètement ces nouvelles synergies.
1 – Développer les outils en libre-service pour démocratiser l’accès aux données
Pour orienter leur action, les métiers ont besoin de tableaux de bord adaptés à leurs problématiques du moment et de KPI choisis en accord avec leur stratégie. Pour accéder à ces données, ils doivent généralement solliciter la DSI et ainsi enclencher un processus de collaboration qui se révèle bien souvent chronophage pour les deux services impliqués. Autonomiser ces utilisateurs en leur permettant d’accéder eux-mêmes aux données permet de diminuer considérablement la charge de travail de la DSI tout en donnant aux métiers la souplesse et l’autonomie dont ils ont tant besoin.
Des outils de BI en self-service peuvent ainsi transformer en profondeur les rapports entre spécialistes de l’informatique et utilisateurs finaux. Pour mener à de réels gains de productivité, cette autonomisation doit cependant s’appuyer sur des outils intuitifs permettant de personnaliser simplement et rapidement la mise en forme des données par des non-spécialistes.
2 – Etablir une stratégie de data management
Une telle démarche de décentralisation des données ne s’improvise pas ! Une véritable stratégie de data management est indispensable pour assurer aux métiers un accès constant à des données de qualité. Une telle stratégie peut se concevoir en trois étapes :
Centraliser les données dans un entrepôt commun
Créer une base de données unique simplifie les processus et fluidifie la communication entre les services. Les données fournies aux utilisateurs sont ainsi uniformes, exhaustives et à jour.
Structurer et fiabiliser les données
Etant donné le caractère stratégique des données dans l’action des métiers, leur exactitude est un enjeu primordial. Pour assurer une qualité irréprochable de l’information, il s’agit alors de structurer les données en assurant leur traçabilité et, lorsque c’est possible, en automatisant le reporting existant.
Cartographier les usages
Qui, au sein de l’entreprise, a besoin de quelles données ? A quelles fins ? Voilà les questions auxquelles il s’agit de répondre pour paramétrer le contrôle des accès, anticiper les besoins de formation ou encore dimensionner et paramétrer les outils en self-service.
3 – Automatiser vos tâches chronophages pour vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée
Sauvegardes automatiques, pilotage intelligent des ressources et de l’approvisionnement réseau, gestion des configurations… De nombreuses tâches autrefois chronophages sont désormais simplifiées voire éliminées par l’automatisation. Une occasion pour les DSI de se rapprocher des métiers en assumant un rôle de conseil. Libérés de ces tâches à faible valeur ajoutée, les responsables des systèmes d’information peuvent se muer en stratèges numériques. Ils se consacrent dès lors à des fonctions de prospective sur les nouveaux outils et technologies à adopter, d’optimisation de processus métiers existant ou encore de formation des utilisateurs finaux pour développer toujours plus leur autonomie.
Travailler de façon plus agile avec les métiers revient ainsi à leur offrir une plus grande autonomie tout en assurant la fiabilité des données auxquelles ils accèdent et la performance de leurs outils. Une transformation qui, loin de dévaluer la fonction de la DSI, lui permet d’assumer un rôle véritablement stratégique.
En adoptant des outils adaptés comme MyReport, la DSI peut transformer en profondeur sa relation avec les métiers. En facilitant l’accès aux données via une BI en libre-service, en structurant une gouvernance des données efficace et en automatisant les tâches chronophages, elle passe d’un rôle de support technique à un véritable partenaire stratégique.
Avec MyReport, les métiers gagnent en autonomie tout en bénéficiant d’une donnée fiable et sécurisée, sans alourdir la charge de travail des équipes IT. Une approche gagnant-gagnant qui permet à la DSI de se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée : pilotage des innovations, optimisation des processus et accompagnement des équipes dans l’exploitation des données.
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Démarrons cet article par un petit test : vous sentez-vous plus inspiré par le reporting à gauche ou le tableau de bord à droite ?
Les esprits cartésiens et les matheux se sentiront peut-être davantage attirés par la data brute – et donc le reporting. Mais la grande majorité d’entre vous ne sera pas forcément de cet avis.
Et c’est bien normal !
Force est de constater que lorsque la donnée est noyée parmi une multitude d’autres données dans un reporting, rares sont les collaborateurs à se sentir inspirés. Ils sont donc d’autant plus rares à utiliser ces reportings et à les exploiter.
