MyReport, la solution de reporting et de data visualisation

MyReport, c’est la solution de Business Intelligence dédiée aux directions métiers des PME et des ETI, qui répond aux exigences des différents services métiers en apportant une solution de reporting et de data visualisation complète et simple d’utilisation.

Si la solution donne toutes les cartes en main pour produire des reportings et des tableaux de bord visuels intégrés à Excel ou dans le Web, les projets de dataviz et de reporting s’appréhendent différemment. En effet, les enjeux et objectifs ne sont pas les mêmes. Découvrons ici les étapes d’un projet de data visualisation avec MyReport.

Déployer un projet de data visualisation en 5 étapes

Etape 1 : Concevoir sa data storytelling pour engager les collaborateurs

Grâce à la data visualisation, les équipes accèdent aux données qui leur sont partagées, n’importe quand et sur n’importe quel support. Elles peuvent ainsi découvrir en temps réel les KPIs qui sont à leur disposition et se concentrer sur les priorités. Ainsi, la dataviz permet de raconter une histoire et d’engager votre auditoire lors du partage des données.

Cependant, pour que les équipes adhèrent et consultent durablement ces indicateurs, nous recommandons de les construire dans une démarche de data storytelling. Il s’agit de penser, en amont de la mise en place, au message que l’on souhaite faire passer et des outils, ici les graphiques, qui permettront d’y parvenir.

MyReport – Tableau de bord commercial – data visualisation

Les consultants de Report One et de notre réseau d’intégrateurs ont développé un réel savoir-faire pour accompagner nos clients dans la mise en place de ces scenarii et pour mettre en valeur les données adéquates à la stratégie de l’entreprise.

Etape 2 : Récupérer les données stratégiques

C’est le processus de data preparation. Avec MyReport, vous pouvez connecter votre solution à toutes vos sources de données, logicielles, web ou issues de fichiers plats. Une fois que vos données (corporate ou externes) sont collectées, créez vos modélisations (budgets, prévisions, objectifs…) en sélectionnant les données utiles pour la création des KPIs. Chez Report One, nous préconisons de distinguer les modèles dédiés au reporting et à l’analyse de ceux dédiés à la data visualisation et à la restitution dans le Web pour maintenir des modèles lisibles et durables en garantissant des temps de réponse adaptés. Le module Data, intégré à la suite MyReport, permet de réaliser ces modélisations par de simples glisser déposer.

Etape 3 : Créer des tableaux de bord en toute autonomie

Vient ensuite la conception de vos tableaux de bord. Avec la suite MyReport, elle se fait dans un module dédié : le Page. Vous allez créer des tableaux de bord pour représenter les KPI sous formes graphiques (jauges, histogrammes, courbes…) ou tabulaires. Pour impliquer le lecteur, vous pouvez choisir de rendre ces tableaux interactifs et modifiables en temps réel grâce à l’utilisation de filtres, du drill down etc. Vous pouvez également personnaliser vos tableaux en fonction de la charte graphique de votre entreprise et tout cela dans un format responsive design.

Vous n’avez plus de limite dans la création, la conception des tableaux de bord se fait en toute autonomie par de simples glisser déposer. La fonctionnalité de prévisualisation vous permet de vous assurer de la bonne restitution et du respect du data storytelling.

Etape 4 : Partager vos indicateurs de performance

L’un des avantages de la data visualisation est de pouvoir partager facilement vos KPIs à la bonne personne, au bon moment. Avec MyReport, les lecteurs ont accès à leurs tableaux de bord en ligne depuis tous les devices (mobile, tablette, PC), à tout moment. La connexion est sécurisée et l’accès par utilisateur contrôlé, selon les droits définis par le manager ou la DSI.

Ainsi chaque membre d’une équipe pourra accéder aux données qui le concernent et qui lui permettent de poursuivre son activité en fonction de données fiables et à jour.

Etape 5 : Piloter et partager ses indicateurs pour faciliter la prise de décision

A travers un projet de data visualisation avec MyReport, vous pouvez partager la stratégie de votre entreprise à partir de KPIs précis et donner de la visibilité sur les performances d’un service ou d’une activité. Vos tableaux de bord, visuels et percutants, vous permettent de communiquer et de décider de manière plus efficace.

