Tous les ans, c’est le même rituel de rentrée au sein des directions financières : la campagne budgétaire est lancée et les équipes doivent sortir leurs boules de cristal pour préparer l’année qui arrive. Jusqu’ici, Excel était l’allié naturel des DAF dans les PME et les ETI. Mais les choses ont bien changé avec l’arrivée de nouvelles solutions plus ergonomiques, plus faciles d’accès, et surtout beaucoup plus efficaces. On vous en dit plus ?

Le réflexe Excel : une si bonne idée que ça ?

Le réflexe Excel… Un réflexe naturel puisque l’outil existe et a été adopté par les directions financières depuis des années, voire des décennies. Mais cet outil a aussi ses limites !

Tout d’abord, pour exploiter le potentiel du logiciel et parvenir à un budget satisfaisant (c’est à dire : précis, fiable et dynamique), il faut avoir beaucoup de temps et de solides aptitudes en modélisation. Ce n’est pas toujours évident pour les financiers des PME ou des ETI, qui ont un rôle opérationnel à assumer par ailleurs.

Si la réalisation du budget en interne sur Excel est trop compliquée, il existe des templates de budget. Evidemment, toutes les entreprises ne se ressemblent pas et les enjeux budgétaires varient grandement d’un secteur à un autre. Dans ces conditions, il sera très compliqué d’établir un budget personnalisé qui garantit la performance financière de la structure.

En dernier recours, il reste toujours l’option d’externaliser auprès d’un cabinet comptable spécialisé. Mais là aussi, les inconvénients existent : surcoûts, perte d’autonomie et de réactivité, problèmes de suivi et de pilotage au cours de l’année… Avec les retraitements à la main que cela implique, la solution de facilité peut se révéler un vrai casse-tête au long cours.

Ergonomie et automatisation : la Business Intelligence à la rescousse

Business Intelligence, ça y est le mot est lâché. Alors, de quoi parle-t-on ? Il s’agit de solutions logicielles (API ou web services) qui centralisent et analysent les données de l’entreprise. Ces données, issues de vos outils commerciaux, financiers, RH ou de production, sont réunies dans une interface ergonomique et facile à utiliser pour prendre les meilleures décisions.

Pour les directions financières, cela change tout, notamment en période de campagne budgétaire. Une fois installée, la solution va aller puiser toutes les données nécessaires à l’établissement du budget : historiques, rapport d’activité, chiffrage des nouveaux projets, évolution des indices ou des taux de financement, et toute donnée utile par définition.

Elle va ensuite fournir une analyse et des prévisions selon les paramètres choisis par l’utilisateur. Le budget ainsi édité peut être personnalisé dans ses moindres détails, et, dès qu’une information évolue dans l’un des outils métiers, la mise à jour se fait automatiquement.

Le rendu est visuel, dynamique et sur mesure. La prise en main est intuitive. Idéal pour préparer sereinement son budget !

La Business Intelligence, un véritable booster de la performance

Gain de temps, de précision, de fiabilité, les bénéfices ne se font pas attendre. Et à moyen terme, c’est toute la performance financière et opérationnelle de l’entreprise qui s’en ressent : pas de sous-évaluation ni de surévaluation, la ressource financière est pleinement exploitée.

LA DAF maîtrise parfaitement son budget et peut le faire évoluer facilement au cours de l’année.

La Business Intelligence libère le potentiel des équipes financières et la planification budgétaire est un aspect parmi d’autres. Pour découvrir tout ce que la BI peut apporter à votre DAF, n’hésitez pas à demander une démo de notre solution MyReport.

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Les équipes financières au sein des PME et des ETI le savent très bien. En phase d’expansion les collaborateurs sont déjà « à bloc ». Dans ce contexte, il est difficile d’obtenir des informations fiables en temps et en heure pour assurer le suivi financier, et il n’est pas aisé de fournir en retour aux opérationnels des indicateurs de pilotage digne de confiance. Alors, comment faire rimer croissance et agilité au sein des directions financières quand tout va trop vite ?

Les retraitements manuels : la bête noire des directions financières

Qui dit croissance, dit nouveaux clients, nouveaux produits, nouvelles offres. Et quand c’est nouveau… il faut souvent le faire à la main du côté de la direction financière. Or les retraitements manuels sont hautement chronophages, sources d’erreurs et d’oubli. Dans les reportings internes comme dans les comptes !

