Reporting = rendre des comptes ?

C’est le raccourci que font bon nombre de managers. Mais le reporting n’est pas que du « flicage ». Sa vocation première est plutôt d’apporter un éclairage factuel et synthétique sur une période donnée, ou sur une activité en particulier. Il doit être un guide, une pause temporelle pour prendre du recul sur les résultats passés. Notre nouveau produit s’est-il vendu à la hauteur de nos objectifs ? Quel segment de clientèle est le plus réceptif ? 

Au-delà de l’analyse et des enseignements qu’en fera le manager directement concerné (le directeur commercial ou marketing dans l’exemple ci-dessus), le reporting a pour vocation d’informer sa hiérarchie, mais aussi d’autres services de l’entreprise, des résultats obtenus.

Tableau de bord + Excel = MyReport

« Que s’est-il passé ? Pour quelles raisons ? Quelles sont les prochaines étapes ? Voilà des questions auxquelles tout reporting construit intelligemment se doit de répondre. Celui-ci nourrit les prises de décisions les plus stratégiques d’une entreprise et ne doit pas être négligé. »

Outil de réflexion, voire de décision, toute l’efficacité d’un reporting résidera dans une structuration claire, synthétique et cohérente des données chiffrées.

 Concision + visuel = lisibilité

Produire un reporting est un exercice périlleux qui commence par beaucoup de questionnements :

  • Quel est l’objectif de mon reporting ? (exemple : savoir quelle est la zone géographique la plus dynamique en CA sur un produit donné pour définir les opérations commerciales à mener.)
  • Quelles données intégrer ? (exemple : le CA sur ce produit découpé par zone géographique, les budgets investis par zone en publicité, opérations commerciales…)
  • Sur quelle période porte mon analyse ? Puis-je la comparer à une période antérieure ?, etc.

Une fois les questions posées et les réponses apportées, ce qui comptera, ce sera la concision de votre reporting. Pensez-vous que votre direction souhaite être abreuvée de données ? Pensez-vous qu’elle aura le temps de tout appréhender ? Pensez-vous que vous êtes le seul à lui faire votre reporting ? La réponse est non.

MyReport : Comment faire un reporting ?

« Optez pour des éléments très visuels plus faciles à comprendre en survol qu’un long texte : des graphiques, des courbes, des cartes. Utilisez des couleurs pour mettre en exergue les éléments importants mais faites-le avec parcimonie. N’oubliez pas que si tout est en couleur, plus rien ne sera visible. (exemple : la zone géographique la plus performante en vert, la moins performante en rouge). Un bon reporting doit tenir sur une feuille A4.  Allez à l’essentiel. »

Privilégiez la qualité à la quantité. Mieux vaut choisir quelques indicateurs pertinents plutôt que de noyer vos lecteurs (collaborateurs ou direction) sous une masse d’informations. Pensez simple, votre reporting n’en sera que plus bref, concis et lisible.

Le bon indicateur pour qui ?

Prenez un soin particulier à bien choisir vos indicateurs. Et pour les sélectionner, n’oubliez pas qu’ils  sont dépendants du public que vous adressez. Pour qui construisez-vous ce reporting : pour vous-même ? pour vos équipes ? pour votre direction ? pour d’autres services de l’entreprise ? En fonction des profils que vous adressez, les indicateurs à mettre en avant ne seront pas forcément les mêmes. Le service financier sera sensible à la rentabilité d’un projet, au coût de la réalisation et aux bénéfices attendus. Le service marketing sera lui réceptif aux retombées du projet en terme de notoriété, de captation de parts de marché.

« Si vous êtes amené à effectuer votre reporting de manière périodique, prenez soin de ne choisir que des indicateurs que vous pourrez suivre dans le temps. Un indicateur renseigné à intervalle régulier a plus d’utilité et d’impact que celui qui n’est présent que dans un reporting sur deux. A quoi bon faire des reporting si vous ne pouvez pas vous appuyer sur des éléments de comparaison d’un mois ou d’une année à l’autre ? »

Si votre reporting est transverse et s’adresse à différents profils, votre mission consistera à le vulgariser pour qu’il parle au plus grand nombre. La technicité est rarement efficace si vous souhaitez être compris de tous.