A chaque échéance comptable ou fiscale, le scénario se répète : toute la direction financière se retrouve à courir après l’information auprès des équipes métiers. Demandes, relances, vérifications et rebouclages plombent leur emploi du temps et nuisent à la qualité des productions. Un sujet qui est à nouveau d’actualité en cette période d’établissement des budgets…

Mais le problème de la communication interne est loin d’être une fatalité, et la Business Intelligence semble apporter une réponse aussi concrète qu’accessible !

Les gestionnaires comptables et financiers ne consacreraient que 50% de leurs à l’analyse et au pilotage

Selon une étude réalisée par l’Institute of Management Accountants^[1] (organisation internationale de professionnels de la finance et de la comptabilité), près de 40% des gestionnaires estiment passer “plus de la moitié de leur temps à collecter, saisir et valider les données”. Ce qui les tient éloignés de l’essentiel : la production, l’analyse et le pilotage.

Mais le manque d’efficacité n’est pas le seul inconvénient d’un circuit de communication traditionnel structuré autour d’échanges par mail, par téléphone ou en réunion. Ce type de processus implique également des difficultés à fiabiliser et à tracer l’information, ainsi que d’éventuelles erreurs liées à des différences de langage (qualifications du chiffre d’affaires variées d’un service à l’autre par exemple).

La centralisation des données : une aubaine pour les fonctions finance

Là où la solution de Business Intelligence joue un rôle salvateur, c’est qu’elle s’impose comme référentiel unique au sein de l’organisation. Sous forme de logiciel ou de plateforme Saas, elle va collecter la donnée à partir de tous les outils internes, automatiquement et en direct.

La donnée, une fois entrée dans un outil métier quelque part dans l’entreprise, est immédiatement remontée et structurée au sein de la solution BI. L’information est fiable, traçable, et traduite dans le langage commun qui a été défini par la DAF.

Les fonctions financières et fiscales peuvent enfin s’émanciper du rôle de collecteur de données. Une aubaine pour les PME et les ETI qui travaillent avec des équipes réduites à l’emploi du temps bien rempli.

Redécouvrez la valeur ajoutée de vos experts du chiffre

Plus de temps et plus de sérénité pour la DAF, et c’est tout le potentiel de vos experts du chiffre qui se révèle. Les équipes peuvent enfin se consacrer à l’optimisation du pilotage comptable, s’assurer que l’entreprise paie la juste charge fiscale, et utiliser l’intelligence collective pour définir la meilleure stratégie.

Avec la BI, vos experts du chiffre ont un outil performant pour piloter l’activité et devenir de véritables Business Partners pour les opérationnels.

En un mot, la BI redonne toute leur agilité aux DAF des PME et des ETI pour collecter et structurer la donnée.

La Business Intelligence libère le potentiel des équipes financières. Pour découvrir tout ce que la BI peut apporter à votre DAF, n’hésitez pas à demander une démo de notre solution My Report.

Manque de temps, de moyens, de recul, d’analyse… Etablir son budget prévisionnel n’est pas une tâche aisée lorsqu’on gère une PME. Et si la clé, c’était de penser autrement ? De se tourner vers des solutions qui vous simplifient la tâche ?

Voici notre guide pour établir son budget en 5 étapes grâce à la Business Intelligence !

1. Estimez vos dépenses et recettes futures en exploitant votre capital data

La plupart des données nécessaires à l’établissement du budget, notamment historiques, sont déjà stockées et manipulées par vos collaborateurs quelque part dans l’entreprise. La difficulté, c’est de centraliser et d’unifier toutes ces informations.

Une solution de Business Intelligence, une fois installée, effectue automatiquement la collecte à partir de votre logiciel comptable, de vos fichiers Excel, de votre CRM et de tout autre source pertinente. C’est le meilleur moyen d’accéder à des chiffres fiables en continu.

