Enjeux
Fiabiliser le pilotage d’un réseau multi-sites.
L’Institut français d’Allemagne (IFA) est le service culturel extérieur de la France en Allemagne rattaché à l’Ambassade de France. Avec 10 Instituts français répartis dans 10 villes, l’IFA a pour mission de promouvoir la langue et la culture française, notamment via une activité de cours de langue et d’examens.
Sur le périmètre “centres de langue”, l’organisation pilote environ 18 000 apprenants par an et un chiffre d’affaires d’environ 5 M€, avec un objectif fort d’autofinancement.
Avant MyReport, l’IFA faisait face à :
- Un travail long et fastidieux (collecte, mise en forme, consolidation),
- Des difficultés à analyser finement l’activité (produits, zones, performances),
- Des échanges parfois basés sur des perceptions plus que sur des faits…
L’IFA avait un objectif clair L’IFA avait donc un objectif clair : connecter une solution BI au logiciel de gestion des cours pour disposer de tableaux de bord fiables, visuels et accessibles, afin de mieux piloter les offres, la rentabilité et l’évolution des usages par centre, par produit et par public.
Solution
- Centraliser la donnée de l’outil métier Arc-en-Ciel.
En centralisant les données liées à la gestion des cours, Stéphane a pu mettre en place un pilotage homogène pour les 10 centres, avec une diffusion maîtrisée par profil. - Mettre en place le pilotage de la performance “cours de langue”.
MyReport a permis à l’IFA de créer des indicateurs de suivi de la performance de l’offre de cours de langue dans les 10 centres comme :
– Analyse du nombre d’apprenants et des évolutions par tranches d’âge (offres enfants / adultes / pro),
– Répartition des ventes par typologie de produits (présentiel/online),
– Poids de chaque centre dans le chiffre d’affaires global,
– Suivi précis de la moyenne d’élèves par classe,
– Nombre de candidats par session d’examen,
– Suivi du panier moyen par établissement,
– Suivi des ventes et variations vs N-1 et vs objectifs,
– Suivi de la rentabilité via le coefficient recette-dépense… - Créer un tableau de bord unique, filtré par centre et par utilisateur.
Pour faciliter l’adoption de l’outil en interne tout en maîtrisant la diffusion, l’IFA a structuré l’accès via un seul tableau de bord, sur lequel chaque directeur de centre n’accède qu’à son périmètre. - Disposer de synthèses “direction” pour répondre vite et avec une vision anticipée.
Sans partager directement l’ensemble des dashboards, Stéphane Giraud produit des vues macro à destination de la direction :
– Ventilation des ventes par typologie de produits (présentiel/online, comptes de recettes),
– Capacité à fournir une vision anticipée de 4 à 6 semaines grâce au suivi des montants facturés (avant leur constatation complète dans les outils comptables/budgétaires).
“MyReport me permet de vérifier certaines perceptions terrain. Aujourd’hui, grâce aux chiffres, plus personne ne peut contredire la décision“
Stéphane Giraud – Directeur National des Centres de Langue
- L’IFA a sécurisé ses arbitrages grâce à une vision consolidée.
La lecture des tendances par produit est devenue plus fine et plus structurée, ce qui permet de confirmer ou parfois de contredire certaines perceptions et remontées par les responsables des centres de langue sur le terrain. Les décisions s’appuient désormais sur des données consolidées, rendant les arbitrages plus rapides lorsqu’il s’agit de soutenir une offre de cours ou d’en ralentir une autre.
Les échanges internes ont également gagné en objectivité : les chiffres constituent un socle commun de discussion, réduisant les débats basés sur l’intuition ou l’empirique et recentrant les échanges sur des éléments factuels. L’ensemble de ces éléments permettent également à Stéphane de défendre la stratégie auprès de la direction, de justifier des orientations comme l’augmentation des tarifs. - Un pilotage plus rapide, plus fiable et plus factuel.
Aujourd’hui, en quelques clics, Stéphane peut vérifier une variation, extraire un graphique, le partager en PDF ou l’intégrer dans une note à destination d’un centre ou de la direction. Ce qui prenait auparavant plusieurs heures de manipulation dans Excel est devenu une analyse quasi-immédiate.
“Là où certaines analyses prenaient beaucoup de temps avant, je peux maintenant obtenir les informations en quelques secondes.“
Stéphane Giraud – Directeur National des Centres de Langue
L’IFA souhaite poursuivre l’extension du pilotage, avec deux priorités :
- Récupérer davantage de jeux de données (notamment sur la partie B2B : suivi clients, fidélisation, devis, pipe…), aujourd’hui encore actualisés manuellement toutes les deux semaines,
- Connecter Google Analytics pour croiser les performances des campagnes digitales avec les données de ventes.
