Témoignage

L’Université de Lorraine structure la donnée de ses 700 utilisateurs.

Rencontre avec Rémi Favier, Chef de projet Tableau de Bord et Système d’information

Centralisation de données

Construction d’un entrepôt de données unifié regroupant des sources hétérogènes.

Gouvernance sur-mesure

Définition fine des droits d’accès selon les profils pour 700 utilisateurs.

Pilotage automatisé

Création de 60 tableaux de bord actualisés quotidiennement, utilisés pour les reportings internes et institutionnels.

Présentation de l’entreprise

Secteur
d’activité Education

Effectif 7000 collaborateurs

Outils
connectés Oracle, fichiers plats, outil RH, outil administratif

Enjeux

Développer l’autonomie des équipes dirigeantes et opérationnelles dans le suivi de leurs activités.

Face à la massification des données et à la complexité croissante des besoins de pilotage, l’Université de Lorraine devait relever un double défi :

Fournir à ses équipes des indicateurs fiables et centralisés,
Renforcer l’autonomie des collaborateurs dans l’analyse de leurs activités quotidiennes.

Or, la DSI, déjà fortement sollicitée, ne pouvait répondre efficacement à toutes les demandes de reporting métiers. Les services ont donc progressivement mis en place leurs propres tableaux de bord, basés sur des extractions hétérogènes, retraitées manuellement.

Résultat : une multiplication des sources, des indicateurs difficilement comparables, une perte de temps généralisée, et un pilotage reposant sur des données peu fiables.

L’enjeu était clair : sortir d’un fonctionnement éclaté pour construire un dispositif de pilotage structuré, partagé et automatisé, capable de répondre à la fois aux besoins internes et aux obligations réglementaires.

Solution

Mise en place d’un entrepôt de données unique, capable de regrouper les informations issues d’une quinzaine d’outils métiers (RH, gestion budgétaire, bâtiment, formation…). Un plan de collecte, de transformation et de rafraîchissement automatique (chaque nuit) a été défini pour garantir la qualité, l’unicité et la fraîcheur des données utilisées.
Des ateliers avec les équipes métiers ont permis d’identifier les reportings nécessaires à chaque niveau de l’organisation. 60 tableaux de bord ont été créés, allant de la vision globale des effectifs et budgets, aux indicateurs à destination des tutelles ou des directions de composantes.
Une matrice de droits a été mise en place pour que chaque collaborateur accède uniquement aux données qui le concernent. Des groupes d’utilisateurs ont été créés selon les périmètres fonctionnels (Center, Builder, supervision) pour une gestion facilitée des rôles, tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des informations.

Les équipes sont rapidement devenues autonomes dans l’accès, la lecture et l’exploitation de leurs tableaux de bord. La DSI reste mobilisée pour les créations complexes, mais la majorité des utilisateurs accèdent désormais à leurs indicateurs à jour en un clic, sans compétence technique particulière.

”Avant lorsqu’une faculté devait répondre à une demande chiffrée et détaillée de ces étudiants, le personnel du service des inscriptions exportait des listes d’étudiants vers un tableur. Puis il dénombrait et rangeait son effectif à l’aide de ce logiciel. Maintenant, à partir du tableau de bord conçu avec Myreport, la personne peut afficher sont tableau, mis à jour automatiquement, sans avoir besoin de connaissance particulière, juste en cliquant sur des KPI. De plus, ces tableaux et listings peuvent être exportés par un simple clic vers un tableur pour être remis en forme ou intégré dans un document de traitement de texte.”

Rémi Favier – Chef de projet Tableau de Bord et Système d’information

Résultats

Les équipes accèdent à des indicateurs fiables et comparables pour toute l’université.
Grâce à la centralisation des données dans un entrepôt unique et au nettoyage automatisé des sources, les tableaux de bord s’appuient désormais sur des informations cohérentes, actualisées chaque nuit.
Cela garantit :
– la fin des doublons, erreurs de saisie ou retraitements manuels,
– des chiffres toujours à jour, utilisables directement dans les instances de décision,
– une base de référence unique partagée par tous, indispensable dans une organisation multisite.
Jusqu’à 4 jours de production économisés.
Des reportings qui nécessitaient auparavant plusieurs jours de compilation manuelle (extraire des données, retraiter dans Excel, mettre en forme…) sont aujourd’hui disponibles en quelques clics. Cette automatisation a notamment :
– allégé la charge de travail des services centraux et des composantes,
– permis de produire plus rapidement les indicateurs attendus par les rectorats, ministères ou collectivités,
– réduit les délais de réponse aux demandes internes et externes.
Les 700 utilisateurs sont autonomes, sans surcharge pour la DSI.
Grâce à une gestion fine des droits d’accès, les 700 utilisateurs actifs disposent désormais d’un accès personnalisé à leurs tableaux de bord, en fonction de leur périmètre (école, composante, service…). Ils peuvent désormais :
– consulter leurs indicateurs quand ils le souhaitent, en toute autonomie,
– extraire et exploiter les données dans leurs propres outils, sans solliciter la DSI
– suivre les évolutions sur différentes temporalités (quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel).

Cette autonomie a permis à l’université de réduire ses besoins en ressources internes : l’équivalent de 10 postes de chargés de pilotage n’a pas eu à être créé dans les composantes.
Un pilotage institutionnel renforcé et conforme.
Plusieurs tableaux de bord sont aujourd’hui utilisés pour répondre aux obligations réglementaires (ministère de tutelle, rectorat, collectivités territoriales). Ces reportings sont :
– consolidés automatiquement ,
– exempts d’erreurs ou de retraitements manuels,
– conformes aux formats attendus.

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