2. Personnalisez votre budget en toute simplicité grâce à un outil accessible

Une fois toutes ces données centralisées, la solution de Business Intelligence vous offre une interface ergonomique pour visualiser et manipuler l’information.

Des fonctionnalités spécifiques vous permettent de paramétrer votre budget selon vos propres normes et besoins. Par ailleurs, vous pouvez facilement multiplier les essais et faire vivre en parallèle deux ou trois versions de votre budget.

3. Affinez vos prévisions en impliquant vos équipes autour d’un référentiel unique

Pour un budget précis et pertinent, il est capital d’impliquer les bonnes personnes au sein de l’entreprise : de grosses ventes prévues qui boostent les revenus, un changement de fournisseur qui va tirer les prix vers le bas, une opération immobilière à fort impact fiscal ? Les opérationnels sont les mieux informés pour vous aider.

La solution de Business Intelligence fait office de référentiel unique et partagé. Tous les utilisateurs parlent le même langage et discutent au même endroit.

4. Maintenez un budget dynamique à l’aide de vos différentes sources de données

Les documents et reportings financiers passent par une multitude de versions avant d’arriver à leur mouture finale (si tant est qu’elle arrive). Le budget ne fait pas exception à la règle, loin de là.

Pour simplifier ce processus, la solution de Business Intelligence est connectée de manière dynamique à toutes les sources d’informations sous-jacentes. Si une information est modifiée par les équipes en arrière plan, elle fera directement évoluer le budget en conséquence.

5. Visualisez et partagez votre budget pour un déploiement réussi

Avec une solution de Business Intelligence, vous automatisez la phase de mise en forme. Vos reportings et votre budget ressortent automatiquement de manière graphique et visuelle. Idéal pour faire mettre en avant les bons indicateurs et pour échanger avec les différentes parties prenantes : décideurs, financiers, prêteurs…

Pour faciliter le partage de l’information, la restitution peut s’effectuer sous forme de simples fichiers Excel.

La Business Intelligence libère le potentiel des équipes financières et la planification budgétaire est un aspect parmi d’autres. Pour découvrir tout ce que la BI peut apporter à votre DAF, n’hésitez pas à demander une démo de notre solution MyReport.

Les équipes financières au sein des PME et des ETI le savent très bien. En phase d’expansion les collaborateurs sont déjà « à bloc ». Dans ce contexte, il est difficile d’obtenir des informations fiables en temps et en heure pour assurer le suivi financier, et il n’est pas aisé de fournir en retour aux opérationnels des indicateurs de pilotage digne de confiance. Alors, comment faire rimer croissance et agilité au sein des directions financières quand tout va trop vite ?

Les retraitements manuels : la bête noire des directions financières

Qui dit croissance, dit nouveaux clients, nouveaux produits, nouvelles offres. Et quand c’est nouveau… il faut souvent le faire à la main du côté de la direction financière. Or les retraitements manuels sont hautement chronophages, sources d’erreurs et d’oubli. Dans les reportings internes comme dans les comptes !

Avec la croissance, le volume de données augmente, la pertinence des analyses évolue et les opérationnels ont de nouvelles requêtes. Il faut rapidement adapter les tableaux de bord, les indicateurs et les reportings pour répondre à ces besoins. Bref, quand tout va bien, ça va souvent trop vite côté direction financière.

La Business Intelligence, une solution évolutive

Le challenge, ici, est de s’adapter à ce nouveau rythme sans déstabiliser tous les outils et les systèmes d’information internes sur lesquels est bâtis la croissance. Et c’est exactement ce que propose une solution de Business Intelligence.

Cette dernière vient extraire toute la donnée utile, depuis des logiciels internes ou des tableurs Excel. Elle trie ensuite l’information, la caractérise et la rend directement exploitable par la direction financière : pas d’effet de volume lié à la croissance.

La solution de Business Intelligence intervient comme une interface entre les outils métiers (sources de la donnée) et les équipes finances. Elles peuvent paramétrer leurs tableaux de bord avec sérénité, se débarrasser des tâches de compilation et de retraitement. Sans toucher à la donnée sous-jacente, il est alors possible de faire évoluer l’analyse financière, au même rythme que l’activité de l’entreprise.

