Simplification du traitement de la donnée.
Houlès est un grossiste et fournisseur de passementeries, tringlerie décorative et tissus d’ameublement haut de gamme.
L’entreprise familiale propose plus de 50 000 produits depuis 1928 ; et s’adresse à une clientèle de professionnels (tapissiers, architectes, designers, boutiques) à travers le monde.
Aujourd’hui, elle réalise 18M de chiffre d‘affaires, dont près de 55% vient de l’exportation.
Le besoin initial
Agnès De Troy a rejoint Houlès en janvier 2022. Au moment de son arrivée dans l’entreprise, de nombreux changements étaient en cours avec l’arrivée de nouveaux collaborateurs, particulièrement aux services Finance et Informatique. C’est dans ce contexte qu’Agnès De Troya été embauchée comme Contrôleuse financière, avec pour mission de mettre en place MyReport pour reprendre tous les tableaux de bord complets pour analyser les données de l’entreprise, jusqu’ici réalisés à partir d’extraction de données de l’ERP, retraitées dans Access et/ou Excel. Son objectif? Fournir des tableaux et reportings à l’ensemble des services de Houlès pour suivre l’activité. Du fait de cette restructuration, il y avait un travail important pour remettre à plat les process et mettre à jour les reportings.
Les collaborateurs de Houlès travaillent sur un ERP « maison » et la partie comptabilité/paie se fait sur SAGE 100C. Ils ont aussi plusieurs fichiers Excel avec des données renseignées à la main. Les reportings étaient faits à la main à partir de différentes extractions des logiciels et de multiples traitements manuels de la donnée.
De plus, il y avait une dépendance des équipes envers le service informatique. En effet, les extracts des données métiers étaient réalisées à la demande par le service financier. Les utilisateurs finaux n’avaient pas la main sur la donnée et manquaient de flexibilité et d’autonomie.
Avec l’arrivée des nouveaux DSI et DAF, il n’était pas possible de maintenir les processus déjà en place, d’autant plus que presque rien n’était automatisé. La difficulté avec le départ de la personne en charge des reportings a été de s’y retrouver dans la multitude de fichiers qu’elle avait créés. C’étaient ses propres fichiers, avec ses propres filtres : « On ne savait pas comment la personne a organisé ses fichiers, comment elle imbriquait les tableaux les uns les autres… la visibilité était compliquée pour récupérer des informations fiables ».
L’objectif avec MyReport était donc de reprendre le contrôle sur la donnée en centralisant les demandes de reportings auprès d’une personne : Agnès De Troy.
Ainsi les différents services font leur demande de reporting via un service de tickets où ils émettent leurs besoins. Agnès De Troy doit répondre à différentes demandes de reportings :
- Reportings de fonds qui analysent au quotidien l’activité et qui sont à la main des managers et de la direction qui peuvent les rafraichir automatiquement quand ils le souhaitent.
- Reportings à la demande qui permettent d’analyser un sujet en particulier
« Avant, pour réaliser les reportings, les collaborateurs faisaient des extractions de l’ERP qui étaient refiltrées, pour ensuite être repassées à la moulinette d’Access (Microsoft) ». Agnès De Troy, Contrôleuse financière chez Houlès.
Les besoins
- Autonomie des utilisateurs finaux
- Centralisation des données
- Amélioration de la visibilité sur l'activité
- Amélioration de la visibilité sur l'activité
- Optimisation des processus
Les bénéfices
- Uniformisation du langage et amélioration de la communication
- Optimisation des processus métiers
- Modélisation rapide des données
- Meilleur suivi de l'activité grâce aux tableaux de bord
- Rafraîchissement quotidien des données
"Ma semaine je la passe sur MyReport, c’est 90% de mon temps."
Agnès De Troy, Contrôleuse financière chez Houlès.
Déploiement de la solution MyReport
"C’est un bel outil. Quand on démarre avec un outil etqu’il n’y apas d’anomalie dans les premiers jours, c’est que la solution est performante"
Agnès De Troy, Contrôleuse financière chez Houlès.
Le choix de mettre en place une solution de Business Intelligence s’est fait via le service informatique et le directeur financier qui en ont été les prescripteurs.
Les équipes de Houlès ont été accompagnées lors du déploiement par un consultant de MyReport. Ils ont ensemble construit un nombre important de reportings et de tableaux de bord. Avec une réflexion en amont pour faire le point sur ce qu’ils voulaient récupérer comme informations de l’ancien système parmi les plus de 700 tables présentes dans l’ERP.
