Comment optimiser votre communication financière interne comme externe en PME ?

Communiquer, voilà une action qui ne concerne pas que le service communication ou marketing d’une société. La direction financière échange également, souvent, régulièrement et sous de multiples formes, en fonction des interlocuteurs, dirigeants, actionnaires, investisseurs, banquiers, analystes financiers, etc.

Domaine technique par excellence, la finance d’entreprise exige toutefois d’exploiter les meilleurs vecteurs de communication et d’utiliser des outils pertinents pour intéresser les lecteurs et se faire comprendre.

Cet article vous explique comment procéder pour améliorer votre communication financière, notamment avec l’aide de la Business Intelligence MyReport.

Savoir bien communiquer sur le plan financier : les enjeux en PME

La communication financière ne concerne pas que l’établissement de la plaquette des comptes annuels et sa transmission au directeur de l’entreprise, aux investisseurs ou à son agence bancaire. En outre, pour atteindre ses objectifs, elle doit respecter les principes généraux : créer une relation entre un émetteur et un récepteur en adressant un message. Cela reste vrai, quel que soit le type de communication, interpersonnelle, de groupe ou de masse.

Les objectifs de la communication financière pour les petites et moyennes entreprises

Transmettre des informations financières poursuit toujours un ou plusieurs objectifs selon les destinataires des publications, reportings et indicateurs. Voici quelques situations classiques de besoins d’informations en fonction des publics et du mode de gouvernance des entreprises.

Les récepteurs de l’information financière en interne de la PME

La direction de la PME (ou du groupe pour une filiale) cherche à obtenir avec chaque rapport financier ou de gestion une vision de la performance ainsi que de la rentabilité des capitaux investis. C’est fondamental pour orienter sa stratégie et ses décisions.

Les managers de business units tout comme chaque directeur ou responsable de service souhaitent surveiller l’atteinte de leurs objectifs opérationnels de façon régulière et fréquente. L’information financière est un outil de pilotage au quotidien.

Les instances sociales comme le CSE et aussi les salariés à titre individuel souhaitent connaître la marche de l’entreprise et sa santé financière. Les communiqués internes et les indicateurs clés aident à comprendre par exemple les montants de l’épargne salariale versée.

Les destinataires de l’information financière externes à l’entreprise

Les actionnaires et associés (fondateurs, investisseurs, business angels, etc.), même pour des sociétés non cotées sur les marchés financiers, sont en droit d’analyser le fonctionnement général de l’entreprise. C’est particulièrement le cas lors de l’assemblée générale annuelle.

Les partenaires financiers externes, banques et fonds d’investissement s’intéressent à la capacité de l’entreprise à rembourser ses dettes de façon durable. Ils vérifient aussi si les projets d’investissement ou de développement à financer présentent un niveau de cash flow prévisionnel suffisant.

Les clients et fournisseurs ont besoin de s’assurer de la solidité financière de leur partenaire économique, tout comme les assureurs-crédits, les affactureurs, etc. Ils procèdent à des analyses financières des bilans des sociétés avec lesquelles ils envisagent de travailler.

Divers organismes en France exigent la publication de données financières annuelles des sociétés (Banque de France, greffe du tribunal de commerce, Insee, etc.).

Les facteurs qui influent sur la qualité des informations financières des sociétés

Quel que soit le récepteur du message financier, la qualité de la communication dépend de la manière de transmettre l’information et de son contenu. Le fait de se faire comprendre passe par le respect des principes généraux de la communication, soit les 7 C : clair, concis, concret, correct au niveau du ton et du vocabulaire, cohérent, complet et courtois.

Adaptez cette méthode à la finance d’entreprise. Voici les critères à soigner tout particulièrement pour bien communiquer :

1. Bâtir le reporting financier sur la base de données de qualité (exactes, sincères et justes) et utiles au lecteur.
2. Adapter le message avec pédagogie en fonction de l’interlocuteur et choisir les KPI les plus pertinents pour chaque destinataire ou responsable.
3. Parvenir à transmettre les données financières périodiques vite et dans les délais requis, afin de favoriser une prise de décision rapide.
4. Respecter la confidentialité nécessaire en fonction des données traitées, notamment grâce à la gestion des droits d‘accès à l’information.
5. Pourquoi la Business Intelligence contribue-t-elle à améliorer l’information financière et de gestion ?