Autonomie et prise d’initiative : la BI libère le potentiel de la DAF

Avec une solution aussi maniable et ergonomique, c’est tout le potentiel de la DAF qui est libéré. Chacun est libre de paramétrer ses indicateurs ou ses tableaux et de les faire vivre pour répondre aux nouveaux défis de l’entreprise. C’est un catalyseur d’initiatives.

Avec une agilité retrouvée, la DAF devient un acteur de la croissance à part entière.

Erganeo retrouve agilité et sérénité en pleine croissance grâce à MyReport.

Un problème ?

Erganeo est une société d’investissement qui finance la recherche en France. Créée en 2012, l’entreprise s’est rapidement développée et les outils métiers ne répondaient plus aux nouvelles exigences internes. Les équipes souhaitaient avoir davantage de visibilité et pouvoir créer des reportings pour optimiser le pilotage financier.

Une solution !

Avec MyReport, les équipes finances peuvent désormais associer des données provenant de diverses sources sans passer par de multiples extractions. Le logiciel comptable, l’ERP, le logiciel RH et le CRM sont tous reliés.

“Il n’y a rien de mieux qu’un logiciel de BI pour devenir une entreprise data-driven, piloter ses activités et accompagner le management d’une société.” Guillaume Beckerich – contrôleur de gestion

Le service financier a désormais un accès régulier à la donnée, fiable et sécurisée. MyReport permet de minimiser les tâches redondantes et récurrentes.

La DAF constate un gain de temps essentiel et peut répondre plus facilement à ses besoins et à ceux des équipes métiers.

L’exploitation des données au service d’une stratégie ou d’un gain de performance se démocratise à toute vitesse. Direction générale, DAF, ressources humaines ou encore services commerciaux prennent progressivement leur autonomie vis-à-vis de la DSI et peuvent désormais consulter et mettre en forme eux-mêmes des données essentielles à leur activité. Un nouveau rapport à l’information plus égalitaire mais qui pose une question cruciale : celle de la sécurité. Comment multiplier les accès sans multiplier les risques d’intrusions ou de faille ?

Choisir des outils conçus pour des usages décentralisés

La décentralisation de l’information et la démocratisation des accès ne peuvent être opérées à partir des mêmes outils qui servaient auparavant une gestion centralisée des données. Leur accessibilité, leur ergonomie mais aussi et surtout leur sécurité doivent être entièrement repensées pour répondre à ces nouveaux défis. La gestion des accès est donc une fonction-clé des solutions permettant des usages décentralisés. La DSI doit pouvoir déterminer à tout moment les droits d’accès de chacun, en fonction de son métier, son service et son statut hiérarchique, sur chaque flux de données. Un contrôle complet qui permet d’avoir une vision claire de la distribution de l’information au sein de l’entreprise et donc de prévenir toute faille de sécurité.

Cartographier les besoins

Pour définir avec précision les droits de chacun, un travail de cartographie des besoins devra être réalisé en amont. L’objectif sera alors de répondre à la question : qui peut accéder à quelle information pour quel usage ? Pour chaque flux de données, une liste précise d’utilisateurs autorisés à y accéder devra alors être établie. Une liste qui pourra facilement changer en fonction des évolutions stratégiques et des besoins exprimés ultérieurement par les métiers.

Développer une culture de la sécurité

En matière de sécurité, le maillon faible est le plus souvent le facteur humain. D’après une étude menée par IBM en 2018, l’erreur humaine et la négligence sont en effet les causes principales de 95% des brèches de cybersécurité. Une solution sécurisée sur le plan technique ne suffit donc pas à assurer une protection optimale des données. Une véritable culture de la sécurité doit être développée en interne par des formations, une action pédagogique de la DSI et la définition de processus adaptés au degré de sensibilité de chaque information. Il faut cependant noter que cette nécessité n’est pas exclusive aux architectures décentralisées. Que les données soient fournies au cas par cas par la DSI ou en libre-accès auprès des métiers, les risques d’une défaillance humaine sont en tout point identiques.

