Des collaborateurs impliqués dans la donnée.
La société VF Confort, créée en 1947, est spécialisée dans la distribution d’équipements salles de bain &
chauffage. Elle compte désormais 114 collaborateurs répartis sur 10 points de vente en Bourgogne-Franche-Comté et référence plus de 33 000 articles.
Rencontre avec Cyrille Arnoux, Directeur Général de VF Confort depuis 2012.
Le besoin initial
La principale mission de Cyrille, en tant que DG c’est d’épauler l’ensemble des managers et des services de la société et les mettre dans une dynamique positive. Son enjeu principal est d’accéder à des paramètres importants et précis de l’activité pour avoir une vision complète de celle-ci.
A court terme Cyrille a besoin de tous les éléments nécessaires en matière de données pour pouvoir être réactif et prendre des décisions rapidement, du jour au lendemain.
Sur le plus long terme, il a surtout besoin d’avoir les idées claires sur les statistiques du développement des produits afin de pouvoir mettre en place de nouvelles structures.
Avant MyReport la société n'avait pas d’outil dédié à l’analyse de données. L’ensemble des données étaient contenues dans l'ancien ERP Série M et tous les reportings des différents services de l’entreprise étaient réalisés à la main, sur Excel, par le Président (qui était un grand fan d’informatique et d’Excel).
Ces reportings étaient précieux pour chaque service, mais représentaient énormément de temps de travail pour lui, et surtout cela générait un nombre considérable de fichiers Excel. Et une seule personne qui génère les reportings pour toute l’entreprise, ce n’est pas tenable sur du long terme !
En plus de cela, le Président partait en semi-retraite, il était donc moins présent sur site.
Il y avait une vraie distorsion entre les décisions prises au siège et leur application sur le terrain. Cela était dû à une sorte de flou dans la gestion de des données.
L’objectif était de gagner en autonomie et ne plus avoir à compter sur une seule et même personne pour générer les reportings.
Les besoins
- Avoir une vision complète de l'activité
- Être réactif
- Passer moins de temps à faire les reportings
- Gagner en autonomie sur la gestion des reportings
Les bénéfices
- Autonomie du DG
- Une implication des collaborateurs
- Des reportings pour tous les services
- Anticipation des besoins
- Une meilleure visibilité des activités
"Avec MyReport je suis capable de faire 90% des reportings sans avoir à demander de l’aide et ça me change la vie."
Cyrille Arnoux - Directeur Général
Les bénéfices apportés par MyReport.
Autonomie du DG
Cyrille est le seul à élaborer des rapports, mais tous les services consomment les reportings qu’il adresse. Il s'occupe de créer l’ensemble des reportings pour tous les services de la société dans le module Builder.
Il a créé des envois automatisés, comme ça les équipes reçoivent systématiquement tous les matins le CA journalier dans telle ou telle activité.
Si d’un coup il a besoin d’une statistique, il l'a dans la foulée. Donc l’autonomie qu’apporte la solution est essentiel.
Une implication des collaborateurs
Cyrille a envoyé tout récemment un reporting pour les vendeurs comptoirs libre-service dans les points de vente, et il a eu très vite des retours, des questions, des améliorations à apporter au reporting.
"Il y a une vraie implication dans l’utilisation de la donnée et une envie de bien faire les choses."
Cyrille Arnoux - Directeur Général
Des reportings pour tous les services
Pour l’équipe Commerce (qui représente tout de même 70 personnes), il y a un reporting « Activité du mois » qui indique le CA pour chaque point de vente, la marge, le taux de marge… de cette année versus N-1. Puis ce reporing est décliné par point de vente, par client, par fournisseur et par vendeur. L’ensemble des chiffres est envoyé à tous les points de vente. Ça leur permet de se comparer les uns aux autres, de créer une émulation et des échanges entre eux. C’est très bénéfique pour tout le monde !
Pour l’équipe Produit il existe un reporting Fournisseur qu’ils peuvent mettre à jour selon les besoins. Il leur suffit d’indiquer le numéro du fournisseur, de mettre à jour et ils ont une dizaine d’onglets dispo qui résument toutes les informations liées à ce fournisseur (CA, nombre d’articles vendus, marge, clients au hausse et en baisse…). C’est très pratique lorsqu’ils sont en rendez-vous Fournisseur.
Pour la Compta il y a un reporting sur tout ce qui est lié aux frais de facturation et aux frais de port.
"La solution permet de faire énormément de choses : on peut créer tous types de reportings pour tous les services de l’entreprise !"
Cyrille Arnoux - Directeur Général
Anticipation des besoins
Aujourd’hui, VF confort est capable de dire quel niveau de stock en CA est chez tel fournisseur. L'entreprise sait chez quel fournisseur il y a trop de stock et tout ça ce sont des données qu'ils n'avaient pas avant et qu’ils peuvent anticiper aujourd’hui.
Un exemple concret sur les stocks : la société avait en 2020 un stock de 11 000 000 € versus 10 000 000 € début
2021. Grâce à MyReport, Cyrille a pu générer des reportings très précis et en une heure il a su d’où provenait
ce delta de 1 000 000 €. Avant, cela aurait nécessité de reprendre toutes les procédures et de ressortir des
fichiers papier, sans garantie de trouver la réponse
Une meilleure visibilité
MyReport a apporté davantage de visibilité pour les différents services dans le pilotage de leur activité : chaque service dispose des statistiques dont il a besoin pour analyser et évaluer ses performances.
"Je peux prendre davantage de temps pour construire des reportings pertinents pour l’entreprise sur lesquels je peux me baser pour prendre des décisions. C’est clairement moins de stress et je revis sur cet aspect de mon métier ! "
Cyrille Arnoux - Directeur Général