Faire un reporting sur Excel : comment procéder ? 

Véritable outil d’aide à la prise de décisions stratégiques, le reporting est une solution essentielle pour suivre et optimiser les performances d’une entreprise. Si Excel est le logiciel le plus plébiscité pour la conception de rapports, il peut aussi présenter certaines limites, notamment lorsqu’il faut traiter de gros volumes de données.

Comment faire un reporting sur Excel ? Quels outils utiliser lorsque les limites d’Excel ont été atteintes pour la création d’un reporting ? MyReport vous donne les principales étapes pour créer vos reportings sur Excel et vous présente sa solution de Business Intelligence et de reporting.

Création de reportings sur Excel : les étapes clés

Voici les différentes étapes à suivre pour créer votre reporting sur Excel :

Collecte et traitement des données 

La première étape consiste à définir les indicateurs de performance (KPI) nécessaires à l’élaboration de votre reporting. Ces indicateurs vont dépendre du type de reporting que vous souhaitez réaliser. Quel est l’objectif de votre rapport ? De quelles informations avez-vous besoin ? À quel service de votre entreprise est-il destiné ? Vous devez répondre à ces questions pour déterminer vos KPI.

La deuxième étape concerne la collecte des données. Elles peuvent être issues de sources internes ou externes, mais, dans tous les cas, doivent rester disponibles à tout moment.

Le traitement des données intervient lors de la troisième étape. Il s’agit notamment d’identifier les données incohérentes ou manquantes et de corriger les éventuelles erreurs de saisie. Cette étape, qui s’effectue manuellement, peut prendre plus ou moins de temps, selon le volume de données à traiter.

Enfin, vous pouvez analyser ces données pour rechercher des tendances ou des modèles, et créer votre reporting. Pour en savoir plus, découvrez comment analyser un reporting.

Création du reporting sur Excel

Un reporting doit être facile à lire et attrayant par son aspect visuel. Pour faciliter la lecture des indicateurs clés de performance, il est important de traduire vos données en graphiques, diagrammes et visuels via des tableaux de bord.

Pour y parvenir, vous devez créer des tableaux croisés dynamiques. À partir de ceux-là, vous pourrez créer des graphiques croisés dynamiques. Ces visuels rendront ainsi vos données exploitables par les dirigeants de votre entreprise.

Il restera probablement quelques ajustements à faire, notamment pour filtrer vos tableaux et graphiques croisés dynamiques, afin de pouvoir visualiser uniquement les données pertinentes pour vous ou vos collaborateurs.

Vous l’avez compris, la création de rapports et de tableaux de bord sur Excel demande une bonne maîtrise de l’outil, ainsi que du temps pour traiter les données. Si cette solution est envisageable pour une petite structure, elle l’est beaucoup moins lorsqu’il s’agit d’une PME. Mais alors, quels outils permettent d’automatiser la création de rapports ?

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Excel a-t-il atteint ses limites pour le pilotage de votre entreprise ?

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Automatisez la création de vos reportings avec un outil de Business Intelligence

Lorsque les sources de données sont à la fois internes et externes, et/ou lorsque la masse de données à collecter, à traiter et à analyser devient très importante, la création de rapports sur Excel se transforme rapidement en parcours du combattant. Pour les collaborateurs chargés de les réaliser manuellement, les sources d’erreurs se multiplient et le suivi de l’activité devient un vrai casse-tête.  

Pour accompagner la croissance de votre PME, le recours à un outil de Business Intelligence, tel que le logiciel MyReport, s’avère alors indispensable. Cette solution vous permet d’automatiser la création de vos reportings et tableaux de bord à partir de grands volumes de données et de sources variées.

MyReport : votre solution de reporting performante, dédiée aux PME

Après avoir défini les indicateurs de performance clés (KPI) de votre activité, votre logiciel de BI MyReport collecte, traite, analyse vos données en temps réel, et présente les résultats de votre société à travers des rapports synthétiques et lisibles. Véritable outil de data visualisation, MyReport structure vos données avec des illustrations visuelles, telles que des graphiques, diagrammes, courbes…

Organisées, plus lisibles, compréhensibles par tous les collaborateurs quel que soit leur niveau de connaissance sur le sujet… les données essentielles de l’entreprise sont restituées de la manière la plus simple et la plus claire possible dans un tableau de bord mis à jour en temps réel.