Le croisement des données de l’entreprise, rendu possible grâce la phase de data préparation, favorise l’obtention d’une vue globale et permet une meilleure compréhension des répercussions de telle ou telle décision sur le plan d’action des équipes opérationnelles.

En résumé

La dataviz est un support quotidien de la performance des processus métier. Elle permet de mesurer et valoriser les actions de l’entreprise afin de mieux les maîtriser et les piloter. Les décideurs peuvent concevoir et piloter selon les priorités et chaque collaborateur a accès en temps réel aux indicateurs de pilotage de son activité.

Grâce à MyReport vous allez pouvoir partager la bonne donnée, au bon moment à la bonne personne !

Vous souhaitez en savoir plus sur l’offre de data visualisation MyReport et sur la mise en place d’un projet de data visualisation, contactez nos équipes.

La data visualisation par MyReport

Découvrez la data visualisation par Report One dans cette vidéo.

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Disposez-vous des bons outils pour piloter votre entreprise ?

C’est devenu un enjeu majeur en ce début, bien amorcé, de XXI° siècle : la data est partout ! Qu’il s’agisse de l’individu, pourvoyeur de données comportementales en échange d’usages plus ou moins gratuits, ou de l’entreprise dans un environnement concurrentiel qui tend à se mondialiser : maîtriser ses données constitue une démarche indispensable. Si les gouvernements réagissent et légifèrent (avec le RGPD en Europe, mais ce mouvement existe partout même aux USA), comment s’y prendre en entreprise ? Les offres foisonnent, mettent en avant leurs spécialités, leurs concepts, leurs “big data”, “data visualisation”, “data science”, “data management”, etc… Comment s’y retrouver afin de piloter votre entreprise?

Les grandes entreprises (surtout celles du B2C), sont, à coup sûr, les précurseurs de nouveaux usages mais qu’en est-il des PME ? Elles sont souvent confrontées à la complexité d’outils conçus pour les précurseurs et pas toujours adaptés à leurs contraintes…

Les éditeurs de solutions métiers, d’ERP, ont réagi afin de leur fournir des solutions packagées pour le reporting ou le pilotage mais s’avèrent trop souvent peu ouvertes, et au final, adaptées aux besoins de pilotage de l’entreprise. Qui plus est, la multiplicité des outils opérationnels avec chacun son “BI” embarqué entraîne la multiplicité des outils de reporting et de pilotage…

Piloter votre entreprise avec quoi ? 

Revenons aux fondamentaux : piloter, c’est maîtriser sa progression, son comportement, être attentif, alerté, averti, capable d’anticiper mais aussi de réagir immédiatement aux dérives. Comme le conducteur de voiture que vous êtes, vous avez besoins d’un tableau de bord : il comporte vos indicateurs essentiels, des indicateurs secondaires et les quelques points d’alerte qui doivent vous permettre de réagir en cas de danger ou de dérive. A l’instar du reporting, plutôt détaillé et tourné vers le passé, qui explique une situation, le tableau de bord est tourné vers l’avenir plus ou moins proche (imaginez que votre voiture vous donne votre vitesse d’il y a 10 mn !).

Certes, piloter une entreprise, ce n’est pas aussi simple que de piloter sa voiture. Mais si l’on continue sur ce terrain, si les constructeurs automobiles font tous leurs efforts pour vous fournir des assistants, vous les avez, vous aussi : ce sont vos collaborateurs. Chacun dans leur spécialité (la finance, la gestion, la production, le commerce ou le marketing…), ils ont aussi besoin de leurs propres indicateurs. Et c’est là tout l’enjeu !

Le tableau de bord pour tous les métiers et tous les collaborateurs !

Le tableau de bord est donc avant tout opérationnel. Il est simple à lire, doit entraîner la prise de décision et alerter, en temps réel (un temps réel en réalité adapté au métier. Le “temps réel” du Directeur Financier n’est pas le temps réel du Directeur Commercial).

