Les 5 principes du data management pour les PME

La gestion des données en entreprise prend de plus en plus d’importance, d’autant plus que leur quantité ne cesse de croître. En outre, les technologies comme le Big Data accroissent encore plus ce besoin de pilotage de la data. Chez MyReport, nous accompagnons les entreprises du type PME en data management. Nous vous résumons dans cet article les points clés à connaître, la définition, les atouts ainsi que les principes à respecter pour déployer ce processus intelligemment.

1 – L’importance du data management en entreprise

Le volume de données est en constante augmentation. Le temps manque toujours davantage pour les exploiter au maximum et rapidement. Si l’on ajoute les besoins d’analyse de la data externe à la société (Big Data), même la PME doit s’organiser. Les méthodes de data management contribuent à structurer le travail.

Définition du data management ou gestion des données

Ce concept regroupe les différents outils, procédures et méthodes utilisés pour la gestion des données tout au long de leur vie dans l’entreprise. Le data management consiste à préparer et à structurer les données afin de pouvoir s’en servir et les étudier. Ainsi, ce processus comporte à la fois la collecte, le stockage, l’analyse, mais aussi le traitement et la protection.

Manager les data : objectifs et avantages en PME

La gestion des données en PME concerne l’ensemble de la data, qu’il s’agisse des clients ou des fournisseurs, des informations liées aux produits, les données RH ou marketing, etc. L’objectif majeur consiste donc à sécuriser la data afin de pouvoir prendre des décisions sur la base d’informations correctes.

Toute PME qui déploie un tel processus structuré :

• réalise des gains de productivité et des économies, grâce à un accès plus rapide à des informations fiables, sans doublon, et dont la qualité n’est pas remise en cause ; 
• prend des décisions plus pertinentes, car basées sur de la data de qualité et analysée ;
• pilote mieux les risques liés à la perte ou fuite de données.

2 – Les 5 principes clés du data management

Vous souhaitez exploiter au mieux les ressources que constituent les données de votre PME ? Voici les différentes étapes à suivre pour un bon data management.

Une collecte des données internes ou externes à l’entreprise

C’est la première marche d’une stratégie de data management. La collecte travaille avec les applications et programmes internes. Citons le CRM, l’ERP, la comptabilité, le SIRH, les outils marketing, etc. L’accès à de multiples sources d’information y compris en dehors de la PME devient nécessaire, notamment pour le Big Data ou la Data Science. La collecte s’intéresse donc aussi à des applications web, à l’open data, etc. afin d’analyser les informations sectorielles ou de la concurrence.

Une structuration des données pour en faciliter l’analyse

C’est l’action immédiate après la collecte de la data. Structurer les données implique de réaliser les traitements nécessaires tout au long de leur cycle de vie, selon une modélisation bien définie. Ceci suppose d’avoir étudié en amont les besoins et usages des métiers afin d’adapter la donnée à analyser. Le data management s’attache sur ce point à obtenir des données structurées non contestables et de qualité.

La data analyse et la restitution des données aux utilisateurs

Une fois les données de qualité structurées et stockées en respectant leur intégrité, c’est le moment de leur analyse et de leur utilisation. Elles s’intègrent dans des tableaux Excel ou des reportings. Les outils de Business Intelligence comme MyReport facilitent cette étape. Ainsi, ils comportent notamment des fonctionnalités de datavisualisation et d’automatisation des rapports.

La sécurisation et le stockage des données avec le respect de leur intégrité

C’est un point clé pour une organisation professionnelle du data management. Ce principe consiste à assurer la protection des informations contre le vol, la corruption ou l’intrusion non autorisée. Vous évitez ainsi la remise en cause de l’intégrité des données par des modifications intempestives. La sécurité concerne tant le matériel que les logiciels.

La mise en place de procédures d’accessibilité contribue à cette sécurisation des systèmes de data management. De même, la gestion des données comporte des processus de traçabilité afin d’identifier dans les équipes qui accède à l’information, la consulte, la modifie, la stocke, etc.

Le management de la conformité réglementaire

Dans toutes les phases de la gestion des données, collecte, traitement, sécurisation et stockage, la PME doit respecter la conformité aux textes de loi, français comme européens.

Voici quelques exemples pour illustrer ce principe :

• le RGPD (règlement général sur la protection des données) ;
• la nouvelle facture électronique sur le plan fiscal (article 289 du Code général des impôts) ;
• la DSP2 (directive européenne concernant les services de paiement dans le marché intérieur version 2) avec notamment l’obligation d’authentification forte ;
• etc.

3 – Comment MyReport peut vous aider à manager vos données

Notre mission avec MyReport consiste à aider les petites et moyennes entreprises à améliorer la qualité de leurs données et à faciliter leur exploitation. 

MyReport, un outil de Business Intelligence et de data management pour les PME

Solution de Business Intelligence (BI) tout-en-un, MyReport intervient sur les trois piliers majeurs : le data management, la data analyse et la data visualisation. Avec son intégration directe dans Excel, MyReport constitue un outil BI puissant pour piloter la performance des entreprises.

Même sans formation intensive en data management, les professionnels en charge de la gestion des données en PME gagnent à adopter notre solution complète. Ils bénéficient d’une collecte des données facilitée par la DMP de MyReport (data management plateforme). En effet, cette collecte comporte l’automatisation de l’identification et de la récupération de la data, tous canaux confondus.

Par ailleurs, l’intégration des données s’effectue dans un seul entrepôt. Ce data warehouse assure le stockage et la sécurité des données en un lieu unique, hébergé sur le cloud ou dans un serveur.

Les fonctionnalités clés du module MyReport Administrator pour gérer les données

Dans le module MyReport Administrator, véritable console d’administration, la PME organise notamment les aspects de data management comme :

• l’accès sécurisé à l’entrepôt de données selon les profils et droits définis pour chaque catégorie d’utilisateurs ;
• la définition de groupes d’utilisateurs, avec la possibilité d’appartenir à plusieurs groupes ;
• la gestion des droits pour les différents modèles, les actions ETL ainsi que les diffusions de rapports ou tableaux.

Aussi, le module MyReport Data permet l’extraction, la transformation et le chargement de données en toute sécurité.

En structurant le data management avec les bons outils, les PME gagnent en efficacité et en pertinence au niveau du pilotage de la performance. Elles peuvent baser leurs décisions sur des données de meilleure qualité, sécurisées, intègres et aisément accessibles. Elles réduisent aussi le risque de non-conformité réglementaire. Vous souhaitez approfondir le fonctionnement de MyReport pour votre gestion des données ? Planifiez votre démonstration personnalisée en ligne.