Alors comment sensibiliser les collaborateurs à l’importance d’exploiter la donnée pour piloter leur activité ? Comment même leur donner envie d’utiliser ces données au quotidien et communiquer avec ?
La réponse est simple : il faut faire du beau. Il faut faire du ludique. Et il faut faire du présentable. Il faut donc faire… de la data visualisation !
La présentation des données : le critère N°1 pour sensibiliser les collaborateurs
On vient de le voir : la 1ère impression est primordiale.
Imaginez : vous êtes en pleine présentation auprès de l’ensemble de votre équipe Commerce. Pour l’occasion, vous sortez le grand jeu : évolution du CA des deux dernières années, évolution des objectifs du CA vs CA réalisé, résultat des ventes par commercial, top 10 des meilleurs points de vente… le tout réalisé avec soin sous forme de tableaux Excel. Vous pensiez que vos équipes seraient captivées par cet incroyable reporting, seulement vous ne récoltez qu’un vilain « Il n’y a que des chiffres, on ne voit rien » de la part du Responsable région Ouest. Bref, votre reporting n’a pas convaincu.
La raison ? La présentation de vos données ! Certes, elles sont passionnantes, mais un amas de chiffres ne saurait trouver grâce auprès d’un public non aguerri aux gros reportings. Il faut donc impérativement s’adapter et les rendre plus attrayantes. Et rien de plus efficace que la data visualisation pour cela.
La data visualisation : c’est quoi concrètement ?
Aussi appelée dataviz, il s’agit d’une discipline (scientifique et artistique) permettant de représenter les données afin de mieux les comprendre. Elle permet de comprendre en très peu de temps, et à travers une représentation graphique, une masse d’information souvent complexe. C’est donc tout à fait ce qu’il nous faut pour notre fameuse réunion équipe Commerce : un beau tableau de bord clair et bien construit qui donne envie aux équipes de s’intéresser aux données présentées.
La data visualisation par MyReport
Découvrez la data visualisation par Report One dans cette vidéo.
Pas besoin d’être un as de la créa pour communiquer efficacement !
On vous rassure, la création d’un tableau de bord efficace ne requiert pas un Bac+3 en Design ou en Graphisme. Ce qui est important avant tout, c’est de savoir exactement quelle histoire vous voulez raconter avant de vous lancer. Pour cela, il vous faut passer par plusieurs étapes indispensables afin de définir clairement votre objectif. Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans cet article intitulé « Les bonnes pratiques pour concevoir des tableaux de bord impactants grâce à la dataviz ».
L’avantage du tableau de bord, c’est qu’il permet de présenter de façon visuelle des données qui, à l’état brut, ne sont pas forcément attractives. Grâce à des représentations graphiques telles que les diagrammes, les courbes et les camemberts, vous êtes sûrs de capter l’attention de votre public et vous pourrez faire passer les bonnes informations aux bonnes personnes.
C’est pour cela qu’être équipé d’un outil de data visualisation peut se révéler être un atout. Vous aurez à votre disposition tout un panel de représentations (graphiques, tableaux, KPI…) qui vous permettront de faire passer les bons messages. De plus, la mise en place d’alertes (en cas, par exemple, d’atteinte d’un objectif) ne rendra votre restitution que plus captivante.
Au-delà de ce type d’outils, pensez à vous appuyer sur votre service Marketing, qui peut constituer une base de templates que vous pourrez utiliser dès que nécessaire.
Evidemment, il n’y a pas que les tableaux de bord qui permettent de restituer vos données ! Si vous n’en avez que quelques-unes à présenter, sachez qu’il existe de nombreux sites web qui vous permettront de créer de belles infographies afin de présenter vos statistiques de façon visuelle et attractive.
Maintenant que vous avez saisi toute l’importance de présenter efficacement vos données, on vous propose de découvrir MyReport, notre outil de reporting qui comprend un module de data visualisation très simple d’utilisation.
La trésorerie, c’est ce que vous devez contrôler et gérer avec le plus d’attention. Plus importante encore que la rentabilité, il vous faut constamment la surveiller. Découvrez ici nos conseils et bonnes pratiques pour un suivi de trésorerie performant.
Qu’est-ce que le suivi de trésorerie ?