Un atout qui permet aux dirigeants de les interpréter plus efficacement et de prendre des décisions stratégiques plus rapidement afin de corriger d’éventuels problèmes, d’accroître les performances de l’entreprise ou encore de dégager des tendances.

Les fonctionnalités avancées vous permettent d’automatiser la collecte, le traitement, et l’analyse de vos données, garantissant ainsi des rapports précis et à jour. Que vous soyez dans le secteur du marketing, de la gestion ou tout autre secteur, MyReport s’adapte à vos besoins spécifiques.

Non seulement MyReport assure l’utilisation efficace des informations de votre entreprise, mais il intègre également des outils performants pour une visualisation claire et concise. Les logiciels de BI sont conçus pour rendre vos analyses plus pertinentes et facilement interprétables.

Avec la mise en place de MyReport, vos tableaux de bord sont actualisés automatiquement, vous offrant des informations en temps réel. Cette fonction est cruciale pour toute entreprise souhaitant améliorer son processus de pilotage et éviter les erreurs humaines liées aux manipulations manuelles de fichiers Excel.

Gagnez du temps, fiabilisez vos reportings, accélérez votre prise de décision : optez pour la solution de Business Intelligence MyReport !

L’application logicielle MyReport permet à l’utilisateur de faire ses reportings en toute autonomie et d’analyser les performances de son entreprise grâce au module Builder.

Le module Builder permet de créer des rapports directement dans Microsoft Excel à l’aide d’une interface totalement intégrée. L’outil va chercher l’information directement dans les sources de données existantes de l’entreprise pour avoir toujours des données à jour et éviter tout risque de ressaisie.

MyReport Builder est un module de la suite MyReport qui propose une chaîne complète de business intelligence allant du data management à la datavisualisation en passant par la data analyse.

A qui s’adresse MyReport Builder ?

  1. Vous avez des difficultés à mettre la main sur vos données ?

Vous n’arrivez pas à accéder aux données dont vous avez besoin pour faire vos reportings sans devoir faire des exports fastidieux ? Vous n’avez pas accès à ces données et devez solliciter votre DSI pour chaque extraction ?

En effet, les entreprises ont de plus en plus de difficultés à rendre les données accessibles à ceux qui en ont besoin. Souvent, l’essentiel des données de l’entreprise sont gérées par un service en interne comme le DSI. Cela rend les directeurs de services dépendants de l’IT pour pouvoir obtenir les informations dont ils ont besoin. A titre d’exemple, si la personne en charge de ces données part en congés, il n’y a pas d’autre choix que d’attendre son retour… avouez que c’est contraignant ! En tant que directeur ou directrice de service, vous devez avoir vos données accessibles partout dès que vous en avez besoin.

2. Vous êtes dépendant d’un collaborateur qui maîtrise Excel ?

Excel est un outil très complet mais aussi très complexe. Souvent, l’aide d’un collègue expert en Excel est nécessaire pour construire un rapport de qualité. De plus, sur Excel, on perd beaucoup de temps à refaire le même travail d’un mois sur l’autre ou d’une semaine sur l’autre. Lorsque l’on veut mettre à jour un reporting, il faut réexporter les données, refaire les mêmes tableaux, et soigner à nouveau la forme et la présentation…  C’est donc beaucoup de temps perdu sur des taches à peu de valeur ajoutée au détriment de l’analyse que l’on souhaiterait privilégier. Toutes ces étapes successives rendent le dispositif de construction du reporting très fragile, et difficile à fiabiliser.

MyReport Builder, qu’est-ce que c’est ?

C’est un outil d’élaboration des tableaux de bord, accessible depuis la barre d’outils d’Excel.

