Disposez-vous des bons outils pour piloter votre entreprise ?

C’est devenu un enjeu majeur en ce début, bien amorcé, de XXI° siècle : la data est partout ! Qu’il s’agisse de l’individu, pourvoyeur de données comportementales en échange d’usages plus ou moins gratuits, ou de l’entreprise dans un environnement concurrentiel qui tend à se mondialiser : maîtriser ses données constitue une démarche indispensable. Si les gouvernements réagissent et légifèrent (avec le RGPD en Europe, mais ce mouvement existe partout même aux USA), comment s’y prendre en entreprise ? Les offres foisonnent, mettent en avant leurs spécialités, leurs concepts, leurs “big data”, “data visualisation”, “data science”, “data management”, etc… Comment s’y retrouver afin de piloter votre entreprise?

Les grandes entreprises (surtout celles du B2C), sont, à coup sûr, les précurseurs de nouveaux usages mais qu’en est-il des PME ? Elles sont souvent confrontées à la complexité d’outils conçus pour les précurseurs et pas toujours adaptés à leurs contraintes…

Les éditeurs de solutions métiers, d’ERP, ont réagi afin de leur fournir des solutions packagées pour le reporting ou le pilotage mais s’avèrent trop souvent peu ouvertes, et au final, adaptées aux besoins de pilotage de l’entreprise. Qui plus est, la multiplicité des outils opérationnels avec chacun son “BI” embarqué entraîne la multiplicité des outils de reporting et de pilotage…

Piloter votre entreprise avec quoi ? 

Revenons aux fondamentaux : piloter, c’est maîtriser sa progression, son comportement, être attentif, alerté, averti, capable d’anticiper mais aussi de réagir immédiatement aux dérives. Comme le conducteur de voiture que vous êtes, vous avez besoins d’un tableau de bord : il comporte vos indicateurs essentiels, des indicateurs secondaires et les quelques points d’alerte qui doivent vous permettre de réagir en cas de danger ou de dérive. A l’instar du reporting, plutôt détaillé et tourné vers le passé, qui explique une situation, le tableau de bord est tourné vers l’avenir plus ou moins proche (imaginez que votre voiture vous donne votre vitesse d’il y a 10 mn !).

Certes, piloter une entreprise, ce n’est pas aussi simple que de piloter sa voiture. Mais si l’on continue sur ce terrain, si les constructeurs automobiles font tous leurs efforts pour vous fournir des assistants, vous les avez, vous aussi : ce sont vos collaborateurs. Chacun dans leur spécialité (la finance, la gestion, la production, le commerce ou le marketing…), ils ont aussi besoin de leurs propres indicateurs. Et c’est là tout l’enjeu !

Le tableau de bord pour tous les métiers et tous les collaborateurs !

Le tableau de bord est donc avant tout opérationnel. Il est simple à lire, doit entraîner la prise de décision et alerter, en temps réel (un temps réel en réalité adapté au métier. Le “temps réel” du Directeur Financier n’est pas le temps réel du Directeur Commercial).

Afin de piloter votre entreprise au mieux, il y a trois enjeux dans la construction d’un bon tableau de bord

1er enjeu : que veut on piloter ?

C’est la première démarche à mener : quels sont les indicateurs qui me permettent de piloter mon activité ? Indicateurs de résultat (un chiffre d’affaires, une marge) ou de performance (le CA comparé à l’objectif, le ratio de masse salariale sur CA, le taux de rebuts de telle chaîne de production…). Il y en a beaucoup ? Priorisez ou répartissez-les auprès de vos collaborateurs. La priorisation est souvent également une affaire de contexte, de conjoncture.

Vous devrez également choisir quel type de représentation est le plus approprié : Une jauge ? Un chiffre en rouge ? Un camembert ? Un histogramme ? Votre indicateur doit être lisible et rapidement compris. Les activités commerciales sont souvent en première ligne de ce type de démarche : ils pilotent non seulement des indicateurs financiers ou économies (le CA) mais également des données de processus, reflets de leurs activités : un nombre de rendez-vous, d’affaires gagnées ou perdues…

Le tableau de bord, non content de servir aux besoins de pilotage est également un outil de référence et de partage avec vos collaborateurs. Le tableau de bord est une bonne opportunité de matérialiser les indicateurs de votre stratégie ou de vos tactiques auprès de vos collaborateurs, mais également de les aider à progresser et à atteindre les objectifs que vous leur fixez.

2ème enjeu : la donnée préparée

De la définition précise de vos indicateurs découle le moyen de les calculer.

C’est là que l’entrepôt de données prend toute sa valeur. D’entrepôt “passif”, contenant les données du reporting, il devient “actif” dès lors qu’il contient les données permettant à chacun la prise de décision opérationnelle. La fréquence d’actualisation des données passées augmente et l’entrepôt s’enrichit des données futures (budgets, prévisions, re-prévisions…)

Vous ne pourrez donc éviter l’indispensable nécessité d’automatiser ce processus de préparation. Extraire, transformer et stocker l’information constituent les étapes fondamentales de ce processus, dont le cycle de rafraîchissement doit être adapté aux besoins des métiers.

