Enjeux
Gérer les droits des utilisateurs et monitorer les usages.
Lors de l’installation de l’outil au sein de l’organisation, l’objectif pour David était double :
- Centraliser la gestion des utilisateurs, des licences et des droits d’accès dans MyReport.
- Automatiser le suivi de l’usage des rapports (modèles, dashboards, diffusions) et des ressources, afin de garantir une meilleure gouvernance et une maintenance facilitée.
Dès les premiers échanges, l’équipe a exprimé sa volonté d’industrialiser ses pratiques, tout en conservant une souplesse sur l’outil. Le besoin allait au-delà de la simple utilisation de MyReport en tant que solution de reporting : il s’agissait d’en faire un véritable outil de pilotage interne.
Solution
- Suivi précis des ressources affectées aux collaborateurs. MyReport a permis de créer un véritable tableau de bord central pour suivre les ressources affectées aux collaborateurs au sein d’Europe Technologies et répondre facilement aux questions suivantes : Qui a accès à quoi ? Quel matériel est affecté à chaque salarié ? Quelles sont ses autorisations ?
Grâce à MyReport, ils peuvent désormais visualiser en un coup d’œil toutes les informations liées à un collaborateur : matériel, accès logiciels, date de fin de contrat, liens hiérarchiques, etc en cas de départ ou d’arrivée. - Gestion des droits par groupes d’utilisateurs.
MyReport leur permet également de gérer les droits par groupe d’utilisateurs. Plutôt que d’attribuer des droits individuels, l’équipe a fait le choix d’une logique métier : les utilisateurs sont rattachés à des groupes (commerce, achat, IT, etc.), et ce sont ces groupes qui conditionnent les droits sur les rapports et modèles.
Cette structuration a eu plusieurs impacts positifs :
– Simplification majeure des affectations en cas d’arrivée, départ ou remplacement,
– Réduction des erreurs de permission et des manipulations manuelles,
– Meilleure vision globale sur les droits attribués…
- Restitution et réaffection des ressources facilité.
Au départ d’un collaborateur, une diffusion Messenger est envoyée automatiquement à son manager. Il y retrouve toutes les étapes à suivre : gestion du matériel, checklist de départ, clôture des accès, etc. - Affectation des droits simplifiée et sécurisée.
Grâce à cette gestion centralisée par groupes, l’arrivée ou le départ d’un collaborateur ne nécessite plus de reparamétrage individuel. Il suffit de rattacher ou retirer la personne du bon groupe, et tous les droits sont automatiquement ajustés.
En pratique, cela a réduit les délais de mise en service pour les nouveaux arrivants, tout en limitant fortement les risques d’oubli ou de doublon dans les accès. L’équipe gagne en réactivité, et surtout en sérénité.
