Pilotage commercial, contrôle des taux de marge et suivi des livraisons : de l’intérêt d’un système décisionnel unique pour le pilotage et la performance de l’entreprise

Créée en 1992, la société Lexibook commercialise une gamme complète de produits électroniques de loisirs sous licence. Afin d’avoir un meilleur suivi des commandes et livraisons et de piloter le groupe et ses filiales internationales, il est devenu nécessaire pour la Direction, mais également pour chaque service, d’obtenir une vision claire et complète de l’activité de la société, tous services et indicateurs confondus. Lexibook, accompagnée par Project BI, choisit alors de déployer MyReport.

Lexibook, leader européen dans la conception, fabrication et commercialisation d’appareils électroniques sous licence, commercialise ses produits dans plus de 40 pays et possède plusieurs filiales internationales. Jusqu’en 2012, la société utilisait pour ses analyses financières des extractions Excel® de données provenant de l’ERP Microsoft Dynamics AX. Ce reporting était imprécis et chronophage : la Direction souhaite en effet obtenir à tout moment une vision complète et claire de l’activité du groupe et ses filiales (commandes en préparation, en cours de livraison, marges, avec de nombreux axes d’analyse). Project BI présente alors l’outil MyReport qui doit permettre à Lexibook de disposer rapidement d’un outil de reporting simple d’utilisation, offrant une grande autonomie à ses utilisateurs.

En quelques semaines, MyReport est mis en place tout d’abord dans le service financier. Après un travail minutieux de transfert de compétences, MyReport est déployé au sein des autres services : logistique, gestion des ventes, Direction Générale…

MyReport est un outil consulté quotidiennement par les directeurs de service de l’entreprise. Lexibook a en effet construit un tableau regroupant toutes les données nécessaires au pilotage de l’entreprise. Facturation par client ou famille d’article, commandes par client, article ou date de livraison, marges obtenues après remises publicitaires ou paiement de royalties, restitution des performances par commercial ou région…  Ce tableau est rafraîchi automatiquement chaque nuit et mis à disposition de la Direction et de chaque service, pour un suivi en profondeur.

Lexibook bénéficie depuis d’un important gain de temps pour son service informatique, qui peut en un clic adapter les tableaux aux destinataires avec MyReport Messenger.

"Lexibook connaissait parfaitement son Système d’Information et les objectifs à atteindre. Le projet n’a pas dépassé 20 jours, avec un fort transfert de compétences ayant permis de déployer MyReport dans plusieurs services, pour plus d’autonomie. "

− Alban Ménard, Directeur Général de Project BI

Comparaison des données logistiques et calcul des taux de marge 

MyReport permet également à Lexibook de retrouver ses données dans l’application RedPrairie de leur sous-traitant logistique. L’information est recherchée sur les deux systèmes, puis comparée via MyReport, qui identifie toute différence de données. MyReport restitue ensuite l’écart constaté par référence et par ligne, aidant le service logistique à résoudre le problème. Lexibook a aussi mis en place avec MyReport Messenger un système d’alertes sur les commandes enregistrées et le taux de marge. Un taux de marge anormal déclenche une alerte, et permet de différencier les baisses justifiées (soldes) des problèmes réels (valorisation des stocks).

"Grâce au déploiement effectué par Project BI, MyReport est devenu opérationnel sur l’ensemble des services commerciaux, ADV, logistique, Direction Générale… Tous les matins, les chefs de service lancent MyReport et consultent leurs tableaux de bord mis à jour, pour une vision précise. En un clic, j’obtiens ainsi un tableau complet, que je peux accompagner de graphiques (chiffre d’affaires cumulé, marge par mois…) pour l’utiliser en présentation financière ou dans mes relations avec les banques. Aujourd’hui MyReport nous fait économiser entre 4 et 5 jours par mois ! "

− David Martins – Directeur Administratif et Financier de Lexibook

Objectifs :

  1. Mise en place d’un outil de reporting simple d’utilisation pour une vision complète de l’activité du groupe (en France et dans leurs filiales internationales)
  2. Croiser toutes les données possibles dans une même analyse pour les besoins de la Direction
  3. Intégrer une solution décisionnelle pérenne au spectre fonctionnel complet, exploitable par chaque service au quotidien

Résultats :

  • Possibilité d’évolution des tableaux selon les besoins, les utilisateurs et les usages (présentation financière, consultation quotidienne en interne…)
  • Consolidation des données en mettant en place des alertes après vérification et comparaison entre plusieurs sources
  • 4 à 5 jours par mois économisés

Bénéfices :

  • Visibilité totale sur tous les axes d’analyse souhaités par la Direction (notamment sur les commandes et l’activité commerciale)
  • Gain de temps déterminant pour tous les services dans la mise à jour des données et des tableaux de bord
  • Des tableaux de bord adaptés à chaque utilisateur, avec une gestion des alertes et de comparaison des données

A propos de Project BI

Spécialisée dans l’informatique décisionnelle simple, méthodologique et pragmatique, Project BI est une filiale d’un des leaders nationaux de l’intégration et de la distribution de solutions informatiques, Project SI. Project BI déploie des outils décisionnels orientés utilisateurs et utilise une méthodologie pragmatique et rodée, adaptée aux PME comme aux ETI.

http://www.project-bi.fr/

À propos de LEXIBOOK

  • Catégorie : Commerce de produits électroniques
  • Activité :
    • Conception et commercialisation de produits électroniques de loisirs grand public
    • Commercialisation de produits de bureautique et multimédias de marques déposées ou sous licence
  • Implantation : Les Ulis, Essonne (91)
  • Chiffre d’affaires 2014/2015 : 39,8 M€
  • Effectif : 127 personnes
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