Avec la croissance, le volume de données augmente, la pertinence des analyses évolue et les opérationnels ont de nouvelles requêtes. Il faut rapidement adapter les tableaux de bord, les indicateurs et les reportings pour répondre à ces besoins. Bref, quand tout va bien, ça va souvent trop vite côté direction financière.

La Business Intelligence, une solution évolutive

Le challenge, ici, est de s’adapter à ce nouveau rythme sans déstabiliser tous les outils et les systèmes d’information internes sur lesquels est bâtis la croissance. Et c’est exactement ce que propose une solution de Business Intelligence.

Cette dernière vient extraire toute la donnée utile, depuis des logiciels internes ou des tableurs Excel. Elle trie ensuite l’information, la caractérise et la rend directement exploitable par la direction financière : pas d’effet de volume lié à la croissance.

La solution de Business Intelligence intervient comme une interface entre les outils métiers (sources de la donnée) et les équipes finances. Elles peuvent paramétrer leurs tableaux de bord avec sérénité, se débarrasser des tâches de compilation et de retraitement. Sans toucher à la donnée sous-jacente, il est alors possible de faire évoluer l’analyse financière, au même rythme que l’activité de l’entreprise.

Autonomie et prise d’initiative : la BI libère le potentiel de la DAF

Avec une solution aussi maniable et ergonomique, c’est tout le potentiel de la DAF qui est libéré. Chacun est libre de paramétrer ses indicateurs ou ses tableaux et de les faire vivre pour répondre aux nouveaux défis de l’entreprise. C’est un catalyseur d’initiatives.

Avec une agilité retrouvée, la DAF devient un acteur de la croissance à part entière.

Erganeo retrouve agilité et sérénité en pleine croissance grâce à MyReport.

Un problème ?

Erganeo est une société d’investissement qui finance la recherche en France. Créée en 2012, l’entreprise s’est rapidement développée et les outils métiers ne répondaient plus aux nouvelles exigences internes. Les équipes souhaitaient avoir davantage de visibilité et pouvoir créer des reportings pour optimiser le pilotage financier.

Une solution !

Avec MyReport, les équipes finances peuvent désormais associer des données provenant de diverses sources sans passer par de multiples extractions. Le logiciel comptable, l’ERP, le logiciel RH et le CRM sont tous reliés.

“Il n’y a rien de mieux qu’un logiciel de BI pour devenir une entreprise data-driven, piloter ses activités et accompagner le management d’une société.” Guillaume Beckerich – contrôleur de gestion

Le service financier a désormais un accès régulier à la donnée, fiable et sécurisée. MyReport permet de minimiser les tâches redondantes et récurrentes.

La DAF constate un gain de temps essentiel et peut répondre plus facilement à ses besoins et à ceux des équipes métiers.

Les événements de l’année passée, surtout le passage au télétravail ou au chômage partiel, ont enjoint les entreprises à revaloriser l’humain dans le quotidien de l’organisation tout en poursuivant leur exploration des outils de business intelligence. Puisque nous savons qu’un collaborateur épanoui est plus performant, il est logique d’appliquer l’analytique RH à la QVT. Mais comment appliquer l’analytique RH à l’expérience collaborateur ? Pour envisager le plein potentiel de l’informatique décisionnelle pour les RH, il faut tout d’abord la sortir de son cadre purement financier. Premièrement, le simple fait de s’armer d’une manière de chiffrer ses activités renforce la posture stratégique de la fonction RH. Deuxièmement, une data visualisation bien exécutée fait parler les informations collectées et permet d’identifier les aspects peu satisfaisants de l’expérience collaborateur et de la QVT. Explications.

L’analytique RH valorise l’humain

En 2017, l’IBET, système de mesure du bien-être au travail, chiffrait le coût global du mal-être au travail à hauteur de 12 600 € par an par salarié. Non seulement source d’un coût financier non négligeable, l’impact négatif d’une QVT insatisfaisante risque de s’amplifier sur les années à venir. En effet, les tendances RH actuelles montrent que l’expérience collaborateur gagne en importance pour les salariés et influent davantage sur le choix d’employeur de certains candidats. 

Avis aux décideurs, mettre l’informatique décisionnelle au service du bien-être au travail implique de sortir d’une vision ROIste uniquement centrée sur les résultats de l’activité de l’entreprise. Car une approche multidimensionnelle de la performance incorpore des facteurs liés à l’humain, comme par exemple le taux d’absentéisme. La data visualisation, issue de cette approche, contextualise à une diversité d’enjeux RH :  

• la sortie du télétravail à venir,
• l’efficacité des méthodes agiles, 
• les opportunités de reskilling et d’upskilling, 
• les nouvelles compétences techniques requises,
• les perspectives de progression de carrière pour les salariés,
• la parité et l’inclusion au travers des strates de l’organisation,
• et les risques psychosociaux. 

