La checklist de votre clôture comptable … avec et sans la digitalisation !
7 étapes pour comprendre l’apport d’une solution de Business Intelligence lors de la clôture comptable.
1. Définir un calendrier de clôture comptable
Sans solution de BI
Étape incontournable : un bon rétroplanning pour approcher la fin de l’exercice avec sérénité. Le problème ? On a beau définir un calendrier, le timing est serré et tout sujet problématique risque de dérégler le planning.
Avec une solution de BI
Vous pouvez facilement intégrer un pré-closing dans votre planning déjà serré. Cette simulation, un mois avant la clôture, vous permet d’anticiper les sujets problématiques. Ça pourrait prendre du temps et de l’énergie en plus, mais comme tout est automatisé, ce n’est que du bonus !
2. Enregistrer les opérations courantes
Sans BI
Traditionnellement, ça se passe en 3 temps :
- Collecter les données et les pièces justificatives auprès des services concernés ;
- Saisir les informations relatives à chaque opération ;
- Stocker les justificatifs de manière à assurer la traçabilité des opérations.
Une méthode qui prend du temps, car on est tributaire des délais de retours de chaque service.
Avec la BI
La collecte et les contrôles sont automatisés. Votre solution est directement connectée à tous vos outils internes (ERP, logiciel comptable, outils métiers, fichiers plats, CRM, etc.) ou externes (Google Analytics, Open Data, etc.).
Les données remontent automatiquement, les contrôles de cohérence sont réalisés via des dashboards et alertes automatisées. Ainsi, les équipes n’ont qu’à gérer les exceptions et les irrégularités.
3. Effectuer les rapprochements bancaires.
Sans BI
Pour cette étape, les équipes vont recenser chaque mouvement bancaire et lui affecter l’opération comptable qui correspond. A la main, c’est la prise de tête assurée pour vos collaborateurs.
Avec la BI
Là aussi, c’est automatisé ! Votre solution rapproche chaque mouvement avec l’opération liée. Le justificatif correspondant est joint et la piste d’audit est traçable.
4. Contrôler les évolutions au bilan
Sans BI
Le contrôle du bilan, c’est stressant. Il s’agit d’opérations conséquentes à fort impact stratégique, sur lesquelles on peine à avoir de la visibilité.
Avec la BI
Grâce à la Data Visualisation, vous avez facilement accès aux grandes évolutions qui apparaissent au bilan. Vous pouvez tracer la donnée et documenter les variations d’actifs directement sur la plateforme.
Votre suivi de trésorerie complet
Modèle Excel de suivi de trésorerie Le suivi de trésorerie est un élément indispensable pour une ent…5. Réaliser un inventaire des stocks
Sans BI
Mieux vaut anticiper et réaliser un inventaire mensuel pour tenir ses comptes à jour. Une nouvelle tâche récurrente à assumer pour les équipes…
Avec la BI
Encore une fois, c’est automatisé… à condition d’avoir bien installé un connecteur sur votre solution d’inventaire.
6. Constituer les rapports (reportings, comptes de résultats, bilan, liasses fiscales)
Sans BI
La donnée est collectée, elle est fiable. Il faut désormais constituer les reportings et les documents légaux, à partir d’Excel. Long, fastidieux, et parfois source d’erreurs.
Avec la BI
La solution va automatiquement générer votre documentation légale à partir des données collectées. En plus, vous pouvez même paramétrer les reportings et les dashboards qui vous sont utiles, pour qu’eux aussi soient générés automatiquement !
7. Publier les résultats de la clôture comptable
Sans BI
Ça y est tout est prêt, il faut maintenant faire circuler en interne les reportings produits, et transmettre vos documents légaux aux autorités compétentes. Avec des envois manuels, il y a toujours un risque opérationnel.
Avec la BI
L’outil agit comme une source de vérité unique. Tous les reportings et les forecasts sont disponibles. Idéal pour assurer la bonne circulation de l’information en interne.
Et à l’externe ? Vous avez là aussi à disposition une documentation légale conforme avec toutes les pistes d’audit nécessaires. Plus de sérénité dans les échanges avec l’administration !
Réussissez votre clôture financière avec MyReport
La clôture comptable est un moment clé pour toute entreprise, souvent perçu comme une période intense et stressante. Cet article montre comment une solution de Business Intelligence comme MyReport peut transformer ces processus complexes en une expérience plus fluide, rapide et sécurisée. De la planification initiale à la diffusion des résultats, chaque étape est optimisée grâce à l’automatisation, la centralisation des données et des outils performants.
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