Afin de piloter votre entreprise au mieux, il y a trois enjeux dans la construction d’un bon tableau de bord

1er enjeu : que veut on piloter ?

C’est la première démarche à mener : quels sont les indicateurs qui me permettent de piloter mon activité ? Indicateurs de résultat (un chiffre d’affaires, une marge) ou de performance (le CA comparé à l’objectif, le ratio de masse salariale sur CA, le taux de rebuts de telle chaîne de production…). Il y en a beaucoup ? Priorisez ou répartissez-les auprès de vos collaborateurs. La priorisation est souvent également une affaire de contexte, de conjoncture.

Vous devrez également choisir quel type de représentation est le plus approprié : Une jauge ? Un chiffre en rouge ? Un camembert ? Un histogramme ? Votre indicateur doit être lisible et rapidement compris. Les activités commerciales sont souvent en première ligne de ce type de démarche : ils pilotent non seulement des indicateurs financiers ou économies (le CA) mais également des données de processus, reflets de leurs activités : un nombre de rendez-vous, d’affaires gagnées ou perdues…

Le tableau de bord, non content de servir aux besoins de pilotage est également un outil de référence et de partage avec vos collaborateurs. Le tableau de bord est une bonne opportunité de matérialiser les indicateurs de votre stratégie ou de vos tactiques auprès de vos collaborateurs, mais également de les aider à progresser et à atteindre les objectifs que vous leur fixez.

2ème enjeu : la donnée préparée

De la définition précise de vos indicateurs découle le moyen de les calculer.

C’est là que l’entrepôt de données prend toute sa valeur. D’entrepôt “passif”, contenant les données du reporting, il devient “actif” dès lors qu’il contient les données permettant à chacun la prise de décision opérationnelle. La fréquence d’actualisation des données passées augmente et l’entrepôt s’enrichit des données futures (budgets, prévisions, re-prévisions…)

Vous ne pourrez donc éviter l’indispensable nécessité d’automatiser ce processus de préparation. Extraire, transformer et stocker l’information constituent les étapes fondamentales de ce processus, dont le cycle de rafraîchissement doit être adapté aux besoins des métiers.

Trop d’entreprises sont encore confrontées à cette gestion manuelle génératrice d’erreurs, de temps non valorisés voire jugés improductifs…

3ème enjeu : la donnée capitalisée, publiée et partagée

Alors que cet entrepôt, qui contient vos données de gestion, celle de vos clients, de vos activités constitue la base de référence qui vous permet de comprendre pour réagir et décider. Le partage constitue, dans ce domaine, un avantage essentiel : non seulement car il permet de développer la transversalité (entre les RH, le contrôle de gestion, le département commercial, etc…), qu’il véhicule des références sur lesquelles s’appuyer, mais qu’aussi et surtout, il permet de supprimer le doute dans lequel collaborent encore trop d’entreprises.

La BI, ensemble intégré d’outils pour accompagner la maitrise de vos données et de vos processus métier

C’est donc bien avec des solutions de business intelligence que vous pouvez mettre en œuvre vos tableaux de bord opérationnels, basés sur une donnée préparée, unique, référentielle et partageable.  Attention donc à bien envisager de disposer de tous les contours fonctionnels indispensables.

Vous aurez besoin, non seulement de bâtir vos tableaux de bord et vos reportings, mais aussi de construire votre entrepôt (extraire les données, calculer vos indicateurs, gérer les vocabulaires et les définitions) mais aussi administrer les collaborateurs, leurs droits d’accès, leurs moyens de partage.

Mais vos collaborateurs auront aussi besoin d’outils simples, intuitifs et faciles à prendre en main pour comprendre ces données, les mettre en forme et partager leurs reportings et leurs tableaux de bord.

C’est bien ce que nous proposons avec MyReport. Mais ce n’est pas qu’une question d’outillage. Votre volonté d’entamer cette démarche, ou de la poursuivre pour aller plus avant est essentielle. C’est bien à vous, manager, décideur, de faire le premier pas pour piloter votre entreprise! 

