DSN et données RH : vigilance, conformité et opportunités à l’approche de 2026.

Dans la plupart des entreprises, la donnée RH occupe une place paradoxale. Elle est à la fois indispensable — pour payer correctement, déclarer, piloter, dialoguer avec les représentants du personnel — et en même temps difficile à maîtriser. Non pas parce qu’elle serait trop complexe en soi, mais parce qu’elle est disséminée dans plusieurs outils, manipulée par différents métiers, et soumise à des obligations légales de plus en plus strictes. Ce contexte crée un environnement où les erreurs ne sont pas exceptionnelles : elles sont fréquentes, parfois invisibles au départ, et leurs conséquences se manifestent souvent tardivement.

L’enjeu n’est pas seulement technique. Il touche à la conformité, aux droits sociaux des salariés, à la qualité du pilotage, et à la capacité de l’entreprise à anticiper les évolutions réglementaires. Les années à venir mettent ce sujet en pleine lumière, notamment avec l’arrivée de la DSN de substitution, qui va renforcer la nécessité de disposer de données sociales fiables, structurées et vérifiables.

À l’approche de 2026, la fiabilité des données RH devient un enjeu central avec l’arrivée de la DSN de substitution. Des données dispersées, des corrections manuelles et un manque de cohérence entre les outils augmentent le risque d’anomalies déclaratives, avec des impacts financiers et organisationnels réels. Anticiper passe par une meilleure consolidation des données sociales, l’exploitation de la DSN comme base de référence et un pilotage plus préventif, afin de sécuriser la conformité tout en améliorant la lisibilité et la qualité des indicateurs RH.

La donnée RH : un volume croissant et des usages qui se multiplient

Les ressources humaines se sont progressivement transformées en un domaine où la donnée constitue le socle de la plupart des actions. Elle intervient dans la paie, bien sûr, mais aussi dans la production et l’actualisation de la BDESE, dans le bilan social, dans l’index égalité professionnelle, dans le suivi formation, dans les politiques de rémunération ou dans la gestion des effectifs.

Ces obligations ne sont pas indépendantes les unes des autres. Elles reposent sur des notions communes : effectif moyen, nombre d’entrées et de sorties, rémunérations, contrats, temps de travail, absences. Cette transversalité augmente mécaniquement la sensibilité de l’ensemble. Une incohérence sur un statut, une date d’entrée inexacte ou une assiette de cotisations erronée peut rejaillir sur plusieurs reporting internes et externes sans que le lien soit immédiatement perceptible.

L’autre difficulté provient du mode de production de ces indicateurs. Dans de nombreuses organisations, chaque tableau ou reporting nécessite plusieurs extractions enrichies ou corrigées manuellement. Ces opérations, souvent répétées mois après mois, amplifient le risque d’erreur. Retoucher une donnée pour un bilan social revient parfois à créer un écart involontaire dans la DSN du mois suivant. Ce phénomène n’est pas lié au manque de rigueur, mais plutôt au fait que les outils utilisés ne sont pas conçus pour garantir une cohérence globale et durable.

Les organismes publics soulignent ce point depuis plusieurs années : la donnée déclarée en DSN influence directement la fiabilité des droits sociaux. Net-entreprises rappelle, dans son dossier, que la qualité des informations transmises conditionne la justesse des droits et la sécurité des déclarations. Cette mise en perspective montre que les enjeux dépassent largement la production interne de reporting.

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Des écarts structurels entre les sources : un problème plus profond qu’il n’y paraît

Les services RH utilisent des systèmes dont la finalité n’est pas toujours la même. Le logiciel de paie fournit une vision conforme aux règles sociales et fiscales. Le SIRH, quand il existe, porte une vision plus orientée processus : congés, parcours salariés, compétences. La GTA, elle, raisonne en termes d’heures effectuées, d’horaires théoriques et de cycles de travail. À cela s’ajoutent des fichiers Excel créés pour répondre à des besoins ponctuels, mais qui finissent par devenir des référentiels officieux.

Le résultat, dans la pratique, est une dispersion des informations. Un collaborateur peut apparaître comme cadre dans un système, non-cadre dans un autre, ou avoir un taux d’activité différent selon la source consultée. Ces incohérences ne sont pas immédiatement visibles, parce que chaque outil se suffit à lui-même dans son périmètre. Elles deviennent problématiques lorsqu’un indicateur exige une consolidation ou un calcul transversal.

La fiabilité de la donnée ne peut donc pas reposer uniquement sur la vigilance humaine. Plus un système est fragmenté, plus la charge de contrôle augmente, et plus les risques d’écart se multiplient. Dans de nombreuses organisations, on constate que les erreurs détectées dans les reporting ne proviennent pas du fichier DSN lui-même, mais plutôt de l’amont : un paramétrage partiel dans la paie, une pratique de saisie hétérogène, ou l’absence de synchronisation entre plusieurs outils. La DSN est parfois perçue comme un fichier technique complexe, alors qu’elle reflète simplement, de manière très fidèle, l’ensemble des données issues de la paie. Lorsque ces données sont inexactes ou incohérentes à la source, la DSN les reproduit à l’identique, ce qui explique que les anomalies se retrouvent ensuite dans les obligations déclaratives ou les indicateurs sociaux.

