Enjeux
Simplifier le traitement de la donnée.
Lorsque Agnès De Troy rejoint Houlès début 2022, l’entreprise est en pleine phase de transformation. Plusieurs recrutements sont en cours dans les services Finance et Informatique, et les pratiques en matière de reporting doivent être repensées en profondeur.
Jusqu’ici, les tableaux de bord étaient réalisés manuellement à partir d’extractions issues d’un ERP maison, retraitées dans Access ou dans Excel. Cette approche engendrait plusieurs problématiques :
- Une dépendance forte aux équipes IT pour obtenir les données nécessaires,
- Des traitements manuels chronophages, sources d’erreurs et de perte de temps,
- Une absence d’automatisation dans la production des reportings,
- Un manque total de traçabilité sur les indicateurs, avec des fichiers peu documentés et difficilement exploitables en cas de départ de collaborateurs.
De plus, les utilisateurs finaux n’avaient pas d’accès direct à la donnée, ce qui limitait leur autonomie dans l’analyse de l’activité.
L’enjeu pour Houlès était clair : reprendre le contrôle sur la donnée, sécuriser les processus, améliorer la visibilité sur l’activité, et permettre à chaque service de disposer d’indicateurs fiables et à jour.
Solution
- Un pilotage centralisé des demandes de reporting.
Tous les besoins en tableaux de bord sont désormais formulés via un système de tickets. Agnès De Troy joue le rôle de référente et coordonne la réponse aux besoins exprimés par les services : tableaux de bord récurrents (rafraîchissables automatiquement) et reportings ponctuels à la demande. - Une modélisation sur mesure de l’ERP maison.
Avec l’aide d’un consultant MyReport, un travail de fond a été réalisé sur les 700+ tables de l’ERP pour en extraire les bonnes données, les structurer et les modéliser. Cette approche itérative et collaborative a permis de créer rapidement des reportings pertinents, tout en favorisant la montée en compétence progressive des équipes. - Un accès simplifié et traçable à la donnée.
Grâce aux fonctionnalités de MyReport, chaque indicateur est désormais documenté, traçable et compréhensible par tous. L’outil « Zoom sur la donnée » permet de comprendre d’un clic d’où vient un KPI et quels filtres ont été appliqués. - Un reporting automatisé, connecté aux outils comptables.
Les données issues de Sage 100 sont intégrées à la plateforme, permettant notamment un suivi quotidien des règlements clients. D’autres jeux de données (fichiers plats, factures transporteurs, etc.) sont également exploités pour enrichir les analyses.
“Aujourd’hui, on donne de la visibilité sur les besoins des équipes. De plus on a gagné en temps et on est plus réactifs sur différentes problématiques métiers.”
Agnès De Troy, Contrôleuse financière
- Un pilotage de l’activité plus réactif et plus fiable.
Les équipes peuvent désormais suivre en temps réel des indicateurs clés comme le chiffre d’affaires, la marge, le coût des transports ou les performances commerciales par zone géographique.
Aujourd’hui, la comptable peut consulter chaque jour la balance de règlements clients, alors qu’elle ne pouvait l’éditer qu’une fois par mois auparavant. - Une maîtrise accrue des coûts logistiques.
Les surcoûts liés au transport (mauvaises adresses, erreurs de livraison, frais supplémentaires) sont désormais identifiables et analysables par pays ou par client.
Cette transparence a permis d’adapter la politique tarifaire et d’optimiser les marges à l’international. - Une meilleure gestion des risques fiscaux à l’export.
Les problématiques de TVA intracommunautaire sont détectées rapidement : les erreurs sont remontées dans la journée et corrigées aussitôt, évitant toute exposition prolongée. - Des décisions commerciales guidées par la donnée.
MyReport permet d’identifier précisément les stocks dormants, les clients intéressés par certains produits, ou encore les zones à potentiel.
Les campagnes de déstockage sont désormais construites sur une analyse factuelle et ciblée, améliorant la performance commerciale.
“Tout le monde pensait avoir le bon chiffre et au fond tout le monde avait le bon, mais ce n’était pas le bon filtre. On ne parlait pas tous de la même chose.”
Agnès De Troy, Contrôleuse financière
