4 étapes pour permettre à 700 collaborateurs de mieux analyser leur activité au quotidien.

Recenser les reportings et les usages

Cette deuxième étape consiste à définir les reportings qui sont attendus par les équipes métier. Des ateliers d’expression des besoins permettent de concevoir précisément les reportings à réaliser et d’identifier les destinataires de ces dashboards et leurs usages.
📌 Dans le cas de l’Université de Lorraine, 60 dashboards ont été comptabilisés. Quelques exemples de tableaux de bord :
Tableau de bord de bienvenue
Il permet d’avoir en un coup d’œil les chiffres clés de l'université : le nombre d’étudiants, de doctorants, d’enseignants, la consommation du budget, l’origine des étudiants, la répartition des étudiants par diplômes…

Tableau de bord pour les étudiants
Il est à destination de la direction et permet de réaliser un comparatif entre l’année N et N-1 pour les principaux KPI de l’université. Ce tableau de bord permet également à l’université de fournir les chiffres demandés par le ministère de tutelle, le rectorat, les collectivités territoriales et locales, etc.

Partager les analyses

Le déploiement de MyReport, c’est la promesse de la simplicité et de l’autonomie.
Même si une formation de quelques jours est recommandée, la solution est reconnue pour sa facilité de prise en main. Les utilisateurs sont autonomes rapidement que ce soit pour construire leurs rapports et tableaux de bord ou pour visualiser leurs indicateurs.
📌 Rémi Favier, chef de projet Tableau de Bord et Système d’information au sein de l’Université de Lorraine, continue à centraliser toutes les demandes de création et de modification des tableaux de bord en fonction des besoins.
Toutefois, la simplicité d’usage, la collecte de l’ensemble des données nécessaires en un seul et même point lui ont permis de gagner un temps considérable pour la conception des dashboards.
”Avant lorsqu'une faculté devait répondre à une demande chiffrée et détaillée de ces étudiants, le personnel du service des inscriptions exportait des listes d'étudiant vers un tableur. Puis il dénombrait et rangeait son effectif à l'aide de ce logiciel. Maintenant, à partir du tableau de bord conçu avec Myreport BE, la personne peut afficher sont tableau, mis à jour automatiquement, sans avoir besoin de connaissance particulière, juste en cliquant sur des KPI. De plus, ces tableaux et listings peuvent être exportés par un simple clic vers un tableur pour être remis en forme ou intégré dans un document de traitement de texte.”
Une fois les tableaux de bord créés et partagés avec les différentes équipes, chacun est autonome pour exploiter ses données et piloter son activité à sa guise (analyses quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, etc.) L’université a pu faire l’économie de 10 postes de chargé de pilotage dans les composantes.
L’Université de Lorraine utilise certains de ses tableaux de bord pour fournir des données au ministère et répondre à des obligations légales. Il n’y a plus d’erreur dans ces reportings (erreurs de saisie ou modifications par exemple). La datavisualisation simplifie encore plus la lisibilité des données partagées :
• Le responsable de diplôme voit le nombre d’heures suivis par ces étudiants. La directrice de la composante de formation peut suivre les heures effectuées par ces enseignants dans sa propre faculté et dans les autres structures de l’établissement.
• Le directeur général connaît le nombre d’étudiants inscrits et peut le comparer aux années précédentes, de même pour la part des étudiants inscrits sur une formation en particulier ou sur une année précise. Par exemple, le nombre d’étudiants inscrits en M2 marketing.