La démocratisation de l’accès aux données n’est ainsi pas synonyme de menace pour la sécurité des données mais simplement d’évolution dans leur mode de gestion. Le choix d’une solution adaptée permettant une gestion des accès extrêmement fine des accès apparaît comme le meilleur moyen de distribuer l’information tout en la controlant.

Démarrons cet article par un petit test : vous sentez-vous plus inspiré par le reporting à gauche ou le tableau de bord à droite ?

Les esprits cartésiens et les matheux se sentiront peut-être davantage attirés par la data brute – et donc le reporting. Mais la grande majorité d’entre vous ne sera pas forcément de cet avis.

Et c’est bien normal !

Force est de constater que lorsque la donnée est noyée parmi une multitude d’autres données dans un reporting, rares sont les collaborateurs à se sentir inspirés. Ils sont donc d’autant plus rares à utiliser ces reportings et à les exploiter.

Alors comment sensibiliser les collaborateurs à l’importance d’exploiter la donnée pour piloter leur activité ? Comment même leur donner envie d’utiliser ces données au quotidien et communiquer avec ?

La réponse est simple : il faut faire du beau. Il faut faire du ludique. Et il faut faire du présentable. Il faut donc faire… de la data visualisation !

La présentation des données : le critère N°1 pour sensibiliser les collaborateurs

On vient de le voir : la 1^ère impression est primordiale.

Imaginez : vous êtes en pleine présentation auprès de l’ensemble de votre équipe Commerce. Pour l’occasion, vous sortez le grand jeu : évolution du CA des deux dernières années, évolution des objectifs du CA vs CA réalisé, résultat des ventes par commercial, top 10 des meilleurs points de vente… le tout réalisé avec soin sous forme de tableaux Excel. Vous pensiez que vos équipes seraient captivées par cet incroyable reporting, seulement vous ne récoltez qu’un vilain « Il n’y a que des chiffres, on ne voit rien » de la part du Responsable région Ouest. Bref, votre reporting n’a pas convaincu.

La raison ? La présentation de vos données ! Certes, elles sont passionnantes, mais un amas de chiffres ne saurait trouver grâce auprès d’un public non aguerri aux gros reportings. Il faut donc impérativement s’adapter et les rendre plus attrayantes. Et rien de plus efficace que la data visualisation pour cela.

La data visualisation : c’est quoi concrètement ?

Aussi appelée dataviz, il s’agit d’une discipline (scientifique et artistique) permettant de représenter les données afin de mieux les comprendre. Elle permet de comprendre en très peu de temps, et à travers une représentation graphique, une masse d’information souvent complexe. C’est donc tout à fait ce qu’il nous faut pour notre fameuse réunion équipe Commerce : un beau tableau de bord clair et bien construit qui donne envie aux équipes de s’intéresser aux données présentées.

La data visualisation par MyReport

Découvrez la data visualisation par Report One dans cette vidéo.

Je découvre

Pas besoin d’être un as de la créa pour communiquer efficacement !

On vous rassure, la création d’un tableau de bord efficace ne requiert pas un Bac+3 en Design ou en Graphisme. Ce qui est important avant tout, c’est de savoir exactement quelle histoire vous voulez raconter avant de vous lancer. Pour cela, il vous faut passer par plusieurs étapes indispensables afin de définir clairement votre objectif. Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans cet article intitulé « Les bonnes pratiques pour concevoir des tableaux de bord impactants grâce à la dataviz ».

L’avantage du tableau de bord, c’est qu’il permet de présenter de façon visuelle des données qui, à l’état brut, ne sont pas forcément attractives. Grâce à des représentations graphiques telles que les diagrammes, les courbes et les camemberts, vous êtes sûrs de capter l’attention de votre public et vous pourrez faire passer les bonnes informations aux bonnes personnes.