Il est directement connecté au datawarehouse de l’entreprise, qui concentre toutes les sources de données (fichiers plats, entrepôts de données…) dont elle dispose. MyReport Builder cherche les données dans différentes sources, puis les agrège et restitue le résultat dans Excel. Il institutionnalise la donnée mais donne un espace d’expression de travail dans l’analyse et la compréhension pour l’utilisateur.

   1. Zoom sur 3 fonctionnalités clés de MyReport :

• La rupture permet de décliner un tableau en fonction d’un champ. Le tableau peut être découpé en colonne, en ligne ou en feuille. Cette fonctionnalité permet de compartimenter l’information en fonction des critères que vous souhaitez mais aussi de rendre plus visible une donnée complexe.
• La création de graphique combiné offre la possibilité de faire un graphique en comparant des données, l’une en histogramme et l’autre en courbe. C’est une fonctionnalité qui existe sous Excel mais très compliquée à réaliser, car elle nécessite de préparer les tableaux en amont, d’aller chercher les séries de données, d’y associer la courbe, et de superposer les graphiques. Avec le Builder, le graphique se fait en quelques clics seulement.
• Le Multi-Report permet de croiser des sources de données multiples qui proviennent par exemple de l’outil de comptabilité et du logiciel de gestion commerciale. MyReport Builder offre la possibilité de croiser des sources différentes dans un même report afin d’enrichir ses analyses tout en assurant la fiabilité des données.

2. Le choix d’Excel

MyReport Builder s’appuie sur Excel en tant qu’outil de restitution car c’est un support universel et présent sur tous les postes de travail. Tout le monde connaît Excel, et même s’il est parfois décrié par les services informatiques car il ne permet pas d’institutionnaliser les informations qui y sont stockées, il reste utilisé partout. Ainsi MyReport Builder s’adosse à Excel comme support de présentation et de restitution de la donnée. MyReport Builder est l’intermédiaire entre l’ensemble des sources de données et la représentation visuelle de ces données sur Excel. En outre, le module Builder simplifie l’emploi d’Excel en y intégrant toutes ses fonctionnalités avancées accessibles sans la nécessité d’utiliser des formules complexes.

Pour aller plus loin les utilisateurs peuvent ensuite envisager un partage des analyses dans le web, avec notre outil de data visualisation  MyReport Center Suite.

Les bénéfices du Builder

• L’autonomie : l’utilisateur devient autonome dans le traitement, la compréhension et l’analyse de ses données. Cette autonomie confère de la satisfaction pour l’utilisateur car il n’est plus dépendant de l’IT, et construit ses rapports plus rapidement. Le Builder réconcilie l’IT et les métiers, car il apporte à l’utilisateur l’autonomie dont il a besoin sans solliciter continuellement les services informatiques.

« Après quelques jours de formation, nous étions autonomes dans l’utilisation de MyReport qui nous permet de gagner du temps au quotidien pour nos reportings » Martial Riallin (Directeur Général – Sabre France)

• La simplicité : les gens qui utilisent MyReport sont des utilisateurs heureux car le Builder leur simplifie l’emploi d’Excel. Le Builder est un outil intuitif. Il n’est pas nécessaire d’avoir des connaissances en code ou en informatique pour construire ses tableaux. Il se paramètre avec des gestes simples : cliquer, glisser/déposer, cocher.

« Utiliser l’application ne nécessite aucune compétence technique avancée. Le fait de travailler sous Excel en lien direct avec nos données est un vrai plus ! » Ivan Tortet (Directeur Financier de Deezer)

• Le gain de temps : les utilisateurs gagnent du temps en utilisant MyReport qui génère ainsi de vrais gains de productivité.

« L’hétérogénéité de nos bases de données rendait impossible la tenue des échéances de diffusion des tableaux de bord. Avec MyReport, nous les produisons en 10 minutes par mois, contre 2 jours auparavant »     Isabelle REGNIER (Directeur financier – Cité de l’Espace).

La finalité de ces bénéfices concentre la vraie valeur ajoutée de MyReport qui est la compréhension de la donnée : la collecter, la comprendre, et la partager.