Trop d’entreprises sont encore confrontées à cette gestion manuelle génératrice d’erreurs, de temps non valorisés voire jugés improductifs…

3ème enjeu : la donnée capitalisée, publiée et partagée

Alors que cet entrepôt, qui contient vos données de gestion, celle de vos clients, de vos activités constitue la base de référence qui vous permet de comprendre pour réagir et décider. Le partage constitue, dans ce domaine, un avantage essentiel : non seulement car il permet de développer la transversalité (entre les RH, le contrôle de gestion, le département commercial, etc…), qu’il véhicule des références sur lesquelles s’appuyer, mais qu’aussi et surtout, il permet de supprimer le doute dans lequel collaborent encore trop d’entreprises.

La BI, ensemble intégré d’outils pour accompagner la maitrise de vos données et de vos processus métier

C’est donc bien avec des solutions de business intelligence que vous pouvez mettre en œuvre vos tableaux de bord opérationnels, basés sur une donnée préparée, unique, référentielle et partageable.  Attention donc à bien envisager de disposer de tous les contours fonctionnels indispensables.

Vous aurez besoin, non seulement de bâtir vos tableaux de bord et vos reportings, mais aussi de construire votre entrepôt (extraire les données, calculer vos indicateurs, gérer les vocabulaires et les définitions) mais aussi administrer les collaborateurs, leurs droits d’accès, leurs moyens de partage.

Mais vos collaborateurs auront aussi besoin d’outils simples, intuitifs et faciles à prendre en main pour comprendre ces données, les mettre en forme et partager leurs reportings et leurs tableaux de bord.

C’est bien ce que nous proposons avec MyReport. Mais ce n’est pas qu’une question d’outillage. Votre volonté d’entamer cette démarche, ou de la poursuivre pour aller plus avant est essentielle. C’est bien à vous, manager, décideur, de faire le premier pas pour piloter votre entreprise! 

Aujourd’hui une majorité de PME peine à exploiter efficacement les données à leur disposition par manque de temps, de main-d’œuvre et de ressources. Ainsi l’entreprise est souvent équipée d’un logiciel comptable mais rarement d’une solution qui lui permet de faire ses reportings et l’analyse de ses performances.

C’est pourtant la business intelligence qui permet aux directeurs de prendre des décisions stratégiques de manière pragmatique.

Pour gagner du temps, les PME ont besoin que ces solutions soient peu onéreuses et qu’elles s’adaptent facilement et rapidement aux logiciels déjà utilisés dans l’entreprise.

MyReport contient l’essentiel pour se connecter à votre logiciel comptable

Pour vous faciliter la vie, en complément des fonctionnalités clés de nos solutions, MyReport contient tout ce qu’il faut pour assurer le reporting des logiciels de Paie, de Comptabilité et de Gescoms édités par les acteurs clés du marché.

En effet, à titre d’exemple, quelle que soit votre version de Sage (l7 ou 100) MyReport inclut une modélisation permettant de faire le lien et de mettre en place des états automatisés et efficaces. Nous proposons ainsi aux utilisateurs de Sage de disposer d’ un produit clé en main, qui s’installe simplement, avec un grand nombre de tableaux de restitution déjà réalisés en amont. L’implantation de la solution d’analyse MyReport est donc facilitée , la modélisation étant déjà faite.

Dans cette modélisation se trouvent notamment, des feuilles de budgets et de forecasts. Vous pouvez ainsi comparer vos objectifs à votre réalisé de manière automatisée et industrialisée. Ajoutons que les modélisations, parmi lesquelles on peut trouver l’indicateur Égalité Homme/Femme, sont accompagnées d’une centaine d’états, contenant entre autres la BDES.

MyReport est indépendante et évolutive, c’est pourquoi, nous ne sommes dépendants d’aucun éditeur de logiciel et garderons toute notre valeur ajoutée, même si vous changez de logiciels métiers ou si souhaitez ajouter de nouvelles sources de données pour alimenter vos reportings. MyReport est une solution de BI clé en main pour idéale pour votre PME.

Piloter une PME, c’est savoir s’appuyer sur de nombreux indicateurs, sur des chiffres et des données qui proviennent de sources multiples et variées. C’est aussi savoir convaincre ses collaborateurs, ses partenaires que la stratégie engagée est la bonne, que les décisions prises sont pertinentes, et que l’ensemble des ressources de l’entreprise sont mobilisées pour atteindre les objectifs qui étaient fixés.

C’est pour faire face à ces enjeux qu’utiliser la data visualisation prend tout son sens, puisqu’elle permet de représenter graphiquement ou visuellement les données clés de la PME, de manière à en faciliter l’analyse et la compréhension.