Aujourd’hui une majorité de PME peine à exploiter efficacement les données à leur disposition par manque de temps, de main-d’œuvre et de ressources. Ainsi l’entreprise est souvent équipée d’un logiciel comptable mais rarement d’une solution qui lui permet de faire ses reportings et l’analyse de ses performances.

C’est pourtant la business intelligence qui permet aux directeurs de prendre des décisions stratégiques de manière pragmatique.

Pour gagner du temps, les PME ont besoin que ces solutions soient peu onéreuses et qu’elles s’adaptent facilement et rapidement aux logiciels déjà utilisés dans l’entreprise.

MyReport contient l’essentiel pour se connecter à votre logiciel comptable

Pour vous faciliter la vie, en complément des fonctionnalités clés de nos solutions, MyReport contient tout ce qu’il faut pour assurer le reporting des logiciels de Paie, de Comptabilité et de Gescoms édités par les acteurs clés du marché.

En effet, à titre d’exemple, quelle que soit votre version de Sage (l7 ou 100) MyReport inclut une modélisation permettant de faire le lien et de mettre en place des états automatisés et efficaces. Nous proposons ainsi aux utilisateurs de Sage de disposer d’ un produit clé en main, qui s’installe simplement, avec un grand nombre de tableaux de restitution déjà réalisés en amont. L’implantation de la solution d’analyse MyReport est donc facilitée , la modélisation étant déjà faite.

Dans cette modélisation se trouvent notamment, des feuilles de budgets et de forecasts. Vous pouvez ainsi comparer vos objectifs à votre réalisé de manière automatisée et industrialisée. Ajoutons que les modélisations, parmi lesquelles on peut trouver l’indicateur Égalité Homme/Femme, sont accompagnées d’une centaine d’états, contenant entre autres la BDES.

MyReport est indépendante et évolutive, c’est pourquoi, nous ne sommes dépendants d’aucun éditeur de logiciel et garderons toute notre valeur ajoutée, même si vous changez de logiciels métiers ou si souhaitez ajouter de nouvelles sources de données pour alimenter vos reportings. MyReport est une solution de BI clé en main pour idéale pour votre PME.

Vos tableaux de bord et reportings sont établis. Il est maintenant temps de les diffuser et de les partager ! Le module MyReport Messenger de la suite logicielle MyReport permet la diffusion des rapports créés avec MyReport Builder et de partager la bonne information aux bons collaborateurs au bon moment.

Pourquoi utiliser MyReport Messenger ?

• Pour pouvoir réagir au bon moment : programmez des alertes qui vous avertiront des dépassements budgétaires, d’une baisse dangereuse des stocks, d’un écart trop important sur les objectifs…
• Pour gagner du temps : plus besoin de passer du temps à mettre à jour des tableaux et à envoyer des e-mails, plus besoin de rappels en cas d’oubli. Les envois sont programmés, et l’information est transmise automatiquement.
• Pour envoyer des reportings précis, adaptés aux destinataires : le collaborateur reçoit des tableaux qui tiennent compte de ses droits sur les données (service, secteur géographique…).
• Pour envoyer des reportings et des tableaux de bord en masse : communication avec des filiales en France ou à l’étranger, avec un réseau de distribution, entre un fabricant ou négociant et ses détaillants…

6 fonctionnalités clés de MyReport Messenger

1. L’organisation des diffusions

Une vraie force de MyReport Messenger est sa capacité à couvrir tout le spectre décisionnel de l’entreprise à travers l’organisation des diffusions. Vous allez pouvoir au travers de dossiers et sous-dossiers organiser les diffusions de tout votre système décisionnel.

2. Aussi simple qu’un mail

A travers son ergonomie, l’outil à la capacité d’envoyer des rapports de reporting et de pilotage aussi simplement que lorsque vous rédigez un mail. L’interface a été pensée pour ressembler à celle d’un de la rédaction d’un mail classique : un expéditeur, un ou plusieurs destinataires, un objet, un contenu, des fichiers joints… Cela permet de diffuser en masse et de façon automatique des rapports de suivi de pilotage ou de reporting.