«On raconte ce dont on a besoin, et quasiment instantanément ou dans la journée, le consultant construisait le reporting». L’outil permet de la souplesse pour bien analyser les besoins et les ajustements sont faits au fur et à mesure des échanges.
De plus, la montée en compétences se fait en parallèle: «On apprend sans être totalement en formation. On voit le consultant faire, les réflexions et allers-retours se font avec lui; on le voit chercher les fonctionnalités, il y a un apprentissage naturel qui se fait».
Les bénéfices apportés par MyReport.
Reprendre le contrôle sur la donnée
MyReport a levé la principale contrainte de l’ERP: avoir des données à jour en temps réel et ainsi gagner en réactivité sur l’analyse de la performance de l’entreprise. Par exemple, en ce qui concerne la balance de suivi des règlements clients, auparavant la comptable ne pouvait la sortir qu’une fois par mois; aujourd’hui c’est tous les jours! Pour la personne en charge de ces sujets, c’est un changement important car elle peut suivre « à la trace » ses clients de manière quotidienne.
Un meilleur suivi de l’activité et des décisions basées sur les données
Grâce aux tableaux de bord et reportings créés avec MyReport, les équipes ont gagné en visibilité sur l’activité de l’entreprise. Les analyses sont faites sur différents indicateurs pertinents: marges, suivi du CA, podium des meilleurs pays en nombre de ventes, ...Et surtout les décisions sont prises entièrement grâce à ces analyses.
Agnès De Troy nous a donné 3 exemples concrets:
-Le coût de transports: la boite noire de l’entreprise
C’est l’un des sujets essentiels au sein de l’entreprise, d’autant plus dans le contexte actuel avec le coût des transports qui explose. Les transporteurs de Houlès communiquaient les informations de facturation via un fichier qui n’était pas exploitable d’un point de vue informatique avant MyReport. Aujourd’hui, c’est un fichier plat incorporé dans MyReport pour pouvoir réaliser un rapprochement avec les factures faites aux clients de Houlès. L’analyse des coûts est facilitée avec des tableaux de bord pays par pays pour pouvoir redescendre précisément jusqu’à la facture d’un client en particulier. De plus, l’analyse des surcoûts, dû à une mauvaise adresse ou des problèmes de livraison, est plus aisée et facilement identifiée. L’entreprise a eu visibilité sur ces coûts et ainsi adapter sa politique tarifaire.
-La résolution des problèmes de fiscalité internationale
Houlès réalisant une partie de ses activités à l’international peut se trouver confrontée à des problèmes de TVA. En effet, le régime fiscal change en fonction des pays(d’autant plus quand une filiale d’un client européen est basée hors EU) et la TVA n’est pas toujours bien remplie. Aujourd’hui, ils disposent d’une vision au jour le jour des ventes et s’il y a une anomalie, le problème est remonté et réglé dans la journée.
-Une stratégie commerciale basée sur la data
Les décisions commerciales sont elles aussi prises grâce à MyReport. Quand l’entreprise a un stock de produit important et qu’elle souhaite réaliser une opération commerciale de déstockage, elle va s’intéresser à différentes datas: qu’est-ce qu'on a en stock? Combien cela coûte? Quels clients étaient intéressés par ces produits? Ainsi, de nouvelles stratégies voient le jour, entièrement dictées par une analyse des besoins et des données.
"Aujourd’hui, on donne de la visibilité sur les besoins des équipes. De plus on a gagné en temps et on est plus réactifs sur différentes problématiques métiers."
Agnès De Troy, Contrôleuse financière chez Houlès.
Parler le même langage
L’un des principaux problèmes avant le déploiement de MyReport était la difficulté de parler le même langage, et surtout de parler des mêmes données! En effet, dans leur ERP «maison», quand des filtres sont mis, ils ne sont pas apparents. Cela avait pour conséquence de nombreux quiproquos avec les équipes. Grâce à MyReport, les équipes ont la possibilité aujourd’hui d’expliquer ce qui se cache derrière un indicateur de performance grâce à la fonctionnalité «Zoom sur la donnée» qui montre les différents chiffres dont est issu le KPI. Un gain de temps du fait de la traçabilité des données, sources, filtres.
"Tout le monde pensait avoir le bon chiffre et au fond tout le monde avait le bon, mais ce n’était pas le bon filtre. On ne parlait pas tous de la même chose."
Agnès De Troy, Contrôleuse financière chez Houlès.