La première raison du mal-être au travail identifiée par l’IBET est la mauvaise organisation du travail. Rappelons que la QVT se traduit également par le fait de pouvoir faire son travail dans de bonnes conditions, aussi bien physiques que sociales, psychologiques et relationnelles. Voici quelques-unes des notions encore trop en retrait dans le traditionnel reporting excel RH : la masse de travail et son organisation, les relations entre managers et les “managés” et le dialogue social. Si ces facteurs sont souvent évoqués de manière informelle, ils apparaissent peu dans une vision ROIste de la fonction RH.

Avec quelles données mesurer la QVT ? 

Pour que Business Intelligence et politique RH puissent se rejoindre, encore faut-il sélectionner les bonnes données. Appliquer l’informatique décisionnelle au bien-être au travail implique de croiser les différentes sources d’informations : le SIRH, la paie, le logiciel de temps et de présence et bien d’autres encore. Même s’il reste chiffré, le reporting excel d’un travail d’analytique RH inclut à la fois les données financières et des informations de type qualitatif, comme une série de retours d’expérience des salariés récolté par la diffusion d’un questionnaire interne. Ainsi, les informations précises, pertinentes et fiables sur lesquelles se base l’analytique RH fonctionnent de concert avec l’expertise des experts des ressources humaines et de la transformation.

À quelles données faut-il s’intéresser pour vous renseigner sur l’efficacité de votre QVT ? 

• les démissions et les ruptures conventionnelles,
• le taux de maladies professionnelles et d’accidents du travail,
• les absences courtes et prolongées,
• la fréquence des preuves de désengagement sur l’année, 
• le détail de la masse salariale : âge, sexe, lieu de vie, pôle d’activité, etc.

Résoudre l’absentéisme à l’aide de l’analytique RH

L’analytique RH détecte la source et les facteurs aggravants d’un mal-être au travail par la mise en commun de plusieurs données d’apparence disparates. Prenons l’exemple de l’absentéisme qui se remarque par un volume chiffrable : jours d’absence, fréquence des absences, groupements par périodes de l’année, etc. Mis en relation avec la masse salariale, la problématique gagne tout de suite en contraste, car c’est la proportion par rapport au nombre total de salariés qui vous donnera une idée de l’ampleur du problème. Vous observez un taux d’absentéisme croissant au sein de votre entreprise ? Avez-vous pensé aux facteurs suivants : 

• Est-ce le nombre de salariés absents ou le nombre de jours d’absence qui a augmenté ?
• Quelle est la progression de la durée moyenne des absences ? 
• À quel moment de l’année notez-vous le taux d’absentéisme le plus élevé ? Identifiez-vous des périodes particulières ? 
• Les absences sont-elles liées à une période de travail intense ou une unité de travail ? 

Adopter le bon outil pour collecter l’ensemble de vos données RH

L’offre d’outils d’analytique RH s’est étoffée et améliorée, à commencer par un fonctionnement plus intuitif et facile d’intégration dans le quotidien des salariés. La première chose pour choisir le bon outil pour votre organisation sera d’évaluer le niveau d’appétence et d’adoption des salariés par rapport aux outils numériques. Une entreprise qui utilise déjà des interfaces de gestion de données pour le reste de son activité aura plus de chance de convaincre ses collaborateurs de numériser les processus RH du quotidien tels que la demande de congés. L’informatique décisionnelle et la data visualisation aident à contextualiser les problématiques de ressources humaines pour mieux les piloter. Dans la lignée de la Business Intelligence, l’analytique RH aide à objectiver de manière concrète les efforts de QVT et à les inscrire dans la stratégie globale de l’entreprise. Attention, l’analytique RH informe les actions des RH, mais reste un outil au service de la mise en valeur de l’humain au cœur de l’organisation.