3. Centralisation sur One Drive

MyReport s’intègre à Office 365 et s’en sert soit de support de centralisation des rapports soit de sources de données pour diffuser des rapports.

4. Droits sur les données paramétrables

A chaque fois que vous diffusez des rapports, vous définissez de façon très simple à travers deux listes déroulantes, le format du fichier que vous voulez diffuser, et les données que vous allez intégrer dans ces rapports, de manière aussi simple que le choix d’une liste déroulante. Vous avez toute la puissance de MyReport Messenger accessible très simplement.

5. Diffusion de tout type de fichiers

Au-delà des fichiers Excel, vous pouvez envoyer en plus de votre rapport une note explicative de navigation au format PDF, ou un document Word explicatif, etc…

6. Diffusion sur alertes

Une autre fonctionnalité clé est la capacité de MyReport Messenger à diffuser des rapports sur alertes, en fonction de l’atteinte de seuil sur des indicateurs que vous avez définis. Cela permet de diffuser vos rapports aux bonnes personnes, au bon moment et avec une bonne donnée. Cela constitue une grande valeur ajoutée à cet outil de diffusion.

MyReport Messenger est donc un module essentiel de la suite de Business Intelligence MyReport. Grâce à une interface intuitive, une planification aisée des tâches, et une gestion optimisée des droits, vous pourrez diffuser vos rapports facilement et rapidement aux personnes concernées.

MyReport, la solution de BI adaptée pour les PME

Découvrez en vidéo, comment la solution MyReport peut changer votre entreprise

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Le module MyReport Data de la suite logicielle MyReport est un outil ETL permettant l’extraction, la transformation et le chargement de données. Nous vous présentons dans cet article ses fonctionnalités clés.

L’organisation du projet

L’organisation du projet vous permet de structurer votre projet décisionnel de façon totalement exhaustive. Vous allez pouvoir vous connecter à de nombreuses sources de données quelles qu’elles soient : des données locales (bases de données, fichiers csv, fichiers Excel), des données hébergées comme Google Analytics, Salesforce, Google AdWords, du Big Data comme Hadoop, des données non structurées comme Facebook ou Twitter… Avec MyReport Data, vous allez pouvoir vous connecter à toutes les sources de données de votre entreprise.

La gestion multi société

Vous allez pouvoir exploiter et consolider des données de façon très simple à l’aide de la consolidation de connexion. Par exemple, si vous avez les bases de données de chaque filiale indépendante de l’entreprise, par exemple par pays ou par région, il vous suffit de déclarer chacune des régions et automatiquement MyReport Data va consolider l’ensemble des bases de données.

Modélisation par glisser déposer

A travers des glisser-déposer, des cases à cocher, des simples clics, vous pouvez administrer votre système décisionnel. Par exemple, nous avons un client qui exploite MyReport Data à 80% pour son usage interne de contrôle de données, qui est le contrôle de son système d’information. Il va vérifier que son système d’information est cohérent et intègre MyReport Data. 20% de son exploitation va servir pour les utilisateurs finaux à des fins décisionnelles. MyReport Data a vraiment cette capacité de façon très simple à faire des choses très poussées dans l’administration du système d’information.

Dictionnaire sémantique dynamique

Par exemple, vous avez un champ qui va être utilisé dans quatre modèles différents. Si vous renommez ce champ dans le modèle 1, il va automatiquement être intégré au dictionnaire sémantique et répercuté sur l’ensemble des modèles afin de s’assurer que la modification sémantique qui a été faite sur un modèle va être répercuté sur les autres modèles. Vous avez ainsi la garantie d’avoir un système décisionnel qui est homogène à travers tous les métiers ou tous les modèles que vous fournissez à vos utilisateurs finaux.

La qualité des données

Il y a toute une batterie de fonctions dans MyReport Data qui vont vous permettre de contrôler le fond et la forme des données. Dans l’exemple ci-dessous, le but est de s’assurer qu’un téléphone portable commence bien par un 06 ou un 07 et qu’il contient bien 10 caractères.

