Enjeux
Donner aux directeurs régionaux un accès aux données commerciales en temps réel.
Anaïs réalisait le suivi de l’activité commerciale via de très gros listings Excel (réalisés sur le module Builder de MyReport) puis l’envoyait aux équipes. Seulement ces listings Excel présentaient deux points faibles :
- Le format fichiers Excel n’était pas pratique à utiliser pour manager les équipes sur route.
C’est un format plus adapté pour des profils financiers qu’opérationnels. - Ces tableaux étant très lourds, ils n’étaient mis à jour (et donc mis à disposition des équipes) qu’une seule fois par mois seulement. Résultats : les équipes avaient un accès trop limité à leurs indicateurs clés et rencontraient des difficultés pour piloter efficacement leur activité.
- Dans un 1er temps, mise en place d’un envoi automatisé du reporting aux équipes à un rythme mensuel via MyReport Messenger.
- Dans un 2ème temps, et parce que la fréquence mensuelle n’était pas suffisante, mise en place de tableaux de bord pour les Directeurs régionaux. Ils leurs permettent d’avoir accès à des chiffres clés plus visuels, avec des codes couleurs et facilement compréhensibles (versus les rapports Excel qui parlent davantage aux profils financiers) où qu’ils se trouvent et surtout, en temps réel !
Ils ont ainsi accès à leurs propres indicateurs de performance : suivi du CA, marge, clients facturés, répartition des ventes par canaux, suivi des objectifs…
Ils disposent également d’un tableau de bord avec les données en temps réel de leur région, facilement consultable sur smartphone ou tablette.
“Les équipes terrains attendaient ces tableaux de bord avec impatience. Il ne leur a fallu qu’1h pour les prendre en main.”
Anaïs Maucolin – Analyste BI
- Les Directeurs régionaux pilotent plus facilement les objectifs de leurs équipes.
Il y a actuellement 400 itinérants sur route et les objectifs ne sont pas les mêmes pour tous en fonction de la région, de l’activité (bâtiment, industrie…).
Les tableaux de bord permettent de piloter les objectifs en prenant en compte ces spécificités, et le fait d’avoir un accès aux données en temps réel permet un pilotage plus fin. - Les Directeurs régionaux ont accès en temps réel à tous leurs indicateurs clés.
Chaque Directeur régional a accès aux données de sa propre région exclusivement et peut voir où il en est dans ses KPI clés.
Il a également accès à tout un panel d’indicateurs très précieux :
– Suivi du CA
– Marge
– Clients facturés
– Répartition des ventes par canaux…
L’accès à ses données en temps réel versus mensuellement lui permet de piloter beaucoup plus précisément son activité et d’être plus réactif en cas de besoin.
Les Directeurs régionaux peuvent ainsi mettre en place des actions terrains au jour le jour si nécessaire et gagnent en agilité. - Les Directeurs régionaux identifient rapidement les itinérants ayant besoin d’accompagnement.
En fonction du suivi des objectifs et des indicateurs de performance, les Directeurs régionaux peuvent rapidement identifier les itinérants en difficultés.
Ils ont ainsi tous les éléments à disposition pour dégager des axes d’amélioration et mettre en place des actions spécifiques comme des tournées accompagnées.
Grâce à cela, chaque itinérant peut évoluer et monter en compétences tout en gagnant en performance.
“MyReport est plus qu’un logiciel, c’est mon outil du quotidien. Un outil intuitif et performant qui permet un gain de temps considérable.”
Anaïs Maucolin – Analyste BI
Groupe Setin souhaite poursuivre l’avancée de MyReport dans l’entreprise. Trois nouvelles étapes sont à venir :
- Améliorer l’autonomie des utilisateurs métier.
- Développer le pilotage de la partie logistique afin de mettre à disposition du Gestionnaire de stock et d’autres services des KPI tels que le taux de services, le taux de disponibilité, le taux de rotation de stock ou encore le taux de stock mort.
- Etendre MyReport au service RH afin de produire un bilan social simplement.