Pourquoi la Business Intelligence contribue-t-elle à améliorer l’information financière et de gestion ?

Pour optimiser votre communication financière, appuyez-vous sur les pratiques et les outilsoutils qui facilitent l’exploitation des données, la préparation, la mise à jour des rapports ainsi que leur présentation visuelle. Chez MyReport, nous sommes spécialisés dans ce type d’accompagnement pour PME.

Les fonctionnalités classiques d’un outil BI pour la finance en entreprise

Solution BI pour PME, MyReport simplifie le pilotage de l’activité grâce à une exploitation et une centralisation de données fiables. Notre outil intervient sur toute la chaîne décisionnelle, soit le traitement de l’information de A à Z :

• collecte et structuration de la data (connexion aux applications de l’entreprise) ;
• centralisation et stockage des données dans un entrepôt unique ;
• restitution de l’information aux utilisateurs, afin de prendre des décisions ;
• exploitation des données grâce à des outils d’analyse et de data visualisation.

En plus de ces étapes classiques, MyReport présente la particularité et l’avantage de s’intégrer directement dans un tableur Excel. À eux deux, les outils MyReport et Excel constituent un duo puissant et qui marche, au service de votre communication financière.

Les apports concrets de MyReport pour votre communication en finance

Vous souhaitez comprendre comment notre solution de Business Intelligence contribue à magnifier vos rapports financiers ? Voici des éléments de réponse en fonction de notre expérience auprès des petites et moyennes entreprises.

Fiabilité et sécurité de la data

Notre application MyReport exploite toutes les données structurées et stockées dans notre entrepôt central. Nous y assurons un stockage sécurisé, tout en offrant une traçabilité remontante totale. Les utilisateurs peuvent à tout moment entrer dans le détail d’un indicateur et retrouver la data à l’origine du calcul par exemple.

Automatisation des traitements et des reportings de chaque société

Peu importe la périodicité des rapports financiers, les collaborateurs du service finance qui traitent, analysent et diffusent les reportings bénéficient d’automatisation des processus. Actualisation de la base de données, des tableaux de bord et des KPI, tout s’effectue en quelques clics dans MyReport. Nos clients mettent en avant des gains de temps significatifs.

La datavisualisation et le storytelling au service des directions financières

MyReport offre de multiples visuels pré-paramétrés et adaptables aux besoins de chaque type de communication financière. C’est une simplification forte pour l’utilisateur. C’est la garantie d’obtenir vite des présentations percutantes et sans devoir tout créer de zéro dans Excel. Les services financiers peuvent même réaliser une analyse et des commentaires selon le principe de la data storytelling.

Des outils BI pour favoriser les échanges dans l’entreprise autour de la communication financière

Communiquer, c’est échanger. Il existe de multiples façons de procéder. Le travail collaboratif participe à la bonne communication et à l’amélioration des relations. Avec MyReport, les utilisateurs accèdent directement à l’information financière en fonction de leurs droits personnels. Ils peuvent interagir simplement. Ils transmettent les rapports de façon automatisée et de plusieurs manières. Nous offrons une facilité d’administration des accès et des droits afin que chacun dispose des données dont il a besoin exactement. C’est aussi une garantie de respecter la confidentialité en fonction de la stratégie définie par l’entreprise.

La Business Intelligence améliore l’exploitation des données dont dispose l’entreprise. Elle contribue aussi fortement à optimiser la communication financière et donc la performance globale de la société. Vous souhaitez approfondir ce sujet et découvrir des témoignages et cas clients ? Nous vous proposons de télécharger notre livre blanc : le guide des meilleures pratiques de communication financière avec MyReport.