Témoignage

Adef Résidences réalise un suivi multi-établissements et multi-activités.

Rencontre avec Yaroslava Pozaruk, Contrôleuse de Gestion et Xavier Mazarguil, Directeur administratif et financier.

Accès aux données

Accès facilité aux données des différents établissements en temps réel grâce à l’automatisation des envois des rapports.

Qualité

Amélioration de la qualité des données issues des différents outils métiers à l’aide d’alertes.

Suivi détaillé

Anticipation et maîtrise des coûts liés aux différents établissements.

A propos d’Adef Résidences

Secteur
d’activité Médico- Social

Effectif 4000 collaborateurs

Outils
connectés Cegid XRP Sprint, ADP, facturation, outil de dématérialisation, fichiers plats

Enjeux

Faciliter le suivi des activités des différents établissements.

Adef Résidences est un acteur associatif du secteur médico-social qui regroupe plus de 60 établissements (EHPAD, résidences seniors, handicap, etc.), auxquels s’ajoutent des activités dans le sanitaire et le social. Dans ce contexte, Yaroslava ainsi que les équipes faisaient face à plusieurs défis :

La dispersion des données entre plusieurs outils métiers et fichiers Excel.
La lourdeur des extractions, parfois à réaliser établissement par établissement (jusqu’à 50 fois pour une même analyse).
Une qualité de données hétérogène, difficile à contrôler.
Et une charge importante liée aux obligations déclaratives vis-à-vis des tutelles et financeurs.

L’objectif était donc de centraliser les données issues de systèmes variés, d’améliorer la qualité des informations et de structurer un pilotage plus fiable.

Solution

La solution MyReport a d’abord été mise en place dans le secteur médico-social, avant d’être progressivement étendue à d’autres entités du groupe. Aujourd’hui, environ 30 utilisateurs disposent de licences, et 150 collaborateurs reçoivent régulièrement des reportings.

Au début du projet, MyReport a été connecté à plusieurs sources : Cegid XRP Flex, logiciel de facturation, outil de dématérialisation, fichiers plats. Cela a permis de produire des tableaux de bord sur l’ensemble des établissements, de croiser les données entre activités et de structurer les indicateurs clés comme :

– Le taux d’occupation par établissement et par type de résident,
– Le nombre de chambres libres,
– Le chiffre d’affaires par mois et par structure, comparé au budget et à l’année N-1,
– Le volume d’impayés identifiés et qualification automatique des cas (vrais impayés vs. anomalies de facturation),
– La masse salariale globale et par catégorie d’emploi (avec suivi des écarts de budget).
– La part des intérimaires dans la masse salariale (enjeu de pilotage fort car non budgété)…

“MyReport Messenger permet d’envoyer des reportings consolidés qui permettent assez rapidement de contrôler la donnée et de passer à l’étape suivante plus rapidement. L’objectif ? Enlever les tâches inintéressantes.”

Xavier Mazarguil – DAF

Résultats

Les équipes peuvent suivre l’activité des 60 établissements.
MyReport permet aujourd’hui de suivre, consolider et comparer l’activité de plus de 60 établissements, sans avoir à extraire les données manuellement structure par structure. Cela a transformé le quotidien des directeurs d’établissements qui peuvent aujourd’hui consulter à tout moment leurs indicateurs actualisés. Les données sont rafraîchies quotidiennement, ce qui permet d’ajuster les décisions (dépenses, embauches, actions correctives…) sans attendre une remontée centralisée.
Les équipes accèdent à des données ordonnées et de qualité.
La structuration des bases, les contrôles et la remontée des anomalies ont permis de fiabiliser les informations utilisées au quotidien. La mise en place de tableaux de bord avec MyReport a permis d’identifier et corriger des erreurs de saisie dans les outils métiers, souvent invisibles auparavant.
Les équipes répondent plus simplement aux obligations déclaratives.
MyReport a permis de mieux structurer les données attendues par les tutelles, avec des formats adaptés et une plus grande fiabilité, il est possible de justifier de l’utilisation des fonds attribués.

“Dès que l’on a une idée d’indicateur, on la rentre dans l’outil parce qu’il n’y a pas de limite, on peut aller très loin.”

Xavier Mazarguil – DAF

La suite ?

Dans les mois à venir, ADEF Résidences prévoit d’étendre l’usage de MyReport de différentes façons :

Mise en place dans d’autres entités du groupe, notamment dans le secteur social et auprès de nouveaux services comme les achats.
Développement de tableaux de bord pour le Codir et la Présidence, avec une logique de consolidation multi-structures pour obtenir une vision à l’échelle du groupe (composé d’une vingtaine de structures).
Diffusion de la culture data au sein de l’entreprise. L’équipe interne porte une dynamique forte de formation pour rendre les collaborateurs autonomes dans MyReport Builder, ce qui renforce l’appropriation de l’outil.

L’élément déclencheur qui leur a fait choisir MyReport

“J’ai déployé MyReport parce que je connaissais l’outil d’une activité professionnelle précédente et qu’il fonctionnait bien.”

Xavier Mazarguil – DAF

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