C’est pour cela qu’être équipé d’un outil de data visualisation peut se révéler être un atout. Vous aurez à votre disposition tout un panel de représentations (graphiques, tableaux, KPI…) qui vous permettront de faire passer les bons messages. De plus, la mise en place d’alertes (en cas, par exemple, d’atteinte d’un objectif) ne rendra votre restitution que plus captivante.

Au-delà de ce type d’outils, pensez à vous appuyer sur votre service Marketing, qui peut constituer une base de templates que vous pourrez utiliser dès que nécessaire.

Evidemment, il n’y a pas que les tableaux de bord qui permettent de restituer vos données ! Si vous n’en avez que quelques-unes à présenter, sachez qu’il existe de nombreux sites web qui vous permettront de créer de belles infographies afin de présenter vos statistiques de façon visuelle et attractive.

Maintenant que vous avez saisi toute l’importance de présenter efficacement vos données, on vous propose de découvrir MyReport, notre outil de reporting qui comprend un module de data visualisation très simple d’utilisation.

Alors, vous attendez quoi pour vous lancer ?

Suite à la période de confinement, 62% des français voudront faire plus de télétravail après le confinement, d’après l’enquête Deskeo. Les raisons ? Gagner du temps dans les transports, pouvoir travailler au calme et s’organiser plus librement. Cependant près d’un français sur deux redoutent que son employeur s’y oppose par culture du présentéisme ou manque de confiance.  

La crise du covid-19 semble avoir renforcé un processus de démocratisation du télétravail déjà bien présent au sein des entreprises et rappelle l’enjeu crucial du management des équipes en télétravail. Comment bien manager vos collaborateurs à distance ? Quelles sont les clés pour rendre votre équipe de télétravailleurs performante tout en ayant confiance ?  

Manager votre équipe à distance est un challenge difficile à relever. En effet, comme toute équipe, ses membres ont besoin de communiquer et collaborer ensemble pour remplir les missions et objectifs que vous leur avez fixés. Cependant, la distance ne facilite pas les choses.  

Pourquoi manager une équipe à distance fait peur ? 

Manager son équipe en télétravail, cela fait peur à bon nombre de managers. En effet, vous devez faire face à différents enjeux :  

• Coordonner les salariés à distance 
• Partager l’information avec les salariés 
• Avoir confiance en votre équipe 

Ces problématiques traduisent le fait que le travail à distance peut être vécu par les managers comme une perte de contrôle sur le collaborateur et son travail et, qu’ils ont la sensation de perdre de l’emprise et de l’autorité sur le collaborateur. Or, dans le contexte du covid-19, les managers ayant leur équipe en télétravail ont eu l’obligation, sans y être préparés de manager avec confiance.  

Or, cela n’est pas évident pour tout le monde. Bon nombre de managers risquent d’exercer une pression excessive sur leurs collaborateurs par peur d’un manque de productivité de ces derniers. En effet, s’ils ne sont pas équipés d’outils spécifiques pour pouvoir piloter leurs équipes et en mesurer la performance, ils risquent de manager à l’aveugle. La vérité est connue de tous : on ne peut contrôler que ce que l’on mesure !

J’ai besoin de voir ce que font mes équipes 

Un des défis essentiels dans le management à distance des employés est de s’assurer qu’ils réalisent leur travail efficacement et dans le respect des plannings établis. Mais pour ce faire, le reporting à tout-va n’est pas la solution. Il faut trouver le juste équilibre entre ce qui est nécessaire pour gérer l’activité et ce qui pourrait être perçu comme du flicage. 

Depuis la période de confinement, de nouvelles solutions logicielles ont émergé, notamment celles permettant de maintenir un lien social entre les équipes. Au-delà des outils nécessaires permettant de digitaliser les échanges et réunions, le partage et le stockage des fichiers ou encore l’installation de réseau social d’entreprise, la mise en place de tableaux de bord décisionnels et de management est également stratégique pour l’entreprise dans un contexte de télétravail.