La dataviz, en tant que partie intégrante du processus de Business Intelligence, joue un rôle essentiel dans la compréhension des données et dans leur communication.

Comprendre ses données pour prendre les bonnes décisions

Les PME font face chaque jour à une abondance et une accumulation de données. Plus le temps passe, plus les données collectées par les PME se multiplient et s’accumulent dans des fichiers dispersés, ce qui les rend inexploitables pour les personnes décisionnaires. L’augmentation rapide de la capacité à collecter des données n’a pas toujours été accompagnée de la capacité à les exploiter, les filtrer et les analyser. Si les données sont disponibles uniquement dans des tableaux interminables remplis de chiffres, elles deviennent illisibles et quasi inexploitables. Une mauvaise compréhension des données peut entraîner une mauvaise analyse, et donc des décisions managériales qui ne sont pas toujours adaptées à la situation.

En interne, l’ensemble des données financières et non financières dont les PME disposent fournissent des informations précieuses concernant la santé de l’entreprise et son fonctionnement. Le manque de représentation visuelle peut se traduire par une compréhension partielle de la situation, et par conséquent, par un biais d’analyse. Des tableaux comportant trop de chiffres sont très difficiles à interpréter, peuvent conduire à passer à côté d’une information majeure : un coût de production démesuré, la vente d’un produit qui décline, un ROI négatif …

En effet, la dataviz aide un dirigeant de PME à mieux comprendre les données, les résultats et la situation de l’entreprise. Elle permet de traiter simultanément une grande quantité d’informations, et en facilite la compréhension et l’analyse en fournissant un aperçu visuel. Les décisionnaires aux commandes d’une PME ont besoin de s’appuyer sur l’ensemble des données internes ou externes dont ils disposent pour prendre les mesures et les décisions nécessaires avant leurs concurrents. Les outils de data visualisation leur permettent donc d’appréhender des résultats de calculs complexes via des infographies, des graphiques ou des schémas, dans le but d’identifier les tendances et de comprendre les facteurs clés qui, autrement, prendraient plus de temps à traiter.

Assurer une bonne communication de ses données

Un autre enjeu pour le manager est d’assurer la bonne communication de ses consignes et des objectifs à atteindre. La communication interne est un facteur essentiel pour assurer la réussite d’une entreprise. Impliquer les collaborateurs et s’assurer de leur adhésion à la stratégie ou la vision de l’entreprise, c’est expliquer, argumenter, démontrer ce qui motive ces choix. Dans cette optique, la manière dont sont présentées les indicateurs joue un rôle clé dans l’interprétation des informations communiquées aux collaborateurs.

De la même manière, dirigeant de PME doit pouvoir témoigner de la bonne santé de son entreprise auprès des banques, des investisseurs, des partenaires… Pour cela, il doit avoir une vision claire de la situation afin de définir les indicateurs les plus pertinents pour étayer son discours et justifier sa stratégie. Il doit transmettre cette vision avec les informations adaptées, qui reflètent réellement la situation dans laquelle l’entreprise se trouve.

La Dataviz permet non seulement, une meilleure compréhension et une meilleure analyse des données, mais elle facilite et simplifie leur communication, à un public interne ou externe. Les outils de visualisation de données présentent les datas sous forme de représentations visuelles telles que des diagrammes, des graphiques, des cartes, des infographies et même des présentations de réalité virtuelle ou de réalité augmentée, offrant aux PME des supports de communication attrayants et didactiques.

En effet, les images et les visualisations graphiques de tous types ont un impact plus puissant sur leur public que des écrits ou des tableaux de données. Les formes visuelles sont plus facilement comprises et mémorisées et garantissent un impact fort.

Une meilleure communication et une meilleure analyse des données permettra donc aux dirigeants de PME d’identifier les indicateurs de performance clés (KPI) pour leur entreprise ou un service donné et de les piloter au quotidien. L’amélioration des performances tant financières qu’organisationnelles que les dirigeants peuvent en tirer les aidera également à obtenir un avantage concurrentiel sur les autres entreprises qui n’exploitent pas leurs données internes ou externes et ne s’appuient pas sur la data visualisation.

La data visualisation au service des enjeux des dirigeants de PME

Bien comprendre ses données et bien les communiquer à son écosystème est un levier indispensable pour assurer la croissance et la pérennité de l’entreprise. La dataviz est un allié de taille pour faciliter le pilotage d’une PME. Avec une lecture des indicateurs clés de l’entreprise facilitée, on est en mesure de prendre des décisions « data-driven », sur la base de données fiables. La prise de décision étant plus rapide, cela donne l’occasion aux décisionnaires d’opérer d’une manière plus agile, à l’écoute des opportunités, pour pouvoir se positionner sur un marché clé, proposer une nouvelle offre, un nouveau produit, d’une manière plus pertinente … et avant les autres. Il ne reste plus qu’à exploiter ses données avec la data visualisation !