Une réactivité optimisée grâce à des tableaux de bord construits rapidement.
Sajuco est un grossiste et fournisseur de meubles pour les professionnels.
Cette société fondée en 2007 possède une expérience forte dans la fabrication et l’importation de meubles. Elle propose un choix très large de produits pour ses revendeurs et clients ainsi que différents services d’import/export et de meubles sur mesure.
Rencontre avec Lucie Lougrat, Directrice Générale de Sajuco
Le besoin initial
Initialement, Sajuco travaillait principalement avec la grande distribution.
Aujourd’hui, la société fournit des meubles à plus d’une centaine de clients actifs et plusieurs milliers d’autres pour des commandes plus ponctuelles. Le portefeuille client étant très diversifié, les équipes ont été amenées à réfléchir au déploiement d’un outil de Business Intelligence pour piloter au mieux leur activité.
Au sein de Sajuco, les équipes travaillent principalement sur Sage. Pour Lucie Lougrat, avant l’utilisation d’un outil de BI, réaliser des reportings nécessitait beaucoup de temps pour avoir l’information. En effet, il lui fallait 3 à 4h pour extraire les données et les mettre en forme avec des graphiques lisibles.
La conséquence ? Impossible d’avoir accès au CA de l’entreprise en temps réel. Les manipulations nombreuses ne permettaient pas de réaliser le reporting aussi souvent que souhaité. Pour la directrice de Sajuco, il fallait près d’une journée par mois pour réaliser deux reportings sur la performance de l’entreprise (tous les 15 jours).
Autre incidence de ces tâches de reporting trop chronophages et pas automatisées : il est difficile d’aller en profondeur dans l’analyse tant la perte de temps est considérable.
Sans solution adéquate dans l’environnement Sage, et après avoir essayé des outils permettant seulement de récupérer plus facilement des lignes dans les bases de données, le choix de se tourner vers MyReport est venu naturellement.
Les besoins
- Piloter au mieux l'activité
- Créer des reportings rapidement
- Aller en profondeur dans les analyses
- Avoir un outil permettant de travailler avec Sage
Les bénéfices
- Être réactif sur les évolutions de coûts annexes
- Le calcul de la marge est simple et rapide
- Une prise de décisions facilitée
- Centraliser les informations
- Des données de meilleure qualité
"Je voulais vite un outil de BI pour pouvoir faire des reportings sans avoir à faire d’extraction de fichier."
Lucie Lougrat, Directrice Générale.
Déploiement de la solution MyReport
"J’ai rapidement été à l’aise avec MyReport, c’est assez intuitif et complet. Demain j’ai une nouvelle arrivée dans l’équipe, je suis capable de le former moi-même sans y passer des heures."
Lucie Lougrat, Directrice Générale.
Lors de la mise en place de MyReport, Sajuco a été accompagnée par son intégrateur. Une formation avec un consultant de MyReport a eu lieu pour l’ensemble des équipes. Les retours ont mis en avant la facilité d’usage de la solution, qui est très accessible même pour une personne qui n’a jamais touché de logiciel de BI.
Les bénéfices apportés par MyReport.
Gagner en réactivité sur le business
Sajuco a vécu une évolution commerciale. Avant la société n’avait pas de stock ; de ce fait dès que la commande était réalisée par un client, Sajuco faisait l’achat. Ainsi pour les équipes, le calcul de la marge était très simple.
Aujourd’hui, ce n’est plus le cas, Sajuco fonctionne en dropshipping par conséquent le calcul de la marge s’est complexifié. D'autant plus qu'aujourd'hui, le contexte post covid a un impact conséquent sur la fluctuation des prix des produits, ce qui n’était pas le cas il y a 6 ans, où Sajuco ajustait ses prix une fois par an.
Le prix d’un meuble d’il y a 3 semaines n’est déjà plus le bon. En cause, des frais de port qui changent en permanence et le coût des marchandises qui augmente tous les mois.
C’est pourquoi Sajuco a besoin de réactivité pour répercuter l’ensemble de ses frais sur les prix d’achat. Et grâce à MyReport, le calcul de la marge est beaucoup plus simple et rapide ; et permet une prise de décision facilitée.
"Si je devais faire le même travail de calcul de marge que je fais aujourd'hui sur notre activité sans MyReport ? Je ne pourrais pas."
Lucie Lougrat, Directrice Générale.
Elargir les possibilités d’analyses des données
Au sein de Sajuco, le déploiement de MyReport a permis un gain de temps non négligeable sur la création de reportings. Le principal avantage c’est d’avoir toutes les informations au même endroit. En effet, il n’y a pas besoin de changer d’interface, il suffit seulement de changer de base et de source, et on peut créer un multi-report qui croise toutes les bases SAGE : stock, achat, vente et comptabilité.
Lucie Lougrat utilise aussi la solution pour réaliser une analyse bimensuelle complète sur l’activité et la performance de l’entreprise. Ces analyses permettent d’être plus réactif sur des décisions au niveau de la comptabilité ou du pricing. De plus, l’utilisation de MyReport, a permis à cette directrice d’aller plus loin dans ses analyses et d’avoir une autre vision de son acticité. Il lui suffit de changer quelques champs dans le reporting comme une date ou remplacer le coût des marchandises par un autre indicateur pour avoir une autre simulation de l’activité. Ainsi, elle gagne en agilité au quotidien dans son activité et ses prises de décisions.
"La force de MyReport, c’est d’être connecté aux sources de données en quasi-temps réel et d’avoir accès à nos ventes, stocks et achats tout le temps"
Lucie Lougrat, Directrice Générale
Des données enrichies et plus qualitatives
Les équipes de Sajuco utilisent beaucoup le module Messenger de MyReport. Ce dernier permet l’envoi automatique de reporting. Ainsi, c’est plus d’une trentaine de routines d’envois quotidiens qui ont été mis en place à tous les niveaux et à tous les services.
Par exemple à l’ADV, quand un champ obligatoire n’est pas rempli dans la base Sage, les équipes reçoivent le listing des erreurs ; cela peut être des commandes en échec ou les encours clients dépassés.
Cela a eu un impact très positif sur les équipes dont le travail a été mieux processé grâce à ce reporting de qualité des données. De plus, ils ont assisté à une amélioration de la qualité de la saisie des données sur la base de Sage. Cette anticipation des erreurs de saisies, a permis aux équipes d’éviter de nombreux problèmes au niveau des commandes et du suivi des opérations.
Améliorer la communication
Au sein de Sajuco, les équipes ont eu rapidement besoin de mettre en place de la data visualisation particulièrement le président et fondateur de l’entreprise. Ce dernier était demandeur de tableaux de bord pour suivre de très près l’activité au quotidien.
Auparavant, Lucie Lougrat devait faire des présentations et des mails récapitulatifs de reporting à sa direction, ce qui lui occasionnait une énorme perte de temps.
Aujourd’hui, avec MyReport, le président a accès à toutes les données via son téléphone et peut passer la journée à jouer sur les filtres, checker et suivre les KPI’s.
La mise à disposition des données et le partage des informations au président ainsi qu’aux équipes a permis un gain de temps considérable, autant dans la préparation des rapports à la main que de temps de présentation des résultats. Le président étant autonome sur le suivi de l’activité, il peut piloter et prendre des décisions sans solliciter les équipes pour avoir des données.
"Ne pas avoir de données génère du stress. Le fait d’avoir accès au pilotage de l’activité et ainsi voir où on en est notre business, permet d’apporter énormément de sérénité."
Lucie Lougrat, Directrice Générale