Excel et MyReport : Un duo puissant pour le pilotage au quotidien
Que vous soyez DG, DAF, DRH ou DSI, Excel reste un outil incontournable en entreprise. Il présente toutefois de nombreuses limites, notamment en termes d’automatisation, de traçabilité ou pour exploiter aisément plusieurs sources de données. Aussi, vous gagnez en efficacité en l’associant à une solution de Business Intelligence comme MyReport qui s’intègre directement dans le tableur Excel. Découvrez comment optimiser tous vos travaux de gestion de l’information ainsi que leur partage grâce à ce duo.
Excel, un outil pratique pour la gestion des données, mais qui présente des limites
La plupart des entreprises ont adopté Excel dans tous les services. Rares sont les managers qui n’y recourent pas chaque jour. Pourtant, quand il s’agit de construire, actualiser et diffuser des tableaux et graphiques, par exemple pour un reporting, le tableur s’avère parfois trop juste et vite compliqué. Du moins, il exige un niveau de formation trop important pour dépasser ses fonctions basiques.
Excel, un outil de pilotage des informations utilisé par toutes les entreprises
Depuis des décennies, Excel de Microsoft s’impose comme tableur préféré en entreprise. Pourtant, la plupart des collaborateurs n’en maîtrisent que les fonctions de base. Dès lors qu’ils doivent manipuler une grande quantité de données et de paramètres, l’outil devient compliqué à utiliser au quotidien.
Difficulté de croiser plusieurs sources d’information avec Excel
Excel ne permet pas de manière intuitive à un utilisateur d’accéder aisément à plusieurs sources d’information simultanément afin de les croiser ou de les consolider. En effet, des fonctionnalités comme Power Query demandent de la technicité qu’un DRH ou un directeur commercial par exemple ne possèdent pas. Ils ne connaissent pas son langage, n’ont pas le temps matériellement de s’y investir et sont rapidement frustrés de ne pas faire ce qu’ils souhaitent.
Une conception des tableaux et graphiques souvent rigide ou consommatrice de temps
Une autre limite d’Excel réside dans le temps que peut prendre la création de tableaux ou de graphiques un tant soit peu complexes. Une fois conçues, les analyses sont difficilement modifiables en quelques clics. Imaginez d’insérer des colonnes, de décaler les tableaux latéraux par manque de place ou d’ajouter des regroupements après coup. Souvent, le temps de construction et de mise en forme constitue la partie du travail la plus importante, alors que finalement il ne s’agit que d’agréger des données, les comparer et suivre leur évolution dans le temps.
Une traçabilité de l’information parfois complexe
En fonction de la méthode retenue pour construire un reporting sur Excel, les données manquent parfois de traçabilité. Il est ainsi compliqué d’identifier d’où viennent les chiffres dans une cellule donnée, et obtenir des résultats différents avec une même démarche d’analyse est malheureusement assez fréquent. Cela génère des incertitudes, des doutes sur la véracité des chiffres, voire un rejet de l’information communiquée sous cette forme. Excel, utilisé seul, reste un outil local. En effet, combien de temps perdu en réunion à débattre de la véracité des chiffres de chacun ?
Exemples de fonctionnalités proposées par MyReport Builder, la barre d’outils qui s’ajoute à Excel
Voici quelques cas d’utilisations pratiques de MyReport directement dans Excel, avec le module Builder. Ils montrent la puissance du logiciel de Business Intelligence associé au tableur.
Création native graphiques en cascade ou waterfall
Les graphiques de type cascade sont le format visuel idéal pour expliquer l’évolution d’un poste du reporting entre deux dates ou l’écart entre les objectifs issus des prévisions et le résultat financier réel. Pourtant, cette représentation est très difficile à concevoir avec Excel. Avec MyReport Builder, vous obtenez cette présentation Excel waterfall en quelques clics. Vos reportings seront enrichis et votre analyse approfondie.
Gestion d’alertes par de la datavisualisation
MyReport comporte une fonctionnalité d’alerte pour vos tableaux Excel. Vous définissez en quelques clics les critères pour lesquels par exemple, vous souhaitez que les indicateurs apparaissent en rouge quand la limite fixée est dépassée. C’est un gain important de réactivité.
Ajout simple de regroupements en quelques clics
L’utilisateur peut choisir d’afficher certaines données sous forme de regroupements de lignes. Par exemple, si vous insérez le nom des différents commerciaux dans le tableau, vous pouvez ajouter un regroupement par secteur géographique. Ainsi, le tableau s’allège. C’est le lecteur qui décide s’il veut cliquer sur le détail d’un secteur afin de connaître les commerciaux concernés. Imaginez le temps nécessaire pour créer tous ces regroupements sur Excel sans l’outil MyReport Builder !
Intégration des tableaux ou graphiques Excel dans PowerPoint ou Word avec actualisation des données
MyReport vous autorise aussi, à partir de votre fichier Excel, à générer un reporting sur PowerPoint ou sur Word. Cette fonctionnalité ne constitue pas un simple copier-coller. Une barre d’outils MyReport s’insère en effet également dans PowerPoint et dans Word. Ainsi, les données s’actualisent en un clic lors de la prochaine utilisation.
Aussi, avec le zoom, l’utilisateur accède en un clic à toutes les données qui composent le résultat d’une cellule d’un tableau, et peut en exporter le résultat directement dans un onglet de son classeur.
Avec MyReport, vos collaborateurs et managers dépassent leur usage classique d’Excel. Ils bénéficient de la puissance de la Business Intelligence directement dans leur tableur favori, en quelques clics, et sans avoir suivi une formation pointue. Les bénéfices sont nombreux : fiabilité de la donnée, gain de temps, analyse approfondie.
« On est passés de tableaux Excel à des courbes de tendance, des KPI uniques et compréhensibles. On est passés du QUANTITATIF au QUALITATIF » Adrien Journay, supply manager chez Gedeon Richter France.