Pour clarifier ce qui produit réellement des incohérences dans les reporting RH, il est utile de distinguer les situations suivantes, qui se retrouvent dans la majorité des organisations :

• Hétérogénéité des outils : les logiciels n’appliquent pas les mêmes règles métiers (paie vs SIRH vs GTA), ce qui crée des écarts dans les typologies d’emplois, les taux d’activité ou les statuts.
• Manque de synchronisation : la mise à jour des données n’a pas lieu simultanément dans tous les systèmes, ce qui produit des décalages temporels.
• Multiplication des fichiers Excel : utilisés comme solutions de secours, ils deviennent rapidement des référentiels parallèles non mis à jour.
• Corrections locales non répercutées ailleurs : un ajustement fait dans la paie n’est pas systématiquement reflété dans le SIRH ou inversement.
• Paramétrage perfectible de la paie : un code mal renseigné ou un paramètre obsolète peut se répercuter dans la DSN sans alerte immédiate.

Ce que l’Urssaf observe rejoint ces causes structurelles. Dans ses communications dédiées aux anomalies fréquentes, l’organisme indique que les écarts portent très souvent sur des points de base : identification des salariés, assiette de cotisations, périodes d’activité. Ce sont précisément des zones où une mise à jour hétérogène entre les outils conduit rapidement à une déclaration incohérente.

La DSN, un fichier souvent vu comme une contrainte alors qu’il pourrait servir de base commune

La DSN rassemble chaque mois l’ensemble des données nécessaires au calcul des droits sociaux et des cotisations. Sa structure peut paraître complexe, mais elle a l’avantage d’être exhaustive et normalisée. Chaque élément du parcours d’un salarié — contrat, statut, rémunération, charge, période d’activité, absence — y figure sous une forme précise et opposable.

Pour cette raison, elle pourrait constituer la principale source de vérité des données sociales. Pourtant, elle est rarement utilisée dans ce rôle. Les RH travaillent souvent sur des info-centers Excel ou des tableaux issus du SIRH, en supposant que tout ce qui est visible à l’écran correspond fidèlement à ce qui est transmis en DSN. Ce n’est pas toujours le cas. Une mauvaise date de reprise enregistrée dans la paie peut passer inaperçue pendant des mois, mais avoir un impact lors d’un contrôle.

Les entreprises disposent donc d’une base riche, complète et actualisée chaque mois, mais ne l’exploitent généralement pas pour produire leurs reporting internes. Cette distance entre la donnée déclarative et les données opérationnelles crée une zone d’incertitude. C’est précisément cette zone que la DSN de substitution cherche à réduire.

La DSN de substitution : une évolution réglementaire qui modifie profondément les attentes

L’introduction de la DSN de substitution en 2026 s’inscrit dans un objectif très clair : améliorer la qualité des données sociales transmises et sécuriser les droits des salariés. Ce dispositif ne consiste pas à sanctionner davantage, mais à prendre acte d’un constat : une part importante des entreprises ne corrigent pas les anomalies remontées dans les CRM, faute de temps, de formation ou de visibilité.

Ce qui change pour vous

Pour répondre à cette situation, l’Urssaf prévoit un nouveau mécanisme. À partir de mars 2026, les entreprises recevront un CRM de rappel listant les anomalies de 2025 non corrigées. Elles disposeront alors d’un délai de deux mois pour régulariser ou contester les éléments concernés. Si aucune action n’est engagée, l’Urssaf pourra procéder elle-même à une rectification en émettant une DSN de substitution, limitée en 2026 aux données influençant les droits à la retraite.

Ce cadre comporte plusieurs implications.

D’abord, les entreprises devront suivre plus attentivement les CRM mensuels pour éviter que des anomalies ne s’accumulent. Ensuite, elles devront être capables d’identifier rapidement la source d’une incohérence, ce qui suppose une meilleure maîtrise des données et de leur origine. Enfin, la substitution pourra entraîner des régularisations financières rétroactives, sans possibilité de bénéficier du « droit à l’erreur », puisque la correction n’est plus spontanée.

Il ne s’agit pas d’un durcissement arbitraire, mais d’une tentative de réduire un écart important entre ce qui est déclaré et la réalité des situations. La mesure oblige à adopter une posture plus proactive, ce qui demande des outils et des processus adaptés.

Les explications publiées par Malakoff Humanis confirment également le fonctionnement du dispositif : en l’absence de correction après les relances, l’Urssaf est en capacité de rectifier la déclaration et de recalculer les cotisations. L’entreprise perd alors la maîtrise de la donnée transmise, ce qui illustre l’intérêt d’un contrôle régulier bien en amont de la DSN mensuelle.