Au niveau du fond, on veut vérifier que l’ensemble des données d’un champ correspond par exemple à un référentiel de données, et définir à chaque fois pour chacun de ces contrôles quelle est l’action à opérer : soit mettre une valeur par défaut et mettre un avertissement, soit ne pas intégrer la valeur et générer ainsi une erreur et alerter l’administrateur et l’utilisateur final. Ces ensembles d’outils vont permettre d’assurer la qualité des données de l’entrepôt.

Assistant de conception

Tout au long de l’administration et de la réalisation de votre système d’information, vous allez avoir des assistants, qui vous alerterons sur le fait que tel modèle ne peut pas avoir tel nom, que tel chargement n’a pas été configuré correctement, que telle transformation à un problème dans sa syntaxe etc… Ces assistants de conception vont vous accompagner pour avoir un entrepôt le plus optimisé possible.

Les modèles parents

Quand vous avez des filiales, ou que vous êtes distributeur, vous voulez distribuer votre modélisation et donc capitaliser sur ce que vous avez réalisé. Vous allez modéliser votre système d’information, l’exporter pour reconstituer une modélisation parente et la distribuer. Tout l’intérêt de cette distribution est que le destinataire de cette modélisation va pouvoir exploiter ce que vous avez fait, en l’enrichissant : en ajoutant des champs s’il y a des champs personnalisés, des tables, s’il y a des tables supplémentaires de configuration qui ont été créés. Vous, en tant que distributeur ou maison mère, vous allez pouvoir enrichir le modèle parent, le redistribuer et les destinataires pourront conserver les modifications qu’ils auront faites. Donc ils vont bénéficier de l’évolution de la modélisation que vous avez faite tout en conservant la personnalisation de ce qu’ils auront fait sur les versions précédentes.

Parallélisation des chargements

C’est une conséquence de l’architecture 64 bits qui est mise en place dans MyReport Business Evolution. C’est la capacité à exploiter toutes les ressources proposées par la machine. En améliorant les ressources hardwares de l’application, ses temps de réponse seront automatiquement améliorées.

Si vous souhaitez découvrir un autre module de la suite logicielle MyReport, nous vous invitons à consulter notre article sur MyReport Builder.

Découvrez MyReport en 1 minute

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Toutes les entreprises sont amenées à comparer une multitude de données qui ne sont pas forcément structurées de la même manière, rendant l’exercice laborieux. MyReport, grâce à la fonctionnalité multi-report présente dans le Builder, permet de répondre à ce besoin en quelques clics. Illustration en images :

Dans cette vidéo, nous vous présentons le cas de Marc, dirigeant d’une PME, qui souhaite comparer le chiffre d’affaires réalisé par famille de produits avec le budget prévisionnel annuel.

En quelques clics avec MyReport Builder, il construit d’un côté son rapport lui permettant d’obtenir son chiffre d’affaires. Il crée un second rapport qui lui indique son budget prévisionnel.

Ces deux reports sont construits à partir de données :

• provenant de sources diverses
• qui ne sont pas de même nature
• avec des niveaux de granularité différents

A la vue de ces disparités, la comparaison de ces deux reports semble compliquée voire impossible.

Et non ! La fonctionnalité multi-report a été pensée pour répondre à ce problème !

En effet, elle permet de créer des reports qui ont pour sources de données d’autres rapports en les fusionnant. La fonctionnalité multi-report offre ainsi facilement la possibilité de comparer les données provenant de sources différentes.

En quelques clics, Marc associe les deux rapports et calcule très facilement l’écart entre budget et réalisé !

Les usages de la fonctionnalité multi-report sont multiples, pour comparer mais aussi pour associer des données provenant de sources multiples. Par exemple : le montant des factures dues par client provenant de la comptabilité avec le chiffre d’affaires par client provenant de la gestion commerciale.

Nos articles sur les fonctionnalités de MyReport vous intéressent ? N’hésitez pas à consulter celui sur la “Rupture”

La Business Intelligence décodée pour les PME

La Business Intelligence décodée pour les PME. La donnée au service de la performance de votre PMESaviez-vous comment font…

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