C’est le fait de visualiser en un seul coup d’œil l’ensemble des flux de trésorerie entrants et sortants de l’entreprise (encaissement et décaissements), déjà réalisés et à venir. Cela se fait à l’aide d’un tableau de suivi généralement établi sur une période de 6 à 12 mois.
Chaque mois, vous vous devez calculer votre trésorerie disponible pour le mois suivant en soustrayant le total des dépenses au total des recettes. Vous pouvez ainsi anticiper grâce à vos projections, surtout si votre activité est périodique.
Pour quels bénéfices mettre en place un tableau de suivi de trésorerie ?
Vous allez pouvoir anticiper ! Grâce à un tableau de suivi de trésorerie, vous allez vous assurer que vous pourrez honorer les règlements (salaires, factures, TVA…) ou, anticiper les problèmes qui pourraient subvenir et trouver des solutions de financements pour les résoudre et pourquoi pas reporter les investissements à un moment plus propice.
Vous allez aussi avoir une vision complète des entrées et des sorties de cash et pas seulement du suivi du carnet de commande.
Cette visualisation vous permettra également d’identifier les risques et notamment les éléments qui peuvent faire basculer votre trésorerie dans le rouge et auquel on ne s’attend pas, comme le retard de paiement client, l’Urssaf, remboursement emprunt, etc.
Un tableau de suivi de trésorerie vous permet de mieux comprendre les défis de votre entreprise pour gérer au mieux les périodes hautes et creuses. Il vous permet aussi de répondre chaque semaine, voire chaque jour à ces différentes questions pour ainsi prendre de meilleures décisions :
Quel est mon niveau actuel de trésorerie ?
Comment va-t-elle évoluer le mois prochain ?
Que se passera-t-il si, ce client me paye en retard ?
Puis-je investir ?
Le suivi de trésorerie renseigne aussi et surtout sur la performance de votre entreprise !
Mettre en place le suivi de trésorerie en 3 étapes
Etape 1 : Définir les catégories d’encaissements et de décaissements
Vous allez identifier l’ensemble des sources d’entrées et de sorties (Factures clients, crédits, fournisseurs, charges de personnel, locaux, impôts… et saisir les montants passés et à venir.
Etape 2 : Faire des prévisions de trésorerie de 1, 3 et 6 mois
Commencez par saisir mensuellement les encaissements et les décaissements que vous prévoyez pour les mois à venir. Même si certains encaissements sont difficiles à prévoir, essayez de les renseigner pour fixer votre objectif de vente.
Pour les décaissements, projetez toutes les sorties de trésorerie correspondant à vos charges fixes comme le loyer, les salaires, les remboursements de prêt, etc. Renseignez ensuite les décaissements futurs que vous prévoyez.
Etape 3 : Saisir les encaissements et décaissements réellement réalisés
Pour que votre tableau s’adapte à la réalité de votre entreprise et pour vous permettre d’anticiper, renseignez régulièrement les encaissements et décaissements réalisés.
Les outils efficaces pour accompagner la démarche
Vous devez sûrement vous demandez maintenant quel outil utiliser pour le suivi de votre trésorerie.
Excel est-il vraiment le meilleur allié ?
Excel à l’avantage d’être gratuit et familier dans l’usage, mais il présente également quelques limites. Il vous faut notamment posséder de très bonnes compétences en modélisation financière pour réaliser un suivi de trésorerie pertinent. Avec Excel, vous allez surtout passer beaucoup de temps à collecter la donnée et il faut plusieurs modes opératoires et de nombreux critères d’appréciation que seul le créateur du tableau peut comprendre et analyser. Vous devez requêter des milliers de lignes ce qui est souvent source d’erreurs et vous êtes confronté parfois à un sentiment de solitude.
MyReport, une solution qui accompagne le service financier au quotidien !
MyReport vous permet de convertir vos données en informations exactes et exploitables en temps réel en analyse financière puissante.
Vous allez pouvoir :
Construire des rapports et des tableaux de bord en mode agile, disponibles partout et en temps réel
Mettre à disposition l’information aux équipes dirigeantes
Accéder aux sources de données collectées, centralisées et fiabilisées en quelques clics
Analyser rapidement les données et mettre en évidence les tendances afin de piloter votre activité