Une démarche data-driven* n’équivaut pas seulement à un gain de performance pour l’entreprise qui l’adopte, elle a d’autres atout à faire valoir, tels que l’amélioration de l’expérience collaborateurs. Comment ? En analysant en profondeur les données de l’entreprise, nous sommes davantage en mesure de répondre aux questions et problématiques qui se posent. L’examen des informations révèle des tendances de fond susceptibles d’impacter l’évolution du secteur et de son marché de talents. L’analyse des données amène ainsi à créer un reporting RH à destination des décideurs. Dans ce processus, le data management (il s’agit du fait d’intégrer, de stocker, de gérer et de traiter la donnée) intervient comme garant de la cohérence et de la pérennité des informations. Grâce à l’analyse des données RH, la performance RH n’en est que meilleur et surtout, le capital humain de l’entreprise peut désormais être valorisé.

La data analyse au service du capital humain de l’entreprise

Embarquée dans la performance de l’entreprise, la data analyse révèle les liens qui se tissent entre le capital humain et la Business Intelligence. À l’ère de la transformation numérique menée au pas de course, l’un ne peut se passer de l’autre. Ce lien est directement visible sur le tableau de bord RH, capable de mêler facteurs humains et données collectées en masse. 

D’une part, les qualités de la collecte et du traitement des données permettent de renforcer et prouver l’efficacité des politiques RH. Ainsi, la data analyse apporte un soutien aux ressources humaines en appuyant le positionnement de ces dernières comme prescriptrices des stratégies de gestion du capital humain de l’entreprise. Elle permet donc aux RH de devenir les acteurs concrets de la transformation numérique de leur organisation. 

D’autre part, la data analyse peut venir concrétiser une vision future du travail au sein de l’entreprise à la fois génératrice d’une expérience collaborateur positive et de chiffre d’affaires. L’entreprise peut alors articuler les données révélatrices du plein potentiel de son capital humain vers une vision ROIste du bonheur au travail. Ainsi, les décisions prises en ce sens seront perçues par le reste des décideurs comme des investissements et non des mesures de saupoudrage. La data analyse confère aux DRH une autorité les plaçant à la table des décideurs, et ce, sur la durée.

Comment la data analyse renseigne-t-elle la politique RH ?

La data analyse dessine une image granulaire des enjeux humains de l’entreprise rendue par des reportings ou en s’affichant sur un tableau de bord RH rendu lisible par la data visualisation (une méthode pour communiquer les donnés de manière graphique). Ces “prises de vue” à un instant T ou sur une période délimitée informent la démarche RH dans la gestion du vivier de talents au sein de l’organisation. Absentéisme, départs à la retraite, activité partielle, désir de mobilité des salariés, télétravail, tous ces enjeux peuvent être sujets à une approche basée sur la data analyse. Par la présentation d’informations rationalisées et cohérentes, les ressources humaines passent d’une fonction support incomprise à un levier de performance quantifiable. 

En tirant les conclusions d’un reporting RH détaillé, des stratégies anticipatives ou correctives concrètes et quantifiables peuvent être exposées aux dirigeants. Voici un florilège de missions RH liées au capital humain de l’entreprise qui peuvent faire l’objet de data analyse : 

• la mise à jour des critères de performance,
• l’anticipation des recrutements face aux départs prévus ou imprévus,
• un meilleur sourcing de talents grâce au ciblage salarial ou géographique des offres,
• la gestion des populations vieillissantes dans l’entreprise,
• la gestion de la masse salariale dans le cadre de la crise sanitaire : l’activité partielle, le télétravail, les plans de reclassement des postes et la reprise du présentiel,
• l’identification d’éventuels biais au sein de l’entreprise pour contribuer à remplir les objectifs de la parité et d’inclusion, 
• la détection des tendances à l’absentéisme, 
• la mise en évidence des tendances de désengagement et de départs,
• la rétention de talent en proposant une formation complémentaire, une évolution de carrière, des avantages ou encore une augmentation à un salarié sur le départ, 
• la mise en lumière des leviers de motivation et l’identification des périodes pendant lesquelles celle-ci est accrue.

Remettre la data analyse dans un contexte de reporting RH

La data analyse appuie l’investissement dans le capital humain duquel sont responsables les RH. Elle ne peut en aucun cas faire cavalier seul et doit être couplée avec l’expérience des RH. Après tout, ce sont eux et elles qui détiennent la véritable expertise du capital humain de l’entreprise et notamment les softs skills essentiels à la mise en pratique des décisions. Un reporting RH peut nous en apprendre beaucoup, mais il ne remplace pas les échanges humains entre les diverses parties prenantes de l’organisation et les collaborateurs. Car c’est à la croisée de la transformation des entreprises et du capital humain que la data analyse prend tout son sens. 

(*) data-driven qualifie une approche stratégique d’entreprise orientée par la récolte, l’analyse et la visualisation de la donnée.