Passer de MyReport Essential vers MyReport Business Evolution

Quelles sont les principales motivations qui poussent les utilisateurs à passer de MyReport Essential vers Business Evolution ?

Avant tout la performance. Les projets que nous avons mené avec l’équipe l’ont été auprès de clients équipés de longue date. Du coup, l’entrepôt s’est bien souvent enrichi de nombreuses données historiques et ouvertes à de plus en plus de domaines métiers. Là où on avait démarré autour de la comptabilité et du contrôle de gestion, bon nombre de clients ont enrichi leur entrepôt de nouvelles sources de données.

Mais nous avons aussi rencontré des clients « Essential » qui, ont pris conscience de l’enjeu qu’il y a à permettre à tous les collaborateurs de bien exploiter la donnée pour mieux la comprendre. Les rencontres autour de MyReport Business Evolution ont donc été l’occasion de repenser leur système de reporting et d’aide à la décision. Tout cela a été facilité par le constat que MyReport Business Evolution est porteur d’avenir de par sa conception, sans renier les fondamentaux qui font le succès des solutions MyReport : simplicité, rapidité et efficacité !

Dans tous les cas, nous nous sommes appuyés sur les besoins exprimés par les « métiers », et n’avons conçu les aspects techniques de nos projets que pour répondre à ces attentes.

Quelles sont donc les différentes approches auxquelles vous avez été confrontés ?

En résumé, on peut dire qu’il y a 3 enjeux auxquels nous sommes régulièrement confrontés chez nos clients utilisateurs « d’Essential ».

Le premier enjeu : celui de la continuité.

Il y a des cas où l’on n’a pas le temps d’attendre et où les processus établis sont satisfaisants. Dans ce cas, nous nous contentons des automatismes de migration proposés par MyReport Business Evolution depuis Essential. Il y a toujours quelques ajustements, mais qu’il s’agisse de sources de données ou de rapports déjà existants, 80% du travail est réalisé automatiquement. Cela va vite, cela rassure les utilisateurs et comme Report One a su conserver ses fondamentaux, l’opération est assez rapidement menée.

Le deuxième enjeu : celui de la performance.

Si les temps de traitement sont mis en avant, ce n’est pas toujours une question de produit, mais bien souvent une question de conception dans la construction de l’entrepôt de données. C’est un phénomène bien classique. Il faut aller vite, les paramètres s’empilent et pour répondre rapidement aux besoins des utilisateurs, on va souvent « à l’essentiel ». Dans ce cas, sans remettre en cause les données et les rapports, nous opérons bien souvent un travail plus précis de re-construction de l’entrepôt. Cela peut se faire « branche par branche ». Nous en profitons pour reconcevoir, avec les clients, les modèles de données avec essentiellement une optique de simplification et de performance. Il faut reconstruire le socle de l’évolutivité dont ont besoin, dans ce cas, les utilisateurs des données.

Le troisième enjeu : celui de l’extension.

Un projet MyReport Business Evolution est souvent motivé par l’envie d’aller plus loin et d’embarquer de nouveaux métiers et de nouveaux utilisateurs. La démarche projet est alors totalement de mise dans ce cas. Que veut-on piloter ? Avec quels indicateurs ? et à partir de quelles données ? Pour quels utilisateurs ?

Comment concilier ces trois approches dans le cas de contextes hétérogènes avec des utilisateurs qui n’ont pas la même connaissance de la Business Intelligence ?

Ces enjeux ne sont pas exclusifs les uns des autres ! Nous venons de mener ces trois types d’approches avec l’un de nos clients historiques basé à Strasbourg. Le sujet de départ était complexe et nous avons dû bien analyser les différents contextes qui variaient selon les départements. Nous nous sommes simplement adaptés aux différentes problématiques que nous avons rencontrées.

Il y a toutefois un point commun à ces 3 types d’enjeux : celui du partage de la donnée. MyReport BE est, dans ce domaine, beaucoup plus puissant que ne l’est MyReport Essential. La gestion de groupes d’utilisateurs y est pour beaucoup et c’est aussi souvent l’occasion de repenser les moyens proposés aux utilisateurs métiers. Qui pour analyser les données avec Builder ? Qui pour profiter de rapports d’analyse avec Viewer dans l’environnement familier d’Office ? Qui pour piloter en mobilité avec Center ? C’est aussi en cela que BE constitue une opportunité nouvelle pour nos clients.

Comment faites-vous pour mesurer les succès et réussites de ces projets avec vos clients ?

La première mesure que nous opérons, c’est celle de l’appropriation par les utilisateurs, qu’ils soient côté IT et administration des données ou bien côté production et analyse des rapports et tableaux de bord. Le vrai enjeu pour nous, c’est de parvenir au dialogue entre les équipes.

Evidemment, la rapidité de mise en œuvre est également une vraie clé de succès et c’est pourquoi nous n’hésitons pas à proposer des découpages pour les projets trop ambitieux. Il vaut mieux privilégier les petits succès : les utilisateurs nous le rendent bien et sont ainsi encore plus motivés pour la suite !

Enfin, l’appropriation de la donnée par les utilisateurs provoque bien souvent des prises de décisions nouvelles dans l’organisation. C’est là que nous sommes le plus contents ! cela signifie que le client a acquis l’autonomie technique sur MyReport, mais aussi qu’il est entré dans une phase de maitrise des données et de sa performance.

Pour finir, quels conseils pouvez-vous nous donner pour bien choisir quand passer à MyReport Business Evolution ?

Il n’y a pas de secret ! La clé d’un bon projet repose sur l’écoute des métiers dans leur recherche de performance, et la réponse de l’IT afin de les accompagner dans cette démarche. Il faut aussi, et absolument, un sponsor issu de la Direction de l’Entreprise. Il sera le lien indispensable et parfois l’arbitre des priorités.

Enfin un dernier conseil : chez quelques clients, nous avons motivé la nomination d’un « Data Officer ».Il est en charge d’assurer la cohérence de la démarche de construction de l’entrepôt, garant des vocabulaires employés, des règles de gestion et d’organisation. C’est souvent le rôle que nous jouons avec nos distributeurs intégrateurs ; mais c’est encore mieux si l’entreprise mène elle-même cette démarche !