Mettre en place un système de pilotage permet d’être précis sur les tâches de chacun, les objectifs et les moyens qui permettront de juger de l’efficience. Une solution pour retrouver l’esprit tranquille !

Le tableau de bord managérial, quelles fonctions ?

Votre tableau de bord vous permettra de retranscrire les objectifs de votre service de manière chiffrée et visible par l’ensemble de vos collaborateurs. Vous pouvez créer des tableaux de bord présentant les objectifs attendus pour l’ensemble du service, mais aussi créer des tableaux de bord personnalisés pour chacun des salariés avec leurs objectifs et tâches personnels.  

Ce dashboard vous permettra d’évaluer la performance de l’équipe à distance. Vous avez besoin de voir ce que font vos équipes. La culture du résultat passe aussi par la mesure permanente de l’efficacité. Elle vous permettra d’anticiper et de vous aider à prendre de meilleures décisions.  

Vous êtes un manager commercial et vous souhaitez mettre en place différents indicateurs pour suivre l’activité de vos collaborateurs à distance ? Créez votre tableau de bord managérial avec les bons KPI’s. Suivez par exemple le nombre de rendez-vous pris par mois, le nombre de prospects appelés par semaine, le nombre d’affaires en cours et l’évolution du pipe de vos commerciaux.  

Faire de votre tableau de bord un outil de management 

Servez-vous de votre tableau de bord pour partager facilement l’information à votre équipe. Une des problématiques rencontrées avec le télétravail est le manque de communication au sein des équipes. En effet, les collaborateurs n’ont pas de proximité au sein des bureaux, et ils n’ont plus à disposition la machine à café ou les déjeuners pour échanger à tout moment de la journée.  

En couplant la mise en place de tableaux de bord avec des points d’équipes réguliers vous allez fédérer l’équipe autour des résultats. Chacun des salariés va pouvoir bénéficier de la même information et savoir clairement où il se positionne par rapport à ses tâches et objectifs attendus.  

Votre tableau de bord vous permettra à la fois de vous rassurer quant à l’efficacité des actions de vos salariés, et aussi de vous alerter immédiatement en cas de problème et de pouvoir réajuster.  

La mise en place du dashboard 

Pour avoir une vision claire et précise de la situation de votre entreprise et pour piloter au mieux vos équipes, il est important de choisir parfaitement vos indicateurs de suivi. Vous pouvez choisir des indicateurs de performance en lien avec votre service comme le chiffre d’affaires généré, et des indicateurs d’activités comme le taux de transformation de vos devis, le taux de prise de rendez-vous, etc.  

La prochaine étape consiste à établir des objectifs pour chacun des indicateurs et, par collaborateur si vous le souhaitez. Viens ensuite l’élaboration de votre tableau de bord. Plusieurs règles d’or sont à respecter, vous pouvez découvrir l’ensemble d’entre elles en consultant notre article à ce sujet(lien).  

• Votre dashboard doit être consultable en un coup d’œil afin de se forger une opinion précise sur la situation.  
• Il doit être structuré dans un ordre logique et les représentations graphiques seront choisies avec soin en tenant compte de l’information du message porté.  

Evidemment, pour que votre tableau de bord soit effectif, il est nécessaire de collecter l’ensemble des données utiles. Un outil de Business Intelligence vous permettra à la fois de collecter, analyser et partager toutes vos données et prendre de meilleures décisions. Vos tableaux de bord seront mis à jour en temps réel.  

Vous avez dès à présent toutes les cartes en main pour construire vos tableaux de bord et analyser la performance de vos équipes même à distance. Vous allez pouvoir manager sereinement.  

La Business Intelligence décodée pour les PME

La Business Intelligence décodée pour les PME. La donnée au service de la performance de votre PMESaviez-vous comment font…

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