Enjeux
Donner aux équipes les moyens de piloter la donnée dans un contexte franchisé complexe.
Avec près de 250 magasins franchisés, plusieurs marques en développement et une activité en grande distribution, Columbus Café & Co devait relever un défi majeur de gestion de la donnée.
L’équipe de Johann Senckeisen, Responsable du contrôle de gestion, devait composer avec une volumétrie importante de données issues de sources multiples : systèmes de caisse des franchisés, fichiers plats, logiciels métiers, outils comptables, etc.
Mais les difficultés étaient nombreuses :
- Des données hétérogènes selon les magasins, parfois incomplètes ou mal renseignées,
- Un manque d’outillage pour croiser, harmoniser et exploiter facilement cette information,
- Une dépendance à Excel ou à des outils métiers rigides, peu adaptés au pilotage agile,
- Des besoins croissants de partage d’informations vers des acteurs très variés (comptabilité, opérationnels, marketing, franchisés, direction, actionnaires…),
- Des contraintes techniques supplémentaires, comme une migration d’hébergeur en parallèle du projet.
Columbus avait donc besoin d’une solution capable de centraliser, fiabiliser et automatiser le traitement de données issues de sources multiples, tout en rendant les utilisateurs plus autonomes dans leurs analyses.
“Les équipes comptables sont aussi conscientes qu’il y a beaucoup de choses qu’on peut leur apporter qu’ils ne peuvent pas forcément faire facilement depuis l’application Sage.”
Johann Senckeisen, Responsable Contrôle de gestion
Le projet s’est structuré autour de plusieurs axes clés, en s’appuyant sur les fonctionnalités et l’accompagnement proposé par MyReport :
- Columbus a utilisé MyReport pour collecter et structurer les données issues des 250 magasins franchisés, quels que soient leur source ou leur format. La mise en place d’un programme basé sur des livrables CSV a permis de consolider les données, de les enrichir avec d’autres sources, et de créer un reporting fiable (ex : analyses par typologie de magasin).
- Une modélisation a été mise en place pour connecter MyReport directement à Sage 100.
Résultat : les tableaux de bord financiers sont intégrés dans l’environnement comptable, avec des KPI mis à jour automatiquement, sans retraitement manuel. Cela a également permis de faciliter la facturation automatisée via Franchise On Cloud. - Des alertes ont été configurées pour repérer les données manquantes ou erronées dans les éléments comptables. Grâce à MyReport Messenger, des notifications ciblées sont envoyées aux utilisateurs concernés pour corriger rapidement les anomalies, garantissant une meilleure qualité des données et sécurisant la facturation.
- MyReport permet le partage d’indicateurs sur mesure avec différents profils : actionnaires, direction, marketing, opérationnels sur le terrain, franchisés via Franchise On Cloud… Chaque partie prenante dispose d’un niveau d’information adapté à son besoin, en toute sécurité.
“MyReport a été vraiment incontournable pour avoir des alertes sur la qualité de la donnée.”
Johann Senckeisen, Responsable Contrôle de gestion
- L’équipe de contrôle de gestion travaille désormais sur une base unique, fiable et structurée, quel que soit le format ou la source initiale des données. Cela permet une analyse homogène de la performance réseau, avec des reportings croisés par magasin, par typologie ou par période.
- Des gains de temps à chaque étape du traitement :
– Collecte automatique des données, sans ressaisie manuelle
Intégration directe dans Sage 100
– Génération automatique des factures de redevance
– Partage simplifié vers les franchisés ou services internes
Résultat : un processus de pilotage plus rapide, plus fluide, et beaucoup moins chronophage.
- Les tableaux de bord intégrés à Sage 100 permettent aux équipes de suivre en temps réel les principaux KPI comptables. Les alertes automatiques assurent la qualité des données en amont, limitant les risques d’erreur sur les flux sensibles (facturation, commandes, etc.).
- Les contrôleurs de gestion sont désormais capables de modéliser eux-mêmes leurs données. Johann souligne la montée en compétence rapide de son équipe, qui partage désormais les bonnes pratiques et contribue activement à l’évolution des usages autour de la donnée.
“C’est un outil qui est incontournable”
Johann Senckeisen, Responsable Contrôle de gestion de Columbus Café
Columbus souhaite poursuivre l’avancée de MyReport dans l’entreprise. Trois nouvelles étapes sont à venir :
- Renforcer la datavisualisation pour améliorer la lisibilité des indicateurs
- Etendre MyReport à tous les services pour éliminer les fichiers Excel isolés
- Fournir des tableaux de bord personnalisés aux franchisés, mis à jour quotidiennement (CA, fréquentation, etc.)
