Des données RH partagées.
La société Victoria Group est une holding qui compte environ 280 collaborateurs et détient 6 filiales dans le domaine du recyclage industriel. Certaines d’entre elles sont dédiées à la collecte et au transport des déchets, et d’autres sont spécialisées dans leur valorisation. Victoria Group couvre donc l’intégralité du cycle de traitement des déchets industriel.
La société a commencé à utiliser MyReport pour consolider les données de paie de ses différentes sociétés. MyReport ayant rencontré beaucoup de succès, le périmètre a grandi avec de nouveaux projets.
Rencontre avec Benjamin Mathias, Responsable administration du personnel, arrivé chez Victoria Group en Juillet 2016.
Le besoin initial
Le service RH est composé de 3 collaborateurs : la DRH du groupe, une Gestionnaire administration du personnel et Benjamin, Responsable administration du personnel.
Ses missions vont de l’entrée à la sortie du personnel. Cela passe donc par le recrutement, la formation, l’administration des contrats, l’élaboration de la paie et des reportings de déclarations sociales ainsi que la création et le suivi des reportings RH.
Concernant ses enjeux, il s’agit de faciliter le travail des personnels de terrain en les accompagnant sur la formation, accueillir et suivre les arrivants, et travailler sur le climat social afin d’avoir une collaboration optimale entre tous les services.
En termes de problématiques purement RH, c'est plutôt le recrutement, car ce n’est pas toujours évident de trouver les bonnes personnes.
Et ensuite il y a une problématique plutôt organisationnelle : la société est passée d’une PME familiale à un groupe de près de 300 collaborateurs. Il y a donc eu de nombreuses évolutions liées à la croissance de l’entreprise, qu’il a fallu suivre.
Les besoins
- Suivi des recrutements
- Suivi des évolutions de l'entreprise
Les bénéfices
- Remonter les éléments RH
- Fournir les indicateurs opérationnels
- Simplicité dans le création des reportings
"Le côté intuitif de la solution et le fait de pouvoir mettre à jour ses données en un clic, c’est un vrai plus."
Benjamin Mathias, Responsable administration du personnel Victoria Group
Déploiement de la solution MyReport
MyReport a été installée 6 mois avant l'arrivée de Benjamin par leur prestataire de paie. Mais il a eu des retours très positifs sur la solution à son arrivée et il a rapidement validé l’outil suite à son utilisation.
MyReport a initialement été reliée au logiciel de Paie Elite. l'outil a ensuite été relié à la nouvelle solution de gestion Paie Cegid. Comme elle a fait ses preuves, il a semblé intéressant de l’étendre au nouvel ERP Divalto, avec forcément de nouveaux utilisateurs.
L’objectif principal était de trouver une solution compatible avec les outils, et c’est bien le cas avec MyReport.
Lorsque la nouvelle version a été mise en place, Benjamin a fait une formation avec Olivier, Consultant MyReport. Ca lui a permis d’approfondir certaines fonctionnalités et d’aller plus loin dans son utilisation de la solution.
Il y a évidemment un temps d’adaptation sur l’outil, bien que celui-ci soit très intuitif pour quelqu’un habitué à Excel. Même chose pour la construction des tableaux de bord, il faut prendre la main au début mais ça se fait rapidement, d’autant plus qu'il a été accompagné par MyReport.
Les bénéfices apportés par MyReport.
Remonter les éléments RH
90% du temps c’est Benjamin qui utilise MyReport. Il s'occupe de créer les reportings pour tout le monde et ensuite l’équipe n’a plus qu’à mettre à jour les données.
MyReport permet de remonter des éléments RH auprès des managers, de la Direction RH et de la Direction générale.
La solution donne accès à un ensemble de données qui permettent ainsi de valoriser les actions RH et surtout de démarrer la construction de KPI.
Victoria Group a 2 types de tableaux de bord :
- Les tableaux de bord RH : l'équipe réfléchie sur les données à diffuser au sein du service RH
- Les tableaux de bord externes au service : Benjamin les construit en fonction des éléments qui sont attendus.
L’avantage avec MyReport c’est que les données sont à jour instantanément et surtout la solution garantit leur fiabilité.
"Je m’éclate vraiment sur MyReport"
Benjamin Mathias, Responsable administration du personnel Victoria Group
Fournir les indicateurs opérationnels
Benjamin fournis les données attendues sur le « basique » RH : les éléments de salaires selon les différentes typologies (brut, net, éléments de primes…), les indicateurs de type effectifs ou encore le calcul du nombre d’heures de travail.