Des conséquences financières et organisationnelles qui dépassent la simple contrainte

Les pénalités prévues par le Code de la sécurité sociale s’appliquent déjà, mais la DSN de substitution change la manière dont elles seront déclenchées. Une erreur non corrigée entraînera mécaniquement des sanctions, même si elle résulte d’un oubli ou d’une difficulté ponctuelle. Les entreprises devront également justifier auprès des salariés des ajustements rétroactifs sur leurs droits, ce qui n’est jamais simple, en particulier pour des sujets sensibles comme la retraite ou les indemnités journalières.

Au-delà des sanctions, il existe un coût organisationnel. La gestion d’une opposition ou d’une contestation exige des compétences spécifiques et des délais courts. La nécessité d’analyser plusieurs CRM simultanément augmente la charge de travail des équipes paie. L’absence de vision consolidée complique la compréhension des écarts. En d’autres termes, l’entreprise dépense davantage d’énergie à « gérer les erreurs » qu’à piloter ses politiques RH.

Un manque de visibilité ou de consolidation peut générer des conséquences très concrètes dans l’organisation :

• Accumulation d’anomalies : un écart mineur laissé plusieurs mois peut produire des régularisations significatives en fin d’année.
• Tensions internes : un salarié informé d’une erreur sur ses droits sociaux (retraite, IJ, chômage) peut perdre confiance dans l’entreprise.
• Charge administrative imprévisible : analyser un CRM complexe ou contester une substitution mobilise du temps en urgence.
• Difficultés de justification auprès des organes sociaux : les oscillations d’indicateurs entre deux réunions CSE entament la crédibilité des chiffres.
• Décisions RH affectées : masse salariale incorrecte, turn-over faussé, absentéisme mal mesuré, etc., limitent la qualité des analyses.

Ce coût indirect est souvent plus lourd que les pénalités elles-mêmes. Il mobilise des ressources, génère des tensions internes et peut fragiliser la confiance des salariés. À terme, cela peut affecter la crédibilité de la fonction RH, qui est pourtant au cœur du dialogue social et de la conformité.

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Revoir la manière de gérer la donnée : d’une logique de correction à une logique de prévention

Pour répondre à ces enjeux, il ne suffit pas d’ajouter des contrôles manuels ou de multiplier les extractions. Ces solutions augmentent la charge opérationnelle sans traiter les causes profondes : dispersion des données, absence de référentiel unique, dépendance aux manipulations manuelles.

L’approche la plus efficace consiste à consolider les données sociales dans un environnement unique, capable de rapprocher automatiquement les sources, de détecter les incohérences et de produire des indicateurs stables. Ce type de système permet d’identifier les anomalies avant qu’elles ne se transforment en erreurs déclaratives. Il facilite aussi la compréhension de l’origine d’un écart : paramétrage de paie, erreur de saisie, incohérence entre outils.

L’automatisation joue un rôle essentiel. Elle supprime les opérations répétitives, réduit les risques de doublons et fiabilise les calculs. Mais elle ne suffit pas à elle seule. Il faut également une interface claire, qui permette aux RH de comprendre ce qui se passe sans avoir à manipuler le fichier DSN directement. Les tableaux de bord proposés dans des solutions comme MyReport illustrent cette logique : rendre visible ce qui était caché et exploiter la richesse de la DSN de manière lisible.

Un pilotage RH qui gagne en précision et en lisibilité

Lorsqu’un référentiel unique est mis en place, la donnée RH change de statut. Elle n’est plus un élément à rassembler mensuellement, mais un matériau structuré, disponible en continu. Cela permet une analyse plus fine des effectifs, un suivi plus fiable de la rémunération ou des absences, et une préparation plus solide des entretiens annuels. Les indicateurs deviennent reproductibles, cohérents et traçables.

Ce modèle bénéficie aussi au dialogue social. Une BDESE alimentée automatiquement à partir de données fiables réduit les points de tension avec le CSE. Les directions disposent d’une visibilité globale plus stable, ce qui améliore la prise de décision. Enfin, les RH peuvent consacrer davantage de temps à l’analyse et à l’accompagnement plutôt qu’à la production.

La fiabilisation de la donnée RH n’est pas un objectif isolé : c’est un prérequis pour l’ensemble des obligations sociales

L’arrivée de la DSN de substitution rend indispensable une approche plus structurée et plus préventive de la donnée RH. Cette évolution ne fait que mettre en évidence un besoin déjà présent dans la plupart des organisations : disposer d’un système capable de consolider les informations, de sécuriser les calculs et d’éviter que des anomalies mineures ne se transforment en erreurs déclaratives.

Dans cette perspective, l’extension DSN de MyReport apporte une réponse opérationnelle directe. Elle exploite le contenu très riche de la DSN pour produire automatiquement les indicateurs essentiels du pilotage RH, réduire les manipulations manuelles, faciliter les contrôles et rendre visibles les incohérences avant qu’elles ne génèrent des rappels de cotisations ou des ajustements tardifs. En centralisant les données et en les présentant sous forme de tableaux de bord lisibles, l’outil permet aux équipes RH de travailler sur une base cohérente, stable et alignée sur les exigences déclaratives.